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öff. Verwaltung als Dienstleister

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Wasserkopp:
Ok, offensichtlich sind wir schon recht kundenfreundlich.

Wir haben keinen direkten Publikumsverkehr (also keine "Laufkundschaft"). Meistens werden die Dinge per Telefon, Post, Fax und auch E-Mail geklärt, versendet usw.

Wir haben auch eine zentrale Hotline, die dann ggf. an den Sachbearbeiter weiterverbindet oder die Durchwahl rausgibt.

An diesen Stellschrauben möchten/müssen wir drehen.

Laemat:
habt ihr Funktionspostfächer (E-Mail) oder Mitarbeiterpostfächer? Welche Vertreterregelung existiert falls ihr Mitarbeiterpostfächer habt.

Wie funktioniert euer Abwesenheitsassistent (E-Mail) aktiviert der sich automatisch (mit Stempeluhr verknüpft), stellt Jemand bei längerer Abwesenheit das Telefon auf die Zentrale um oder bimmelt das 3 Wochen?

FGL:

--- Zitat von: Laemat am 24.09.2019 10:00 ---habt ihr Funktionspostfächer (E-Mail) oder Mitarbeiterpostfächer? Welche Vertreterregelung existiert falls ihr Mitarbeiterpostfächer habt.
--- End quote ---
Die Organisationseinheiten haben ein Funktionspostfach, darüber hinaus gibt es Mitarbeiterpostfächer für jeden Mitarbeiter. Jeder Mitarbeit ist angehalten, seinen nach dem Arbeitsverteilungsplan direkten Vertretern Lese- und Schreibrechte für sein Mitarbeiterpostfach einzuräumen.


--- Zitat von: Laemat am 24.09.2019 10:00 ---Wie funktioniert euer Abwesenheitsassistent (E-Mail) aktiviert der sich automatisch (mit Stempeluhr verknüpft), stellt Jemand bei längerer Abwesenheit das Telefon auf die Zentrale um oder bimmelt das 3 Wochen?

--- End quote ---
Der Abwesenheitsassistenz muss manuell eingeschaltet werden. Im Fall ungeplanter längerer Abwesenheit kann das auf Zuruf auch die zentrale IT. Bei Abwesenheit ist das Telefon auf den AB umzustellen, was bei ungeplanter Abwesenheit jeder an jedem Apparat kann.

Kryne:

--- Zitat von: FGL am 24.09.2019 12:37 --- Jeder Mitarbeit ist angehalten, seinen nach dem Arbeitsverteilungsplan direkten Vertretern Lese- und Schreibrechte für sein Mitarbeiterpostfach einzuräumen.


--- End quote ---

Das geht so einfach bei euch ?

Bei uns ist sowas strikt verboten, aus Datenschutz Gründen. Obwohl natürlich nichts privates über die dienstlichen Mail Adressen abgewickelt werden darf, sind sie als privat deklariert.

Gab mal den Fall, dass ein Mitarbeiter den AG gewechselt hat und ein paar Tage nach dessen Weggang jemand gemerkt hat, dass er eine wichtige Mail bekommen haben müsste. Der Fall wurde dann tagelang beim Datenschutzbeauftragten und Personalrat besprochen. Am Ende musste der ehemalige AN angeschrieben werden und seine Zustimmung erteilen, dass das Postfach geöffnet wird. Das geschah dann gemeinsam mit einem Vertreter des Personalrates und des Datenschutzbeauftragten, welche darauf geachtet haben, dass nur nach der einen dort vermuteten Mail gesucht wurde und auch nur diese geöffnet(weitergeleitet) wurde :D

Laemat:
Das kommt ein bisschen auf das IT-Sicherheits- und das Datenschutzkonzept an.

Mein Arbeitgeber ist auf Grund fehlender Dienstvereinbarung Anbieter nach TKG damit sind APC und Postfächer tabu, schlimmer ist eigentlich das auch nur sehr eingeschränkt protokoliert werden darf. (so entsteht aus dem Datenschutzproblem ein IT Sicherheitsproblem)

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