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E-Akte Land Hessen, Unis, Hochschulen ...!?

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Organisator:

--- Zitat von: lucifer am 26.10.2021 19:47 ---@Organisator

Darf ich erfahren, worauf deine Daten beruhen?

Beziehen sich diese auf eine Behörde oder wären das auch Daten für mehrere Behörden, die in einem Bereich dasselbe machen und sich regelmäßig diesbzgl. austauschen (müssen)?

--- End quote ---

Eigene Beobachtungen bzw. die Aufwandsschätzungen des Projektes E-Akte-Bund. Die Zahlen beziehen sich auf eine Behörde und sind reine Einführungsaufwände.

Die Einführung ist möglich, in vielen Bereichen auch rechtlich vorgeschrieben und ohnenhin zweckmäßig. Ist nur sehr aufwändig, da mit einer stumpfen 1zu1 - Umsetzung der Papierakte Effizienzgewinne verschenkt werden würden.

ACDSee:
Universitäten sind Körperschaften des öffentlichen Rechts und damit mittelbare Landesverwaltung. Für die Einführung der elektronischen Akte müsste daher das Landes-Egovernment-Gesetz gelten.

In Hessen sind die Hochschulen aber von der Pflicht zur Elektronischen Aktenführung ausgenommen (§ 1 Absatz 2 Nummer 3 Hessisches E-Government-Gesetz). Der Gesetzgeber hat sich also mit deiner Frage beschäftigt, die Hochschulen jedoch explizit ausgenommen.

Beim Warum, müsste man die Gesetzesbegründung lesen.

lucifer:

--- Zitat von: ACDSee am 27.10.2021 09:00 ---Beim Warum, müsste man die Gesetzesbegründung lesen.

--- End quote ---

Und wo ist die bitte zu finden? Ich finde die online nicht. :-(

Nethero:
Es ist die LT-Drs. 19/6403, findest Du, wenn Du den Gesetzesnamen in Google eingibst und dazu LT-Drs. (Landtags-Drucksache) schreibst.



--- Zitat von: lucifer am 26.10.2021 19:47 ---@Librarian

Gut, du hast jetzt Gründe für ein paar Dinge genannt, wo das wohl leider nicht möglich ist.

Aber gehen wir mal davon aus, es gibt keinen einzigen Grund, der gegen die E-Akte spricht, was spräche dagegen? Gibt es seitens des Landes oder evtl. von einer anderen übergeordneten (Aufsichts-)Stelle etwas, was die eigenständige Einführung einer E-Akte, evtl. sogar Uni-übergreifend, weil alle dieselben Aufgaben erledigen und sich diesbzgl. miteinander/untereinander austauschen (müssen), versagt?

--- End quote ---

Naja, wenn es keine Gründe gegen eine Einführung gibt, spricht auch nichts dagegen...
Aber: An den Gerichten z.B. werden aktuell je nach Bundesland und Gerichtszweig die E-Akten eingeführt mit massiven Problemen in Bezug auf Schulungen, Serverlast, Serverzuverlässigkeit, Nutzbarkeit, Datenschutz. Ggf. gibt es auch gerade an Unis Dokumente, die man nicht einscannen und dann schreddern darf...
Zudem: Man wird jedenfalls so lange auch eine Doppelstruktur vorhalten müssen, bis der Bestand eingescannt ist.
Was wären denn umgekehrt die Gewinne? Schnellere Arbeitsabläufe? Sind die notwendig oder ist das weniger eine Frage der Postlaufzeit als des vorhandenen Personals? Gesparte Kosten - vgl. oben. Oder weil es "hip" ist?

DiVO:
Der Aufwand ist tatsächlich nicht ganz unerheblich. Wir führen derzeit eine elektronische Personalakte für ca. 30.000 Mitarbeiter ein. Die ersten Gespräche hierzu haben für gut zwei Jahren stattgefunden und mit einer Marktanalyse begonnen. Danach kam dann die Ausschreibung und dann letztlich die Entscheidung für einen Anbieter.

Seitdem sind wir dabei unsere Prozesse glatt zu ziehen und so zu gestalten, dass die eAkte sinnvoll in diese eingebunden is und diese unterstützt. Dieser Prozess wird wohl noch eine Weile dauern. Seit ca. einem Monat pilotieren wir nun mit einem Teil unserer Sachbearbeiter und einem stark reduzierten Mitarbeiterkreis (ca. 2000) die eAkte und die dazugehörigen Prozesse. Die Pilotierung ist bisher sehr spannend und es kommen quasi täglich neue Probleme zu uns, die wir vor dem finalen Rollout gelöst haben müssen. Der Rollout soll Ende 2. Quartal 2022 abgeschlossen sein.

Abgesehen von der Soft- und Hardwarekosten entstehen hier tatsächlich sehr hohe Personalkosten erstmal. Da wir noch andere Projekte betreuen würde ich sagen, dass ca. 2 VZÄ das Projekt von Anfang an begleiten plus unzählige Beraterstunden.

Kurzum: schnell, einfach und günstig ist da erstmal gar nichts eingeführt.

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