Hallo zusammen,
ich habe eine Frage bezüglich der Personalaktenführung bei Kommunen.
Aufgrund einer schwierigen Lebenslage (psychischer Natur) war ich von Mitte Mai bis Mitte Juni krankgeschrieben. Ursprünglich hatte ich mit meinem direkten Vorgesetzten (Sachgebietsleiter) ein gutes, vertrautes Verhältnis. Aufgrund dieser Tatsache und um meine Situation zu erklären, habe ich ihm die Situation grob erklärt und wie es dazu kam. Zunächst war er verständnisvoll.
Vorletzte Woche habe ich meinen Dienst wieder aufgenommen und ich hatte ein ungutes allgemeines Gefühl von der Lage beim Arbeiten. Da verschiedene Gespräche auf mich zugekommen sind, habe ich Einsicht in meine Personalakte gem. Paragraf 3 Abs. 5 TVöD genommen. Dort ist ein Aktenvermerk meines Chefs zu finden, welchen er für die zuständige Personalsachbearbeiterin verfasst hat.
Dieser Aktenvermerk enthält Angaben über meinen Beschäftigungsverlauf und dass dieser zunächst positiv war, meine Leistungen ab April 2020 aber scheinbar abgenommen hätten und ich mich zurückgezogen habe. Meiner Meinung nach stimmt dies nicht komplett, aber das ist jetzt ohnehin nicht das Thema.
Der Aktenvermerk enthält weiterhin die Aussage, dass ich psychische Probleme habe und dies an der Trennung zu meiner Ex-Freundin liegt.
Nun zu meiner eigentlichen Frage: Ist ein Aktenvermerk mit solchen Angaben in einer Personalakte zulässig? Muss dieser ggf. verschlossen (z.B in einem Briefumschlag sein) damit die vertraulichen gesundheitlichen und persönlichen Daten nicht für jedermann ersichtlich sind? Falls dies nicht zulässig ist, welche Möglichkeiten gibt es diesen Vermerk aus der Akte herauszubekommen?
Ich sag schon jetzt mal Danke für die Hilfe!