Dienstreisen können bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden. Die Arbeitgeber (Dienstherren) können die daraus entstehenden Aufwendungen als steuerfreie Lohnbestandteile erstatten. Der Arbeitgeber hat auf Entgeltzahlungen die Lohnsteuer abzuführen. Das sind die Vorauszahlungen des Einkommensteuerpflichtigen auf seine Jahressteuer. Diese werden als Quellensteuer über den Arbeitgeber direkt bei der Lohnauszahlung abgeführt. Bei diesen Erstattungen gilt diese Ausnahme. Anschließend hat der Arbeitgeber bei der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung diese Beträge zusammengefasst in der Zeile 20 auszuweisen. Diesen Betrag gilt es sich genauer anzuschauen. Jetzt kann es von Finanzamt zu Finanzamt zu unterschiedlichen Verfahrensweisen führen. Einige Finanzämter wollen explizit das ein Nachweis erbracht werde, ob diese Reisekosten tatsächlich angefallen sind. Das müsste dann dazu führen, dass sich das zu versteuernde Einkommen nicht verändere (Nullsummenspiel). Es kann aber auch sein, dass der Steuerpflichtige darüber hinaus Aufwendungen getragen hat, welche zwar dem Steuerrecht zugebilligt werden aber in den Regularien des Arbeitgebers (Tarifverträge, Bundesreisekostenrecht bei den Dienstherren) keine Anwendung oder nur in beschränktem Maße finden. Beispielsweise Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug bei sehr langer Strecke (Begrenzung auf 150 €???) oder nur 6 € an Mehrverpflegungsaufwand anstelle von 12 €. Ebenso kann das Finanzamt es dabei belassen und den erstatteten Betrag als erbrachte Aufwendungen anerkennen. Das wäre die komfortabelste Lösung. Das gelte es erst einmal in Erfahrung zu bringen. Der Steuerbescheid sollte genau angeschaut werden, ob z. B. die erstatteten steuerfreien Aufwendungen der Besteuerungsgrundlage (oder Teile davon) unterzogen wurden.
Ob ein eigenes Auto dabei eingesetzt wurde oder nicht und in wie weit dieses schon abgeschrieben sei, eignet sich für diese Frage ja nur dann, wenn die tatsächlichen Fahrzeugkosten über dem allgemeinen Satz der Reisekostenpauschale liegen. Das kann aber bei einem älteren Fahrzeug, das zwar keine zu verteilenden Anschaffungskosten mehr aufweist, dafür aber höhere Unterhaltungskosten an Reparaturaufwendungen aufweist, genauso sein.
Im Allgemeinen eignen sich Steuererklärungsprogramme hinreichend die mit den Werbungskosten getragenen Reisekosten abzubilden und den Erstattungen des Arbeitgebers gegenüberzustellen. Ob sich etwas lohnt zusammenzutragen, liegt im Auge des Betrachters. Mit der Reisekostenabrechnung, bei dem Dienstherrn, musste dieser Aufwand ja bereits schon erbracht werden. Neu Zusammengetragen muss ja hier nichts mehr. Nur in geeigneter Weise in die Steuererklärung übertragen.