Zusammenarbeit Sachbearbeitung / Referent in der öffentlichen Verwaltung

[SternchenRLP]

Guten Tag liebes Forum,

ich benötige mal einen objektiven Blick von außen und gerne auch Berichte, wie der "Arbeitsalltag" in anderen Verwaltungen ist.

Ich bin Sachbearbeiterin im gehobenen Dienst in einer Landesbehörde im Bereich Personal/Organisation. Mein Arbeitsalltag (bzw. der unseres Teams) gestaltet sich so, dass sämtliche Arbeitsinhalte und Arbeitsergebnisse auf meinem Schreibtisch mit dem Referenten (d. h. der Vorgesetzte) durchgekaut werden müssen - ausnahmslos. Man merkt ihm seinen Ärger richtig an, wenn etwas nicht an ihm vorbeiging.

Der Referent verteilt die Arbeitsaufträge, die Sachbearbeitungen bearbeiten das und teilen ihm das Ergebnis mit und er verarbeitet das dann weiter. Wenn ich davon abweiche und eigeninitiativ ein Thema beginne, wird gerügt mit der Begründung, dass das kein Arbeitsauftrag von ihm war. Es muss alles über seinen Schreibtisch gehen. Wenn ich eine neue Idee/ein Thema vorschlage und er dann sagt "ja, super Idee, bitte so und so umsetzen" dann wäre das natürlich in Ordnung. Die Reihenfolge, in der ich etwas abarbeite, muss ebenfalls mit ihm besprochen werden, er ist am liebsten in jeder  E-Mail in cc. Die Arbeitsergebnisse werden sehr häufig nochmals kontrolliert und im Detail ausdiskutiert.

Mein Verständnis von Zusammenarbeit zwischen Sachbearbeitung und Referent bzw. Referentin ist ein ganz anderes. Jede SB hat m. E. ein Zuständigkeitsgebiet und arbeitet je nach Entgelt-/Besoldungsgruppe eigenverantwortlich. Probleme / Grundsatzfragen / Umgang mit Rechtsänderungen sind natürlich Themen, die mit dem Referenten besprochen und bearbeitet werden müssen. Aber das "normale" Tagesgeschäft m. E. nicht. So war es bei der vorherigen Behörde, in der ich tätig war.

Natürlich habe ich dies mehrfach in Mitarbeitergesprächen vorsichtig angedeutet, aber wurde mit handfesten Begründungen vertröstet: "Das ist eben die Struktur / der Dienstweg in der öffentlichen Verwaltung, dass der Referent die Arbeiten der Mitarbeiter koordinieren muss. In einer Arbeit im Team wäre das eben so, dass man sämtliche Arbeitsinhalte miteinander bespricht und sich austauscht. Ansonsten wäre es keine Teamarbeit."

Ich könnte noch viel mehr ins Detail gehen, aber im Grunde fassen diese beiden Abschnitte meine Situation gut zusammen. Und leider ist das schon ein wenig frustrierend bzw. eher demotivierend.

Wie ist denn die Zusammenarbeit zwischen SB und (Ref.) bei Ihnen / Euch ?

Über einen Austausch hierzu würde ich mich sehr freuen.

Viele Grüße

Sternchen

[BAT]

Wenn man lange genug im Betrieb ist, kennt man solche Kandidaten meidet sie im Rahmen von Bewerbungen auf freie Stellen. Natürlich kann das auch mal schiefgehen, weil umständliche Vorgesetzte sich ja auch woanders bewerben können.

Oder sie werden "tüddelig" und es ist keine Entscheidung mehr herbeizuführen.

Alles schon gehabt.

[Magda]

Bei uns gibt es Sachbearbeiter und Referenten im Personalbereich und darüber steht dann noch die Referatsleitung. Die Arbeit wird geteilt und nach Möglichkeiten ganzheitlich erledigt. Natürlich tauschen sich die Sachbearbeiter und Referenten untereinander aus. Kritische Themen werden bearbeitet und der Lösungsvorschlag geht dann an die Referatsleitung zur Entscheidung. Normales Alltagsgeschäft wird aber eigenständig bearbeitet und nicht alles muss von oben freigegeben werden.

Ich hatte vor einigen Jahren auch so einen Vorgesetzten, wie du ihn beschreibst. Da half es, wirklich jeden Pups zur Kenntnis oder mit der Bitte um Freigabe per E-Mail zu schicken. Mit der Zeit liefen einige Themen auf, Fristen wurden verpasst (auf die ich natürlich immer wieder hingewiesen und erinnert habe), bis der Vorgesetzte das Gespräch suchte und mir endlich einen Freifahrtschein gegeben hat, Dinge selber entscheiden zu dürfen, bevor Fristen verpasst werden.

[SternchenRLP]

Wenn man lange genug im Betrieb ist, kennt man solche Kandidaten meidet sie im Rahmen von Bewerbungen auf freie Stellen. Natürlich kann das auch mal schiefgehen, weil umständliche Vorgesetzte sich ja auch woanders bewerben können.

Oder sie werden "tüddelig" und es ist keine Entscheidung mehr herbeizuführen.

Alles schon gehabt.

Genau das war wohl mein Glück als damalige externe Bewerberin auf diese Stelle. Intern hatte sich da niemand drauf beworben.

Die Idee von Magda ist gut. Teilweise ist es sogar schon so, dass Vorgänge unendlich lange andauern...

[Organisator]

Führungskräfte können (manchmal leider) festlegen, wie die Arbeit der Mitarbeiter ausgestaltet ist. Dies ist dann von den handelnden Personen abhängig und daher völlig unterschiedlich.

Manchmal ist es so, wie von dir beschrieben, manchmal ist es so, wie von dir gewünscht.

An deiner Stelle sehe ich eigentlich nur die Möglichkeit, dir einen anderen Chef zu suchen. Ändern wollen hat wohl nicht funktioniert. Gegen einen schlechten Chef zu kämpfen macht auf Dauer nur unglücklich.

[Buero 72]

Puh, das klingt ja gruselig! Ich bin auch SB, Laufbahngruppe 2.1.
Wir haben die Themen zwischen Referenten und SB aufgeteilt, das habe ich im Team mit der Referatsleitung so besprochen. Ich hatte keine Lust auf Sekretariatsarbeiten, so kam ich mir am Anfang nämlich vor.
Nachdem ich mehrmals Vorgänge zurückgewiesen habe, weil ich das nur abheften etc. sollte und nochmals deutlich gemacht habe, dass ich für inhaltliche, fachliche Arbeit eingestellt wurde und nicht zum Abheften, klappte es.
Ich war aber auch bereit, notfalls zu wechseln. das hat die RL gewusst.
Auf Dauer bringt das nur Frust, versuch es zu ändern (ehrliche Teamgespräche) oder such Dir was anderes.
Viel Glück!

[Joulupukki]

Ist mit "Referent" hier tatsächlich ein Vorgesetzter gemeint? Oder ist das die alte Verwendung des Begriffs i. S. v. heutiger "Referatsleiter"?

Zumindest bei uns haben Referenten keine disziplinarische Weisungsbefugnis, solange sie nicht im Hauptgeschäft auch einen Abschnitt o. ä. leiten; dann heißen sie allerdings auch entsprechend.

Wenn er also nicht dein tatsächlicher Vorgesetzter ist, würde ich mir von ihm auch nichts "anweisen" lassen. Es sei denn, der tatsächliche Vorgesetzte regelt derartige Abläufe/Prozesse, aber da sollte es dann doch eine gewisse Mitgestaltungsmöglichkeit geben.

[Organisator]

Ist mit "Referent" hier tatsächlich ein Vorgesetzter gemeint? Oder ist das die alte Verwendung des Begriffs i. S. v. heutiger "Referatsleiter"?

Zumindest bei uns haben Referenten keine disziplinarische Weisungsbefugnis, solange sie nicht im Hauptgeschäft auch einen Abschnitt o. ä. leiten; dann heißen sie allerdings auch entsprechend.

Wenn er also nicht dein tatsächlicher Vorgesetzter ist, würde ich mir von ihm auch nichts "anweisen" lassen. Es sei denn, der tatsächliche Vorgesetzte regelt derartige Abläufe/Prozesse, aber da sollte es dann doch eine gewisse Mitgestaltungsmöglichkeit geben.

Laut Eingangspost ist der Referent der Vorgesetzte.

[Joulupukki]

Ist mit "Referent" hier tatsächlich ein Vorgesetzter gemeint? Oder ist das die alte Verwendung des Begriffs i. S. v. heutiger "Referatsleiter"?

Zumindest bei uns haben Referenten keine disziplinarische Weisungsbefugnis, solange sie nicht im Hauptgeschäft auch einen Abschnitt o. ä. leiten; dann heißen sie allerdings auch entsprechend.

Wenn er also nicht dein tatsächlicher Vorgesetzter ist, würde ich mir von ihm auch nichts "anweisen" lassen. Es sei denn, der tatsächliche Vorgesetzte regelt derartige Abläufe/Prozesse, aber da sollte es dann doch eine gewisse Mitgestaltungsmöglichkeit geben.

Laut Eingangspost ist der Referent der Vorgesetzte.

Das habe ich natürlich gelesen, kann es mir aber im Kontext des Geschriebenen nur schwer vorstellen. Bei uns würde sich kein Referatsleiter derartig Zusatzarbeit ans Bein binden. Daher meine explizite Nachfrage, ob es nicht vllt. doch nur jemand ist, der seine Kompetenzen überschreitet bzw. seine Vorgesetztenrolle nur "vorlebt".

Klingt aber in jedem Fall nach einem eher mühseligen Geschäft, daher kann ich den Missmut der OP durchaus verstehen.

[Angelsaxe]

Ist mit "Referent" hier tatsächlich ein Vorgesetzter gemeint? Oder ist das die alte Verwendung des Begriffs i. S. v. heutiger "Referatsleiter"?

Zumindest bei uns haben Referenten keine disziplinarische Weisungsbefugnis, solange sie nicht im Hauptgeschäft auch einen Abschnitt o. ä. leiten; dann heißen sie allerdings auch entsprechend.

Wenn er also nicht dein tatsächlicher Vorgesetzter ist, würde ich mir von ihm auch nichts "anweisen" lassen. Es sei denn, der tatsächliche Vorgesetzte regelt derartige Abläufe/Prozesse, aber da sollte es dann doch eine gewisse Mitgestaltungsmöglichkeit geben.

Hier ist Referent sicher im Sinne von Sachgebietsleiter gemeint. In meiner Behörde ist das auch so. Davon bin ich als Stabsstelle (zum Glück^^) befreit. Mir sind solche Leute auch bekannt, da werden mitunter Besprechungen und Beratungen angesetzt, teilweise ohne die jeweilige Sachbearbeiter und irgendwelche Aufgaben aufs vielfache in die Länge gezogen, was der jeweilige SB gut und gerne in kurzer Zeit erledigt hätte.
Aber es gibt auch positive Beispiele.
Lösung würde ich wie beschrieben angehen und diesen Referenten wirklich ausnahmslos mit jeden dienstlichen Belang konfrontieren. Irgendwann muss er doch genug haben.

[SternchenRLP]

Hallo zusammen, danke für Euren Input!

ja, der Referent ist hier gleich der Referatsleiter und somit auch der Vorgesetzte. Dass mich die Situation stört, haben meine Kollegen und ich bereits mehrfach angesprochen. Er ist einfach der Meinung, dass es in einem Team normal ist, dass er auch bei "einfachen" Sachbearbeiter-Themen mitanpackt. Leider einfach keine Chance.

Scheinbar gibt es solche Personen öfters auch in anderen Dienststellen, da Ihr meine Situation wirklich gut nachvollzogen habt. Gerade das "in die Länge ziehen von Aufgaben"; davon kann ich ein Lied singen. Wie oft wollte ich bereits ein Thema voranbringen oder abschließen und der Vorgesetzte kam mit "nein, das müssen wir uns nochmal im Detail ansehen und darüber sprechen".

Es ist natürlich auch nicht alles negativ, man kann fachlich sehr viel von ihm lernen, er weiß sehr sehr viel. Das ist aber fast auch schon alles.

Ich finde meinen Dienstherr als Arbeitgeber auch grundsätzlich sehr gut und möchte ungern wechseln. Langfristig wird es aber darauf hinauslaufen, wenn auch ggf. intern.