Zu Frage 1 kann ich leider nichts sagen.
Zu Frage 2: Ich meine, in unserer Behörde wird je Beschäftigter/Beschäftigtem und Beamten/Beamtin nur eine Personalakte geführt, auch wenn irgendwann ein Statuswechsel ansteht. Der Wechsel von TB zum Beamtentum ist dabei nicht so ganz unüblich.
Wenn du Sicherheit darüber willst, was da über dich drin steht, nimm doch einfach mal Einsicht in deine Personalakte. Das Recht dazu hast du.