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Daten Zeiterfassung und Datenschutz

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ColeTrickle:
Hallo zusammen,

wir sind ein Eigenbetrieb des Landkreises und stellen jährlich einen eigenen Wirtschaftsplan auf. Bei uns erhält die Abteilung Buchhaltung einmal jährlich eine Auswertung aus der Zeiterfassung aller Beschäftigten mit Anzahl der Überstunden / Minusstunden, Anzahl Urlaub / Resturlaub, Anzahl Krankheit / "Kind krank", usw. Diese Auswertung ist nicht anonymisiert, sondern nach Mitarbeiter aufgegliedert.

Begründet wird dies mit der Ermittlung von Rückstellungen etc. für den Jahresabschluss.

Wie beurteilt ihr dies in Bezug auf den Datenschutz?

Herbert Meyer:
Also Gesundheitsdaten, wie z. B. Krankheitstage, fallen schon mal in die Kategorie der "besonders schützenswerten Daten". Entsprechend hohe Hürden nennt die DSGVO im Hinblick auf erlaubte Verarbeitungszwecke.

Wenn die Auswertung allein der Ermittlung von Rückstellungen und für den Jahresabschluss dient, erschließt sich mir nicht ganz, warum nicht auch eine anonymisierte Auswertung ausreichen würde. Da sehe ich in der aktuellen Schilderung das Prinzip der Datenminimierung verletzt.

ColeTrickle:
Die Begründung für die nicht anonymisierte Auswertung ist, dass z.B. die Überstunden einer bestimmten Person und somit einer bestimmten Entgeltgruppe zugeordnet werden müssten. Sprich, Überstunden in einer höheren EG erfordern höhere Rückstellungen etc.

Schokobon:
Das ist natürlich Unsinn. Das geht auch anonymisiert.

Johann:
Bei uns darf nicht mal der Abteilungsleiter in unserem Zeiterfassungssystem sehen, wer derzeit eingestempelt ist und bei Skype ist der Anwesenheitsstatus standardmäßig für andere ausgeblendet und der Mitarbeiter muss diesen erst eigenhändig in den Einstellungen für alle aktivieren. Außerdem darf er hier nicht einmal sehen, wie groß die Differenz der gebuchten und der Sollstunden aufgegliedert pro Mitarbeiter ist. Was ihn natürlich vor Herausforderungen stellt, weil er ja dafür verantwortlich ist, dass die Mitarbeiter machen, wofür sie bezahlt werden.

Wenn ich das vergleiche, geht eure Auswertungsgeschichte viel zu weit. Um Rückstellungen nach EGs aufgeschlüsselt berechnen zu können, reicht eine Zuordnung von Mitarbeiter zu EG zu Zeitanteilen mit Entfernung der personenbezogenen Daten. Sowas muss auch nicht unbedingt händisch durchgeführt werden. Das kann - ein entsprechendes System vorausgesetzt - automatisch durch eine Funktion in diesem System durchgeführt werden. Oder wenn man nur Excel hat und kann, geht das auch per Pivot Tabelle, ohne die Namen o.ä. überhaupt anzeigen zu lassen.

Am simpelsten lösen lässt sich euer Problem wohl dadurch, dass man personenbezogene Daten wie Namen einfach durch die entsprechenden EGs ersetzt und danach gruppiert. Hat man ruck-zuck was man will und relativ anonym.

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