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E-Akte Land Hessen, Unis, Hochschulen ...!?

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Organisator:

--- Zitat von: lucifer am 26.10.2021 12:20 ---Können und dürfen Hochschulen, Unis ... nicht einfach eine solche E-Akte einführen oder bedarf es ein Gesetz bzw. Verordnung oder OK vom Land Hessen? Wenn die Uni z. B. jetzt für sich entscbeidet, wir machen E-Akte, geht das nicht? Auch nicht in Absprache mit allen anderen Uni, Schulen ... in Hessen? Sorry, wenn ich so "dumm" nachfrage. War unmittelbar vorher in der Privatwirtschaft und da wird E-Akte schon seite Jahren "gelebt".

--- End quote ---

Unabhängig davon, ob das geht, wäre es nicht zielführend. So würde jede Uni, Schule, Behörde usw. eine eigene E-Akte einführen, was nicht effizient wäre. So müsste sich jeder eigene Gedanken machen, statt einer für alle.

lucifer:
Was wäre, wenn alle Unis, Hochschulen ... eine Plattform hätten, wie z. B. SAP, auf die alle Zugriff hätten?

Librarian:
Wenn es immer alles so einfach wäre. An meiner Universität gibt es die Überlegungen bereits seit Jahren. Es gibt aber ebenfalls genügend Gründe, die E-Akte nicht einzuführen. SAP wird bei uns, und ich denke auch an anderen Standorten, bereits für die Buchführung und Kontierung an zentraler Stelle für alle Organisationseinheiten im Finanzdezernat eingesetzt. Das Problem im Rechnungswesen ist, so die Auffassung unseres Justitariats, dass Rechnungen nur im Original anerkannt und bearbeitet werden dürfen (und das trotz 6-Augen-Prinzip).  Bei weiteren Dokumenten sieht es da ähnlich aus. Beispielsweise bei den Eidesstattlichen Versicherungen und Abgabebestätigungen für Dissertationen oder auch bei Verträgen ist nur das Original rechtsgültig. Bei jedem Scan bedarf es eine zusätzliche Prüfung, ob Original und Scan übereinstimmen (und dies wird ggf. durch einen Stempel dokumentiert). Zusätzlich zum Scannen ist dies also ein weiterer Arbeitsschritt. Am Ende bedarf es für diesen Workflow, der einem Digitalisierungszentrum gleich kommt, mehr Personal, als für das klassische Postverteilen. Von der Archivpflicht der Originaldokumente möchte ich gar nicht erst anfangen...
Wir sind in meiner OE immerhin so weit, dass wir PDF-Rechnungen bearbeiten dürfen  8)

Organisator:

--- Zitat von: lucifer am 26.10.2021 14:23 ---Was wäre, wenn alle Unis, Hochschulen ... eine Plattform hätten, wie z. B. SAP, auf die alle Zugriff hätten?

--- End quote ---

Genau so ist es bei dem von mir beschriebenen Beispiel mit den ebenfalls beschriebenem Umfang.
Pi mal Daumen kannst Du mit 4 Vollzeitstellen für ein Jahr und 500K€ für eine kleinere Behörde rechnen.
Der Mehrwert des elektronischen Workflows macht diese Kosten locker weg, insbesondere weil einfache Tätigkeiten wegfallen (da automatisiert) und man dabei - quasi als Beifang - auch noch überflüssige Prozessschritte erkennt und eleminiert.

lucifer:
@Librarian

Gut, du hast jetzt Gründe für ein paar Dinge genannt, wo das wohl leider nicht möglich ist.

Aber gehen wir mal davon aus, es gibt keinen einzigen Grund, der gegen die E-Akte spricht, was spräche dagegen? Gibt es seitens des Landes oder evtl. von einer anderen übergeordneten (Aufsichts-)Stelle etwas, was die eigenständige Einführung einer E-Akte, evtl. sogar Uni-übergreifend, weil alle dieselben Aufgaben erledigen und sich diesbzgl. miteinander/untereinander austauschen (müssen), versagt?

@Organisator

Darf ich erfahren, worauf deine Daten beruhen?

Beziehen sich diese auf eine Behörde oder wären das auch Daten für mehrere Behörden, die in einem Bereich dasselbe machen und sich regelmäßig diesbzgl. austauschen (müssen)?

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