Gesundheitliche Angaben in Personalakte

[TomBW]

Hallo zusammen,

ich habe eine Frage bezüglich der Personalaktenführung bei Kommunen.

Aufgrund einer schwierigen Lebenslage (psychischer Natur) war ich von Mitte Mai bis Mitte Juni krankgeschrieben. Ursprünglich hatte ich mit meinem direkten Vorgesetzten (Sachgebietsleiter) ein gutes, vertrautes Verhältnis. Aufgrund dieser Tatsache und um meine Situation zu erklären, habe ich ihm die Situation grob erklärt und wie es dazu kam. Zunächst war er verständnisvoll.

Vorletzte Woche habe ich meinen Dienst wieder aufgenommen und ich hatte ein ungutes allgemeines Gefühl von der Lage beim Arbeiten. Da verschiedene Gespräche auf mich zugekommen sind, habe ich Einsicht in meine Personalakte gem. Paragraf 3 Abs. 5 TVöD genommen. Dort ist ein Aktenvermerk meines Chefs zu finden, welchen er für die zuständige Personalsachbearbeiterin verfasst hat.

Dieser Aktenvermerk enthält Angaben über meinen Beschäftigungsverlauf und dass dieser zunächst positiv war, meine Leistungen ab April 2020 aber scheinbar abgenommen hätten und ich mich zurückgezogen habe. Meiner Meinung nach stimmt dies nicht komplett, aber das ist jetzt ohnehin nicht das Thema.

Der Aktenvermerk enthält weiterhin die Aussage, dass ich psychische Probleme habe und dies an der Trennung zu meiner Ex-Freundin liegt.

Nun zu meiner eigentlichen Frage: Ist ein Aktenvermerk mit solchen Angaben in einer Personalakte zulässig? Muss dieser ggf. verschlossen (z.B in einem Briefumschlag sein) damit die vertraulichen gesundheitlichen und persönlichen Daten nicht für jedermann ersichtlich sind? Falls dies nicht zulässig ist, welche Möglichkeiten gibt es diesen Vermerk aus der Akte herauszubekommen?

Ich sag schon jetzt mal Danke für die Hilfe!

[Spid]

Der TVÖD trifft dazu keine Regelung.

[Opa]

Der Vermerk ist unzulässig. Du kannst die Entfernung der Information aus der Akte verlangen.

Zulässig ist nur die Speicherung von (gesundheitsbezogenen) Daten, die im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Der Zusammenhang ist hier nicht erkennbar.

[Calenberger]

Sollte die Sachbearbeitung uneinsichtig sein, hilft hier auch eine Mitteilung an den Landesdatenschutzbeauftragten.

[TomBW]

Vielen Dank für die Antworten! Ich werde darauf hinweisen und die Entfernung verlangen. Hoffe dass es so klappt, andernfalls werde ich wohl die Möglichkeit mit dem Landesdatenschutzbeauftragten in Anspruch nehmen.

[Lars73]

Erster Schritt ist ggf. der behördliche Datenschutzbeauftragte.

[TomBW]

Ich habe nun eine Rückmeldung meiner Personalsachbearbeiterin. Sie ist der Auffassung, dass der Vermerk zulässig ist, da es sich lediglich um Vermutungen meines direkten Vorgesetzten handelt und er diese eben in einem Vermerk niedergeschrieben hat. Angedacht war ein Gespräch in welchem ich darauf hingewiesen werde, dass meine Erkrankung den Dienstbetrieb massiv stören würden und ob der Arbeitgeber in irgendeiner Form unterstützen kann. Weiterhin gab sie an, dass es ja kein Schreiben eines Arztes ist.

Der Aktenvermerk beinhaltet aber auf jeden Fall die Aussage meines Chefs, dass ich ihm gesagt habe es liegt eine psychische Erkrankung vor. Also das ist keine Vermutung.

Ändert sich der Umstand, dass der Vermerk unzulässig ist dadurch?

An den behördlichen Datenschutzbeauftragten habe ich gar nicht gedacht aber es macht natürlich Sinn sich zu erst an diesen zu wenden.

[Opa]

Der Vermerk deines Vorgesetzten an sich ist schon ein Verstoß gegen die DSGVO, da er schutzwürdige Angaben aus deiner Privatsphäre enthält, die für das Arbeitsverhältnis unerheblich sind.
Die Speicherung in der Personalakte ist genau so unzulässig, wie die Speicherung auf dem PC deiner Führungskraft oder in dessen Schrank.
Es gibt in jeder Behörde Richtlinien zu der Frage was warum und wie lange in der Personalakte bleiben darf. Grundsatz zur Datenspeicherung: Was nicht erlaubt ist, ist verboten.

[Egon12]

Nicht zwangsläufig, der Vorgesetzte darf personenbezogene Daten verarbeiten, die für die Führung der Org.einheit erforderlich sind. Ob das hier zutrifft kann nur Jemand sagen, der von den inneren Abläufen Kenntnis hat.

Erster Ansprechpartner wäre der behördliche Datenschutzbeauftragte.

[Opa]

Nicht zwangsläufig, der Vorgesetzte darf personenbezogene Daten verarbeiten, die für die Führung der Org.einheit erforderlich sind.

Welches Erfordernis könnte deiner Meinung nach rechtfertigen, die Trennung des TE von seiner Freundin zu dokumentieren?

[yamato]

Würde mir nur geheimdienstliche Tätigkeit einfallen, da dort ja auch Frauen und Freundinnen sicherheitsüberprüft werden.
Aber wird hier wohl kaum zutreffen.

[Egon12]

Das Forum ist in jedem Fall nicht der richtige Ansprechpartner...

[jenna11]

Die Aussage das der Vermerk gerechtfertigt ist, da es sich ja nur um Vermutungen handelt ist ja schon unverschämt.
Seit wann haben Vermutungen des Vorgesetzten etwas in der Personalakte zu suchen?
Ich würde den behördlichen Datenschutzbeauftragten sowie den Personalrat informieren!

[was_guckst_du]

..dieser Meinung bin ich auch...
 

[TomBW]

Mittlerweile habe ich verschiedene Gespräche geführt und auch der behördliche Datenschutzbeauftragte ist mir keine Hilfe. Dieser sagt, er kann nicht behilflich sein da ich meinem Vorgesetzten von mir aus von den Tatsachen erzählt habe.

Wie bereits geschrieben, ist die Personalsachbearbeitung auch uneinsichtig. Ich denke, ich werde jetzt eine Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit einreichen.

Danke noch für die weiteren Antworten!