Probleme mit Chef

[MoinMoin]

Da selbst die E-Mail-Adressen unter die DSGVO fallen, ist das ein Verstoß diese zu veröffentlichen. Außerdem darf sich der selbst ernannte Chef keinen Zugriff auf E-Mails laut TKG verschaffen. Anders sieht es aus, wenn der AG eine offizielle Anweisung erteilt und vielleicht eine Dienstanweisung hierfür erstellt wird.

Davon bin ich ausgegagnen, dass es sich um eine reine dienstlich zu nutzende email Adresse handelt.
Und von welcher illegalen Veröffentlichung redest du gerade? Die des Empfängers, des Absenders oder des Chefs?

[Amiga]

Davon bin ich ausgegagnen, dass es sich um eine reine dienstlich zu nutzende email Adresse handelt.
Und von welcher illegalen Veröffentlichung redest du gerade? Die des Empfängers, des Absenders oder des Chefs?

Vielleicht ist mein Blick von der TUB getrübt. Bei uns ist es geübte Praxis, die dienstlichen E-Mail-Postfächer mit Privatkram zuzumüllen. Da es keine Dienstanweisung bzgl. der privaten Nutzung der Dienst-E-Mail-Adressen gibt, ist das nicht verwunderlich. Bei uns macht jeder was er will UND JA, es nervt.

Ich rede davon, dass jemand eine Anfrage stellt, z.B. an mich ein Student mit einem Anliegen. Das kann z.B. sein, dass ein Prof. den Studenten runtergeputzt hat wegen persönlicher Dummheit in Sachen IT oder so. Manchmal bekommen die bei uns Studentenlizenzen für Software, schaffen es aber nicht, diese rechtzeitig zu beantragen. Wenn sich da mal ein Student bei mir "ausheult", werde ich den nun nicht auch noch per CC ans Messer des Professoren liefern. Ich bin doch kein Kameradenschwein und studiert haben alle mal oder eine Ausbildung gemacht.

Da ist es auch mal üblich mit der privaten E-Mail eine Anfrage zu stellen. Die darf man laut DSGVO nicht öffentlich machen (cc, weiterleiten what ever), da dies für die Bewältigung der Aufgabe nicht erforderlich ist.

[Laemat]

Das Problem Email kann man nicht so einfach abtuen.
Im Datenschutz gilt das Verbot mit Erlaubnisvorbehalt: das Verarbeiten personenbezogener Daten ist nur erlaubt, wenn es dafür eine Ermächtigungsgrundlage gibt.

Es ist in einigen Behörden ja üblich, dass lieber ein Beschäftigter mehr als einer zu wenig in CC genommen wird.
Das ist ein Verstoß gegen die EU DSGVO (Trennungsgebot, Zweckbindung)

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen in der Behörde müssen entsprechend gestaltet sein, dass klar erkennbar ist, welche Daten für welche Bearbeitung erforderlich sind.

Erforderlich ist hier auch das Stichwort zum Thema CC des Vorgesetzten, solange es sich um Vorgänge im Dunstkreis des zuständigen Verantwortlichen der Datenverarbeitung handelt (der zuständige Verantwortliche ist die Person, die über Zweck und Mittel entscheidet - Artikel 4 Nr. 7 EU-DSGVO) kann er natürlich alle Vorgänge CC bekommen.

BCC ist schlechter Stiel und in meiner Dienststelle untersagt.

[Amiga]

@Laemat

Gibt es bei euch eine Dienstanweisung bzgl. des Kommunikationsverhaltens? Also dürfen die dienstlichen E-Mail-Adressen auch privat genutzt werden oder wurde das explizit ausgeschlossen? Ansonsten sehe ich das so wie du. Ohne Grundlage, keine Datenverarbeitung. Dazu zählen nun einmal schon die E-Mail-Adressen an sich und der Inhalt sowieso. Es gibt keine Grundlage für pauschales CC und BCC schließt das natürlich mit ein.

[MoinMoin]

@Laemat

Gibt es bei euch eine Dienstanweisung bzgl. des Kommunikationsverhaltens? Also dürfen die dienstlichen E-Mail-Adressen auch privat genutzt werden oder wurde das explizit ausgeschlossen? Ansonsten sehe ich das so wie du. Ohne Grundlage, keine Datenverarbeitung. Dazu zählen nun einmal schon die E-Mail-Adressen an sich und der Inhalt sowieso. Es gibt keine Grundlage für pauschales CC und BCC schließt das natürlich mit ein.

Doch die Grundlage heißt berechtigtes Interesse und das konkluendes Verhalten eines Emailteilnehmers.
Wenn mir einer eine Email auf meine Dienstemail schreibt und eine Anfrage stellt, die er beantwortet haben möchte und es zu meinem Workflow dazu gehört, dass ich die Antwort cc an X anderen Personen schicke, dann ist die DSGVO dafür kein Hinderniss und ich muss diese Person nicht vorher um Erlaubnis bitten.

[Kaffeetassensucher]

Es gibt keine Grundlage für pauschales CC und BCC schließt das natürlich mit ein.

Wenn ich den Sachverhalt richtig gelesen habe, ging es doch gar nicht um ein pauschales CC.
Sondern nur bei Vorgängen, somit Arbeit, Dienstgeschäft, oder hat hier das tatsächlich irgend jemand so verstanden, dass der Chef selbst dann in CC gesetzt werden will, wenn man mal eben einen Liebesgruß nach Hause schickt (sofern private E-Mail-Nutzung erlaubt), dem Personalrat schreibt oder irgendwas mit dem Personalreferat abklären muss?

Wenn es aber das Dienstgeschäft betrifft, sehe ich kein Problem darin, ihn in CC zu nehmen.
Schließlich dient das ja auch als berechtigtes Interesse, um selbiges aufrecht zu erhalten, wenn man z. B. einmal krank ist oder im Urlaub. Dann hat zumindest der Chef eine E-Mail, die in dieser Zeit ggf. wieder relevant werden könnte oder kann sich in einen Vorgang, der just in dieser Zeit wichtig wird, einlesen und auf dem aktuellen Stand der Dinge halten.

Wird bei uns auch so gehandhabt, wenngleich ich noch nicht erlebt habe, dass man dermaßen wie beschrieben gerügt wird, wenn man es mal vergisst. Das sollte nur nicht laufend vorkommen.

[Amiga]

Das Thema wird doch interessanter als ich dachte. So hat jeder unterschiedliche Ansichten, die ich so nicht auf dem Schirm hatte. Ich musste gefühlt hunderte von Formulare und sonstwas unterschreiben, dass ich den Datenschutz einzuhalten habe usw. mit Androhung von Strafen und Konsequenzen. Da würde ich mich jedenfalls erst einmal rückversichern bei unserer Datenschutzbeauftragten, sofern man sie denn auch erreicht.

[TheITGuy]

Doch die Grundlage heißt berechtigtes Interesse und das konkluendes Verhalten eines Emailteilnehmers.

Noch besser: Die Grundlage heißt DGSVO, Art. 6, 1e:
Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
- die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;

Wer einer Behörde eine offizielle Anfrage schickt, darf damit rechnen, dass die Daten verarbeitet werden. Weder ist hierfür eine Einwilligung notwendig, noch besteht ein Widerspruchsrecht.

[MoinMoin]

@TheITGuy
Danke für die Konkretisierung
@Amiga
Wenn du so was unterschrieben hast, ohne es zu lesen oder zu verstehen, dann ist es bitter und du hättest vorher den AG auffordern sollen, dass er bitte auf deine Fragen, wie zu verfahren ist antworten soll (bevor du unterschreibst), Respektive du eine Schulung haben willst.....
DSGVO Panik ist oftmals nicht angebracht, da die Regeln in D grösstenteils schon vorher gegolten haben.

[Amiga]

Naja das ist schon Jahre her und wurde als Voraussetzung für den Arbeitsvertrag so verlangt. Friss oder stirb an der Stelle und ich persönlich habe mit dem Datenschutz auch keine Probleme und verfalle schon gar nicht in Panik.

Dennoch würde ich mich eben in solch einem weitreichenden Fall rückversichern. Wenn derjenige mir sagt, dass das OK sei, dann ist das so. Da ich nun einmal an einer Uni arbeite und viele mit ihrem Privatkram da verstrickt sind, ist es für mich nicht eindeutig.

Wenn mir jemand eine Anfrage schickt, die normalerweise nur mich und den Anfragenden betrifft, bezweifle ich noch immer die Notwendigkeit der Weiterleitung an eine Stelle, die damit nichts zu tun hat. Daher trifft auch DGSVO, Art. 6, 1e hier meiner Meinung nach nicht zu. Und von konkludenter Zustimmung steht nun mal an der Stelle nichts in der DGSVO, wie es oben im Thread mal anklang.

[Sjuda]

Abgesehen davon, dass es hier nicht um eine datenschutzrechtliche Einordnung eines Sachverhaltes geht, würde ein entsprechender Hinweis an den Vorgesetzten sicher nicht zur Entspannung der Lage beitragen.

Insofern ist die Diskussion nicht sehr hilfreich.

[MoinMoin]

Wenn mir jemand eine Anfrage schickt, die normalerweise nur mich und den Anfragenden betrifft, bezweifle ich noch immer die Notwendigkeit der Weiterleitung an eine Stelle, die damit nichts zu tun hat. Daher trifft auch DGSVO, Art. 6, 1e hier meiner Meinung nach nicht zu. Und von konkludenter Zustimmung steht nun mal an der Stelle nichts in der DGSVO, wie es oben im Thread mal anklang.

Eine Anfrage auf deinen Dienstemail betrifft nicht dich persönlich, sondern deine Aufgabe innerhalb eures Ladens.
Insofern betrifft es deine Dienstposten und den Anfragenden.
Die Notwendigkeit der Weiterleitung besteht, wenn es eine entsprechende Anweisung gibt.
Und natürlich ist es niemals jemand der damit nichts zu tun hat, sondern eben doch jemand der damit etwas zu tun hat, und sei es dass es deine Vertretung ist.
Gibt es diese Anweisung nicht, besteht eben ja auch keine Notwendigkeit es zu tun, ausser wenn der Workflow es gebietet (z.B. Vertreter muss den Termin überwachen).

Ein konkluendes Verhalten liegt vor, wenn nicht im Anschreiben eine persönlich/vertraulich o.ä. Anzeichen zu finden sind, dass eine reine biliterale Kommunikation gewünscht ist.
Wenn der Anfragende es nicht ausschliessen kann, dass deine Email auch von anderen gelesen und weiterbearbeitet wird (Vertretung) oder es zum normalen Verfahren gehören kann, dass an dem Verfahren Andere zur Abarbeitung hinzugezogen werden, dann gibt er damit seine Zustimmung zur Verarbeitung.

[Amiga]

@MoinMoin

Ich will ja nur darauf hinaus, ob es der direkte Vorgesetzte verlangen darf oder ob es vom AG also ganz oben kommen muss. Ich würde mich so nicht überwachen lassen wollen. Mein direkter Vorgesetzter hätte dann nämlich auch die Möglichkeit zu lesen, was ich mit seinem Vorgesetzten so alles und wir über ihn schreibe(n)  . Ui ui da gäbe es dann Zoff glaube ich.

[Kaffeetassensucher]

Mein direkter Vorgesetzter hätte dann nämlich auch die Möglichkeit zu lesen, was ich mit seinem Vorgesetzten so alles und wir über ihn schreibe(n)  . Ui ui da gäbe es dann Zoff glaube ich.

Das klingt dann aber doch mehr danach, als würde es um Privatgespräche handeln, die mit dem Dienstgeschäft nichts zu tun haben. Die habe ich hier auch und die gehen die Chefin nichts an, aber wenn ein dienstlicher Vorgang per E-Mail geklärt werden muss, sind wir gehalten, sie mit in CC zu setzen. In solchen Mails beginne ich dann aber auch keine Privatgespräche, sondern spare die mir für die Mails auf, die nicht in CC an die Chefin gehen.

[Amiga]

@Kaffeetassensucher

Das wäre eine Möglichkeit. Weiter oben ging es aber schon um ein pauschales CC und die Weiterleitung >>jeder<< E-Mail.

Also bei uns hätten die dann alle mind. zwei Accounts in Outlook. Einmal dienstlich, einmal zum Lästern.