Umgang mit dienstlichen E-Mails im Krankheitsfall

[Dakmer]

Wenn Mitarbeiter länger krank sind, dann gibt die IT das Postfach auf Anfrage frei. Entweder nur für den Vorgesetzten oder für die Vertretung bei langer Krankheit.
Es sind ja dienstliche E-Mails, also Dienstpost. Akten werden genauso zum Bearbeiten von Vorgängen benötigt.
Da dies Programm nicht für die Privatnutzung frei ist, sollte halt nix Privates drauf sein.
Wo ist da das Problem?

[clarion]

@Dakmer, das wurde doch schon erläutert.  Es gibt Privatsachen im dienstlichen Kontext. Beispielsweise ist Mailverkehr/Notizen der Kommunikation zwischen Beschäftigten und Personalvertretungen streng geschützt!

[MoinMoin]

Gilt uU nur für die Mitglieder des PRs, nicht für den normalen AN, denn
das ist uU untersagt, da es Privatkram ist.
Und wer Privatkram via dienstliche Email macht, der gibt es entsprechend "frei", wenn es eben ein DV gibt, die eine private Nutzung des Kontos untersagt.

Bei uns haben die PR Mitglieder deswegen zwei Emailkonten.
D.h. wer es geschützt halten will, muss mit dem PR per privater Emailadresse kommunizieren.
Wer nicht, kann es via dienstlicher Email machen, auf die aber die Vertretung im Vertretungsfall Zugriff hat.

Wenn es vorher klar geklärt ist, dann hat man damit weniger Probleme.

[Thomber]

Ich bin ja erst seit 34 Jahren im öD und habe viele Ämter, Behörden und auch unterschiedliche Dienstherren/ Arbeitgeber kennen gelernt.. aber eines war überall gleich:   Korrespondenzen mit PR oder Chef oder Personalstelle oder SBV oder was auch immer ist überall erlaubt und natürlich schutzwürdig. Ich schreibe mit dem Personalrat ja nicht aus Spaß privat, sondern im dienstlichen Kontext und ich kenne keine Behörde, wo so etwas verboten ist. (Ausnahmen würden ggf. diese Regel bestätigen.)    Und, wenn man schutzwürdige Korrespondenz nicht explizit untersagt, dann darf halt das E-Mail-Konto nicht so einfach mitlesen. (Bei uns wäre der PersRat vorher zu beteiligen, aber selbst, wenn ein E-Mail-/ PC-/ IT - Missbrauchsverdacht bestehen würde, würde man zuerst versuchen, den Fall anders zu lösen.

[Plötze]

Aus meiner (IT) Sicht:

- Abwesenheitsnotiz lässt sich vom IT Bereich ohne direkten Zugriff auf das Postfach einrichten
- Sonstige Zugriffe lehnen wir generell ab und lassen wir uns im Einzelfall schriftlich von DS-Leitung / DSB & PR bestätigen (wenn ansprechbar vom Nutzer auch telefonisch, die meisten kennt man ja)

Bzgl. "Ist alles vom Dienstlichen Interesse":
In der Hauspost haben wir Umschläge mit Siegel (meist wenn es um P-Akten o.ä. geht) welche nur vom Empfänger zu öffnen sind und die niemand ausser dem Empfänger öffnet. Beim Post verteilen lassen sich diese einfach identifizieren und wegsortieren.
Beim E-Mail Postfach ist dies nicht so einfach möglich. Und einmal gelesen sind die Informationen im Kopf des Lesenden.

Nun könnte man mit Verschlüsselung, korrekten Dienstwegen etc. argumentieren. Da der Versender aber im Zweifelsfall davon ausgeht, dass die Mail nur vom angeschriebenen Empfänger gelesen wird und dadurch keine weiteren Schutzmaßnahmen bedarf und wir vom Thema persönliche Verschlüsselung noch weit entfernt sind, sehe ich das auch als kritisch an.

Im Zweifel: Mit o.g. Beteiligten sprechen und nachfragen