Ich kann ebenfalls in der Beschreibung keinen Sonderweg erkennen und finde auch, dass der TE hier einen Konflikt anstachelt den es nicht braucht.
Die Personalabteilung hätte das zwar eleganter alles in einem abfragen können, aber manchmal merkt man erst später, dass etwas fehl.
Bei uns wäre ebenfalls alles um Orginal vorzulegen, wovon dann eine "offizielle" Kopie gemacht wird. Übersetzungen wo nötig.
Aus deiner Schilderung geht hervor, dass die Originale eben noch nie vorgelegt wurden.