Hallo, mittlerweile hat mir dieses Forum hier viel geholfen und nun habe ich heute mal eine Frage nach Einschätzung /Tendenz bgzl. einer Höhergruppierung. Ich bin seit 2004 im ÖD als S/SB angestellt und es greift der TVÖD Bund. Habe mit der 6 begonnen und bin seit 2006 in der EG 8. Es gab mal eine TD aus 2004, die im Jahr 2009 aktualisiert wurde. Im Laufe der Jahre haben sich meine Tätigkeiten geändert und es wurde nie festgeschrieben. Ich habe Aufgaben übernommen, die in anderen Abteilungen von Verwaltungssachbearbeitern oder Referenten übernommen werden. Nun habe ich gemeinsam mit meiner Abteilungsleitung eine neue TD ins Rollen gebracht und einen ersten Aufschlag gemacht. Daraus resultierend haben wir nun eine Überarbeitung aus der Personalabteilung genommen und selbst noch einmal Ergänzungen vorgenommen. Nach der finalen Festschreibung wollen wir eine Höhergruppierung erreichen. Was meint ihr, wenn ihr die TD (nachstehend) lest? Ist das tatsächlich "nur" eine EG 8 oder doch schon eine EG9?
Tariflich geforderte persönliche Voraussetzungen (Schul- und berufsbildender Abschluss, Prüfungen - auch schreibtechnische -, Patente, erworbene Fähigkeiten; mehr-/langjährige Berufserfahrung u.a.)
• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement
• einschlägige Berufserfahrung in der Sachbearbeitung und im Sekretariat
• Kenntnisse des BRKG sowie der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zum BRKG sowie Erfahrung in der Abrechnung von Reisekosten
• sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und den gängigen Informations- und Kommunikationstechnologien
• gute englische Sprachkenntnisse
• gute schreibtechnische Fähigkeiten
• ausgeprägte organisatorisch-planerische Fähigkeiten
• hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
Administratives Betreuen der Prozesse in der Abteilung (65 Prozent)
• Koordinieren, Vereinbaren, Vorbereiten und Überwachen von Terminen, Erteilen von Auskünften zur Erreichbarkeit der Leitung sowie der Referenten/innen der Abteilung
• Erstellen der Dienstreiseanträge, Planen und Buchen von Dienstreisen (In- und Ausland) für die Leitung und Referenten/innen der Abteilung, Abstimmen der Termine und Reisemittel (z. B. Reise via Flugzeug, Zug), Prüfen der Vergleichsangebote bei kombinierten Flügen mit Privataufenthalt, Auswählen von Hotels und Reisemitteln, Recherchieren nach Transportmitteln und Wegstrecken vor Ort, Erstellen von Plänen zum Ablauf der Dienstreisen und Übersichten mit allen wichtigen Informationen für die Abteilungsleitung, Aushandeln von Konditionen bei Hotelbuchungen (Preisverhandlungen)
• Durchführen der Reiseplanung der Gutachter/innen im Rahmen der xxx (z. B. Auftakt- und Empfehlungsworkshops, Feldaufenthalte etc.), Auswählen und Buchen der Flüge in Abwägung unterschiedlicher Optionen, Erstellen der Zahlungsanweisungen, Prüfen der Zahlungsmittel etc., Recherche zu Visum und Impfungen
• Prüfen eingehender Rechnungen und Belege, Erstellen der Reisekostenabrechnungen unter Einhaltung der reisekostenrechtlichen Vorgaben und Bestimmungen, Erfassen aller relevanten Daten, Berücksichtigen von Absprachen zur Kostenübernahme sowie Ermitteln der Abrechenbarkeit von Kosten, Veranlassen der (Aus-)Zahlung von Rechnungen, Vorschüssen und Honorare, Erstellen der Zahlungsanweisungen im Abrechnungssystem
• Erstellen der Werkverträge und (falls erforderlich) Nachträge zu Werkverträgen gem. des Ziels der jeweiligen xxx unter Berücksichtigung der Vorschriften, Festlegen der Höhe des Vorschusses
• Prüfen des Programms im Hinblick auf Abrechenbarkeit
• Erstellen und Pflegen der Liste für die Maßnahmenplanung auf der Grundlage der herbeizuführenden xxx
• Kalkulieren des Budgets und Erstellen einer Tabelle hinsichtlich der Verteilung auf die jeweiligen Maßnahmen
• Erfassen aller Maßnahmen für das jeweilige Haushaltsjahr, Kontrollieren des Budgets, Anpassen der Budgetzahlen für einzelne Maßnahmen, Fortschreiben und Erstellung der Einzelmaßnahmenplanung in enger Abstimmung mit der Abteilungsleitung
• Erstellen der Nachweise für projektfremde Zahlungsflüsse sowie Weiterleiten zur weiteren Bearbeitung
• Betreuen der Auszubildenden in der Abteilung (Erarbeiten eines Ausbildungskonzeptes, u. a. Gestalten der Arbeitsschritte und Entwerfen der Inhalte für ein erfolgreiches Lernen in der Abteilung, Einweisen der Azubis in die Tätigkeiten, Führen der Abschlussgespräche)
5.2 Veranstaltungsmanagement (25 Prozent)
Sachbearbeitende Aufgaben im Zusammenhang mit dem organisatorischen Betreuen, Durchführen, Vor- und Nachbereiten von (zum Teil hybriden) Schulungen der Abteilung, insbesondere:
• Kalkulieren der Mittel und Ressourcen inkl. Erstellen von Kostenplänen für die Schulungen, Kontrollieren der laufenden Kosten, Überwachen der Kostendeckung, Prüfen sämtlicher Kostenabrechnungen (u. a. Reisekosten, Honorare) einschließlich der Kosten für Dolmetscher/innen, z. B. Einholen der Belege, Prüfen und Weiterleiten an die Buchhaltung, Anweisen der Zahlungen
• Ausschreiben der Dolmetscherleistungen nach Beurteilung der zu erbringenden Leistungen gem. Programmplanung, Kontakt mit den Dolmetschern/innen, Vergeben der Leistung nach dem Prüfen und Auswerten der Angebote, Erstellen der Vergabeprotokolle und der notwendigen Verpflichtungsschreiben (haushalttärische Grundlage)
• Ermitteln des Bedarfs, Recherchieren nach und Monitoren der Anmelde- und Teilnahmezahlen, Führen einer Übersicht der teilnehmenden Mitarbeiter, Erledigen der anfallenden Korrespondenz mit den AMs und den gemeldeten Teilnehmenden
• Absprachen mit dem Caterer zu Umfang und Auswahl Speisen etc. ggf. in Absprache nach Abwägung der notwendigen Kriterien für eine gelungene Schulung)
• Betreuen der Dolmetscher/innen (technische Unterstützung, Vorbereitung der Materialien, Erstellung einzelner TN-Listen für die Dolmetscher je nach Region), Erstellen aller notwendigen Teilnehmerlisten
• Führen der Teilnehmerlisten, auch online, sowie der Anwesenheitszeiten der Teilnehmer
• Planen, Überwachen und Steuern der Veranstaltungsabläufe vor Ort, u. a. Buchen der Räumlichkeiten, Behalten des Überblicks über das Geschehen während der Schulungsmaßnahmen und rechtzeitiges Signalisieren an die Abteilungsleitung, Referenten/innen und externen Dozenten/innen (z. B. technische Probleme bei den TN, Einhalten des Zeitrahmens im Programm, Stimmung/Konzentration etc.), Leisten der Hilfestellung bei den technischen Probleme (u. a. Schreiben von Meldungen, Lösungen in den Chat, Beobachten der Rückmeldungen von TN und Hinweis an die AL, Referenten/innen und externe Dozenten/innen)
• Bei Präsenz, u.a. Auswahl Tagungshotel nach erforderlichen Kriterien (Angebote, Vergabe); Erstellung Einladungen an die Teilnehmer, damit verbunden die Unterstützung bei VISA, Flugbuchungen, Krankenversicherungen, Überprüfen Flüge nach BRKG in Verbindungen mit Privataufenthalten, Abrechnungen Reisekosten und Tagegelder, Honorar, Erstellung Dienstreiseanträge, Vergabe Dozenten- und Dolmetschereinsätze
• Abruf von Leistungen aus Rahmenverträgen/Rahmenvereinbarungen und Erstellung der daraus resultierenden Dienstleisterverträge mit externen Schulungsreferenten
5.3 Wahrnehmen der Aufgaben beim Lektorat und Layout für die Abteilung (10 Prozent)
• Durchführen der Auftragsvergabe einzelner Leistungen in den Bereichen Lektorat und Layout nach der abschließenden Freigabe durch die Abteilungsleitung und Referenten/innen der Abteilung
• Prüfen und Auszahlen der Honorare für die Leistungen an externe Dienstleister/Autoren/innen etc.
• Durchführen der finalen Kontrolle des Layouts auf Fehler, Unstimmigkeiten etc.
• Ausschreibung (inhaltlich) und Vergabe des Lektorats für die Abteilung
Schul- oder Hochschulausbildung, Fachprüfungen
• Sekundarschulabschluss
• abgeschlossene qualifizierte Berufsausbildung zur Rechtsanwaltsgehilfin
Sonstige erforderliche Fachkenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
• langjährige einschlägige Berufserfahrung in der Sachbearbeitung und im Sekretariat
• umfassende Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
• gute organisatorisch-planerische Fähigkeiten
• Kenntnisse der Richtlinien des Bundesreisekostengesetzes und der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zum BRKG, Erfahrung in der Abrechnung von Reisekosten
• sicherer Umgang mit MS Office-Programmen und anderen EDV-Anwendungen
• Englischkenntnisse Grundkenntnisse
• diverse Fort- und Weiterbildungen
