Wenn du deinen Fachbereichsleiter bei dessen Abwesenheit vertreten musst und diese jeweils weniger als einen Monat dauert, hast du keinen Anspruch auf eine Zulage. Wenn sie mindestens einen Monat dauert, kann es sein, dass du Anspruch auf eine Zulage hast. Maßgebend ist, ob die vorübergehend übertragenen Tätigkeiten zu einer Höhergruppierung führen würden, wenn sie dir dauerhaft übertragen würden. Wenn du deine bisherige Tätigkeit im Wesentlichen weiter ausübst und zusätzlich einen Teilbereich der Aufgaben des Fachbereichsleiters, sind alle auszuübenden Tätigkeiten zu betrachten.
Deine letzte Frage verstehe ich nicht.