E-Akte Land Hessen, Unis, Hochschulen ...!?

[lucifer]

Hallo,

ich bin jetzt seit 2 Wochen an einer hessischen Hochschule in der Poststelle angestellt.

Hier wird alles noch Oldschool gestempelt, mit Klammern versehen ...

Auf die Frage, warum man das nicht alles einscannt, sagte man mir nur, dass man halt noch nicht so weit wäre. O_O

Woran könnte das denn liegen?

Ist das Land Hessen bzw. ihre (Hoch-)Schulen, Universitäten ... nicht in der Lage, entsprechende E-Akten einzuführen?

Danke.

MfG

[Spid]

Der TV-H trifft dazu naheliegenderweise keine Regelung.

[Organisator]

Hallo,

ich bin jetzt seit 2 Wochen an einer hessischen Hochschule in der Poststelle angestellt.

Hier wird alles noch Oldschool gestempelt, mit Klammern versehen ...

Auf die Frage, warum man das nicht alles einscannt, sagte man mir nur, dass man halt noch nicht so weit wäre. O_O

Woran könnte das denn liegen?

Ist das Land Hessen bzw. ihre (Hoch-)Schulen, Universitäten ... nicht in der Lage, entsprechende E-Akten einzuführen?

Danke.

MfG

Bei Interesse zum Umfang und Aufwand zur Einführung einer E-Akte empfehle ich die Infos vom BVA / BMI zur Maßnahme der E-Akte Bund.
Zum Umfang insbesondere die PDF auf der Seite des BVA
https://www.bva.bund.de/DE/Services/Behoerden/Verwaltungsdienstleistungen/E-Akte/E-Akte-Vorgehensmodell/e-akte-vorgehensmodell_node.html

kurzum - es ist ein erheblicher Aufwand, allein ein paar Dutzend Beratertage werden über das Projekt zur Verfügung gestellt und ein Vielfaches ist in den Behörden erforderlich.

[lucifer]

Der TV-H trifft dazu naheliegenderweise keine Regelung.

Sorry, dachte solche Anfragen gehören auch hier rein. Dann bitte verschieben. Danke.

[lucifer]

Bei Interesse zum Umfang und Aufwand zur Einführung einer E-Akte empfehle ich die Infos vom BVA / BMI zur Maßnahme der E-Akte Bund.
Zum Umfang insbesondere die PDF auf der Seite des BVA
https://www.bva.bund.de/DE/Services/Behoerden/Verwaltungsdienstleistungen/E-Akte/E-Akte-Vorgehensmodell/e-akte-vorgehensmodell_node.html

kurzum - es ist ein erheblicher Aufwand, allein ein paar Dutzend Beratertage werden über das Projekt zur Verfügung gestellt und ein Vielfaches ist in den Behörden erforderlich.

Können und dürfen Hochschulen, Unis ... nicht einfach eine solche E-Akte einführen oder bedarf es ein Gesetz bzw. Verordnung oder OK vom Land Hessen? Wenn die Uni z. B. jetzt für sich entscbeidet, wir machen E-Akte, geht das nicht? Auch nicht in Absprache mit allen anderen Uni, Schulen ... in Hessen? Sorry, wenn ich so "dumm" nachfrage. War unmittelbar vorher in der Privatwirtschaft und da wird E-Akte schon seite Jahren "gelebt".

[Organisator]

Können und dürfen Hochschulen, Unis ... nicht einfach eine solche E-Akte einführen oder bedarf es ein Gesetz bzw. Verordnung oder OK vom Land Hessen? Wenn die Uni z. B. jetzt für sich entscbeidet, wir machen E-Akte, geht das nicht? Auch nicht in Absprache mit allen anderen Uni, Schulen ... in Hessen? Sorry, wenn ich so "dumm" nachfrage. War unmittelbar vorher in der Privatwirtschaft und da wird E-Akte schon seite Jahren "gelebt".

Unabhängig davon, ob das geht, wäre es nicht zielführend. So würde jede Uni, Schule, Behörde usw. eine eigene E-Akte einführen, was nicht effizient wäre. So müsste sich jeder eigene Gedanken machen, statt einer für alle.

[lucifer]

Was wäre, wenn alle Unis, Hochschulen ... eine Plattform hätten, wie z. B. SAP, auf die alle Zugriff hätten?

[Librarian]

Wenn es immer alles so einfach wäre. An meiner Universität gibt es die Überlegungen bereits seit Jahren. Es gibt aber ebenfalls genügend Gründe, die E-Akte nicht einzuführen. SAP wird bei uns, und ich denke auch an anderen Standorten, bereits für die Buchführung und Kontierung an zentraler Stelle für alle Organisationseinheiten im Finanzdezernat eingesetzt. Das Problem im Rechnungswesen ist, so die Auffassung unseres Justitariats, dass Rechnungen nur im Original anerkannt und bearbeitet werden dürfen (und das trotz 6-Augen-Prinzip).  Bei weiteren Dokumenten sieht es da ähnlich aus. Beispielsweise bei den Eidesstattlichen Versicherungen und Abgabebestätigungen für Dissertationen oder auch bei Verträgen ist nur das Original rechtsgültig. Bei jedem Scan bedarf es eine zusätzliche Prüfung, ob Original und Scan übereinstimmen (und dies wird ggf. durch einen Stempel dokumentiert). Zusätzlich zum Scannen ist dies also ein weiterer Arbeitsschritt. Am Ende bedarf es für diesen Workflow, der einem Digitalisierungszentrum gleich kommt, mehr Personal, als für das klassische Postverteilen. Von der Archivpflicht der Originaldokumente möchte ich gar nicht erst anfangen...
Wir sind in meiner OE immerhin so weit, dass wir PDF-Rechnungen bearbeiten dürfen 

[Organisator]

Was wäre, wenn alle Unis, Hochschulen ... eine Plattform hätten, wie z. B. SAP, auf die alle Zugriff hätten?

Genau so ist es bei dem von mir beschriebenen Beispiel mit den ebenfalls beschriebenem Umfang.
Pi mal Daumen kannst Du mit 4 Vollzeitstellen für ein Jahr und 500K€ für eine kleinere Behörde rechnen.
Der Mehrwert des elektronischen Workflows macht diese Kosten locker weg, insbesondere weil einfache Tätigkeiten wegfallen (da automatisiert) und man dabei - quasi als Beifang - auch noch überflüssige Prozessschritte erkennt und eleminiert.

[lucifer]

@Librarian

Gut, du hast jetzt Gründe für ein paar Dinge genannt, wo das wohl leider nicht möglich ist.

Aber gehen wir mal davon aus, es gibt keinen einzigen Grund, der gegen die E-Akte spricht, was spräche dagegen? Gibt es seitens des Landes oder evtl. von einer anderen übergeordneten (Aufsichts-)Stelle etwas, was die eigenständige Einführung einer E-Akte, evtl. sogar Uni-übergreifend, weil alle dieselben Aufgaben erledigen und sich diesbzgl. miteinander/untereinander austauschen (müssen), versagt?

@Organisator

Darf ich erfahren, worauf deine Daten beruhen?

Beziehen sich diese auf eine Behörde oder wären das auch Daten für mehrere Behörden, die in einem Bereich dasselbe machen und sich regelmäßig diesbzgl. austauschen (müssen)?

[Organisator]

@Organisator

Darf ich erfahren, worauf deine Daten beruhen?

Beziehen sich diese auf eine Behörde oder wären das auch Daten für mehrere Behörden, die in einem Bereich dasselbe machen und sich regelmäßig diesbzgl. austauschen (müssen)?

Eigene Beobachtungen bzw. die Aufwandsschätzungen des Projektes E-Akte-Bund. Die Zahlen beziehen sich auf eine Behörde und sind reine Einführungsaufwände.

Die Einführung ist möglich, in vielen Bereichen auch rechtlich vorgeschrieben und ohnenhin zweckmäßig. Ist nur sehr aufwändig, da mit einer stumpfen 1zu1 - Umsetzung der Papierakte Effizienzgewinne verschenkt werden würden.

[ACDSee]

Universitäten sind Körperschaften des öffentlichen Rechts und damit mittelbare Landesverwaltung. Für die Einführung der elektronischen Akte müsste daher das Landes-Egovernment-Gesetz gelten.

In Hessen sind die Hochschulen aber von der Pflicht zur Elektronischen Aktenführung ausgenommen (§ 1 Absatz 2 Nummer 3 Hessisches E-Government-Gesetz). Der Gesetzgeber hat sich also mit deiner Frage beschäftigt, die Hochschulen jedoch explizit ausgenommen.

Beim Warum, müsste man die Gesetzesbegründung lesen.

[lucifer]

Beim Warum, müsste man die Gesetzesbegründung lesen.

Und wo ist die bitte zu finden? Ich finde die online nicht. :-(

[Nethero]

Es ist die LT-Drs. 19/6403, findest Du, wenn Du den Gesetzesnamen in Google eingibst und dazu LT-Drs. (Landtags-Drucksache) schreibst.

@Librarian

Gut, du hast jetzt Gründe für ein paar Dinge genannt, wo das wohl leider nicht möglich ist.

Aber gehen wir mal davon aus, es gibt keinen einzigen Grund, der gegen die E-Akte spricht, was spräche dagegen? Gibt es seitens des Landes oder evtl. von einer anderen übergeordneten (Aufsichts-)Stelle etwas, was die eigenständige Einführung einer E-Akte, evtl. sogar Uni-übergreifend, weil alle dieselben Aufgaben erledigen und sich diesbzgl. miteinander/untereinander austauschen (müssen), versagt?

Naja, wenn es keine Gründe gegen eine Einführung gibt, spricht auch nichts dagegen...
Aber: An den Gerichten z.B. werden aktuell je nach Bundesland und Gerichtszweig die E-Akten eingeführt mit massiven Problemen in Bezug auf Schulungen, Serverlast, Serverzuverlässigkeit, Nutzbarkeit, Datenschutz. Ggf. gibt es auch gerade an Unis Dokumente, die man nicht einscannen und dann schreddern darf...
Zudem: Man wird jedenfalls so lange auch eine Doppelstruktur vorhalten müssen, bis der Bestand eingescannt ist.
Was wären denn umgekehrt die Gewinne? Schnellere Arbeitsabläufe? Sind die notwendig oder ist das weniger eine Frage der Postlaufzeit als des vorhandenen Personals? Gesparte Kosten - vgl. oben. Oder weil es "hip" ist?

[DiVO]

Der Aufwand ist tatsächlich nicht ganz unerheblich. Wir führen derzeit eine elektronische Personalakte für ca. 30.000 Mitarbeiter ein. Die ersten Gespräche hierzu haben für gut zwei Jahren stattgefunden und mit einer Marktanalyse begonnen. Danach kam dann die Ausschreibung und dann letztlich die Entscheidung für einen Anbieter.

Seitdem sind wir dabei unsere Prozesse glatt zu ziehen und so zu gestalten, dass die eAkte sinnvoll in diese eingebunden is und diese unterstützt. Dieser Prozess wird wohl noch eine Weile dauern. Seit ca. einem Monat pilotieren wir nun mit einem Teil unserer Sachbearbeiter und einem stark reduzierten Mitarbeiterkreis (ca. 2000) die eAkte und die dazugehörigen Prozesse. Die Pilotierung ist bisher sehr spannend und es kommen quasi täglich neue Probleme zu uns, die wir vor dem finalen Rollout gelöst haben müssen. Der Rollout soll Ende 2. Quartal 2022 abgeschlossen sein.

Abgesehen von der Soft- und Hardwarekosten entstehen hier tatsächlich sehr hohe Personalkosten erstmal. Da wir noch andere Projekte betreuen würde ich sagen, dass ca. 2 VZÄ das Projekt von Anfang an begleiten plus unzählige Beraterstunden.

Kurzum: schnell, einfach und günstig ist da erstmal gar nichts eingeführt.