Man muss unterscheiden zwischen den Zeiten der Arbeitsunfähigkeit mit und ohne Anspruch auf Lohnfortzahlung. Der Wegfall der Entgeltzahlung hat zur Folge, dass nach Ablauf der Entgeltfortzahlungsfrist (§ 22 Abs. 1 TV-L) kein Wertguthaben mehr aufgebaut wird. Tritt dieser vorgenannte Fall ein, ist vor dem ursprünglich vereinbarten Beginn der Freistellungsphase eine Anpassung des Arbeitsvertrages notwendig.
Es gibt dafür drei verschiedene Lösungsansätze.
a) Verkürzung des Gesamtzeitraums des Sabbaticals
Die Freistellungsphase kann um den Zeitraum gekürzt werden, für den nach Ablauf der Entgeltfortzahlungsfrist kein Wertguthaben in der Arbeitsphase aufgebaut werden konnte.
Beispiel:
Ein Beschäftigter arbeitet im Sabbatical zu vier Jahren in Teilzeit mit ¾ des Entgelts. Dabei soll sich an eine Vollzeitbeschäftigung von drei Jahren eine Freistellung von einem Jahr anschließen.
Das Sabbatical erstreckt sich vom 1. April 2016 - 31. März 2020.
Die Arbeitsphase erfolgt vom 1. April 2016 - 31. März 2019,
die Freistellungsphase vom 1. April 2019 - 31. März 2020.
Der Beschäftigte ist nach Ablauf der Entgeltfortzahlungsfrist weiterhin arbeitsunfähig
vom 14. April 2018 bis 28. Juni 2018 (2 Monate und 15 Kalendertage).
Bei einem Sabbatical mit 3 Jahren Vollzeitarbeit und einem Jahr Freistellung (insgesamt 48 Monate mit durchschnittlich 75 v. H. Arbeitsleistung) führen 2 Monate und 15 Kalendertage, in denen der Beschäftigte nach Ablauf der Entgeltfortzahlungsfrist weiterhin arbeitsunfähig ist zu einer Verkürzung der Freistellungsphase um 25 Kalendertage.
In der Zeit vom 1. April 2016 bis zum 13. April 2018 wird ein Wertguthaben von 8 Monaten und 4,33 Kalendertagen aufgebaut (24 Monate x 25/75 zzgl. 13 Kalendertage (1. -13. April) x 25/75). Vom 29. Juni 2018 bis zum 31. März 2019 wird voraussichtlich ein Wertguthaben für weitere 3 Monate und 1 Kalendertag aufgebaut (9 Monate x 25/75 zzgl. 3 Kalendertage (29. - 31. März) x 25/75).
Dieses erarbeitete Wertguthaben wird addiert, sodass die Freistellung nach Anpassung des Arbeitsvertrages 11 Monate und 6 Kalendertage beträgt. Das Sabbatical endet statt nach 4 Jahren bereits nach 3 Jahren, 11 Monaten und 6 Kalendertagen. Somit kann eine Freistellung vom 01. April 2019 bis zum 06. März 2020 in Anspruch genommen werden. Der Arbeitsvertrag ist entsprechend anzupassen.
Die Möglichkeit der Verkürzung des Gesamtzeitraums des Sabbaticals besteht in der Regel nicht für Beschäftigte, die direkt nach der Freistellungsphase des Sabbaticals eine Altersrente in Anspruch nehmen möchten. Der Beginn der Altersrente kann in der Regel nicht ohne weiteres „vorgezogen“ werden, es sei denn, der Beschäftigte nimmt Rentenkürzungen in Kauf oder kann eine Rente gemäß § 236 a oder § 236 b SGB VI (Altersrente für schwerbehinderte Menschen oder für besonders langjährig Versicherte) in Anspruch nehmen.
b) Verlängerung des Gesamtzeitraums des Sabbaticals
Zur Sicherung des vollen Freistellungsanspruchs kann auch geregelt werden, dass der Beschäftigte die Ausfallzeit im Anschluss an die Arbeitsphase nacharbeitet. Somit wird der volle zeitliche Umfang der geplanten Freistellung gesichert.
Im o.g. Beispiel würde sich die Arbeitsphase um 2 Monate und 15 Kalendertage verlängern, d.h. bis zum 15. Mai 2019. Die Freistellungsphase würde demzufolge erst am 16. Mai 2019 beginnen und erst am 15. Mai 2020 enden. Der volle zeitliche Umfang von einem Jahr wird gewahrt.
Eine Nacharbeit des Ausfallzeitraums nach dem Ende der Freistellungsphase ist nicht zulässig.
c) Beibehaltung des Gesamtzeitraums des Sabbaticals
Soll der Gesamtzeitraum des Sabbaticals beibehalten werden, besteht auch die Möglichkeit einer Verlängerung der Arbeitsphase bei gleichzeitiger Verkürzung der Freistellungsphase. Die einzelnen Phasen werden hier ohne Berücksichtigung des Ausfallzeitraums neu in ein Verhältnis zueinander gesetzt.
Im o.g. Beispiel hatte sich der Beschäftigte in der Zeit vom 1. April 2016 bis zum 13. April 2018 ein Wertguthaben von 8 Monaten und 4,33 Kalendertagen (gerundet: 5 KT) erarbeitet. Zieht man diesen Zeitraum vom vereinbarten Ende des Sabbaticals (31. März 2020) ab, erhält man den noch aufzuteilenden Zeitraum vom 29. Juni 2018 bis zum 26. Juli 2019.
Für diesen neuen Zeitraum von 1 Jahr und 28 Kalendertagen (12 Monate und 28 Kalendertage) entfallen bei einem Beschäftigungsumfang von 75 v.H. 9 Monate und 21 Kalendertage auf die Arbeitsphase und 3 Monate und 7 Kalendertage auf die Freistellungsphase. Die ursprünglich vereinbarte Arbeitsphase ist somit bis zum 18. April 2019 zu verlängern. Die Freistellungsphase beginnt am 19. April 2019 und endet, wie geplant, am 31. März 2020. Die Freistellungsphase verkürzt sich um 18 Kalendertage.
