Arbeits-/Prozessanweisungen digital gestalten

[lumpy]

Guten Morgen zusammen,

ich arbeit ein einem kleineren Rathaus mit ca. 150 Mitarbeitern. Wir wollen in unserem Bereich gerne wie regelmäßige Aufgaben Arbeits-/Prozessanweisungen erstellen, um bei Personalwechsel oder Vertretungsfällen "Anleitungen" für die gängigsten Tätigkeiten einer jeder Stelle zu haben und mögliche Einarbeitungen möglichst einfach zu gestalten.

Hat da jemand Erfahrung? Wenn ja, wie wurde das umgesetzt? Ganz einfach mittels Word? Oder mit einer eigenen Software?

Ich wäre für Tipps und Hinweise sehr dankbar!

[Stressant]

Schön geht sowas mit einem internen Wiki - dass agil von jedem bearbeitet werden kann und dann vom QM freigegeben wird. Im ÖD habe ich das noch nicht gesehen, aber in der freien Wirtschaft wird z.B. sowas wie Confluence (https://www.atlassian.com/de/software/confluence) gerne genutzt (habe eine Umsetzung auch mal über eine interne Wordpress - Website gesehen). Per PDF Dokumente ist die altmodische unübersichtlichere Variante - geht auch, wenn man aber die Möglichkeiten hat, ist es über ein internes Wiki schöner und bietet mehr Optionen für die Zukunft (z.B. Newsletter und interne Kommunikation).

[Fragmon]

Wir nutzen die PICTURE Plattform. Diese ist eine für die öffentliche Verwaltung abgespeckte BPMN Lösung. Damit lassen sich gut Prozesse abbilden.

[LogiJöw]

Schön geht sowas mit einem internen Wiki - dass agil von jedem bearbeitet werden kann und dann vom QM freigegeben wird. Im ÖD habe ich das noch nicht gesehen, aber in der freien Wirtschaft wird z.B. sowas wie Confluence (https://www.atlassian.com/de/software/confluence) gerne genutzt (habe eine Umsetzung auch mal über eine interne Wordpress - Website gesehen). Per PDF Dokumente ist die altmodische unübersichtlichere Variante - geht auch, wenn man aber die Möglichkeiten hat, ist es über ein internes Wiki schöner und bietet mehr Optionen für die Zukunft (z.B. Newsletter und interne Kommunikation).

Wir setzen Confluence genau für diesen Fall eines internen Wikis ein, damit ÖD +1   

[Organisator]

BPMN-Tools sind da ganz sinnig, zumal in vielen Bereichen auch als Formensprache anerkannt bzw. sogar vorgegeben. Cool wäre sogar ein Tool, in dem man die einzelnen Prozessschritte anklicken kann und dann Anleitungen dazu erhält.

Wichtig wäre dabei, für die einzelnen Prozesse Eigentümer zu definieren, um dauerhaft funktionierende und aktuelle Prozesse sicherzustellen.

[Fragmon]

Genau das ist bei uns der Fall. Wir nutzen es nicht nur zur Prozessmodellierung sondern auch als Wissensmanagementplattform. Über diese Lösung lassen sich dann auch Personalkapazitätsanalysen fahren.

Man sollte aber den enormen Erfassungs- und Aktualisierungsaufwand nicht vergessen. Insbesondere bei nicht statischen Prozessen abseits von standardisierten Vollzugsaufgaben.