Das mit dem Aufbewahren ist der gleiche Schmarn, den mir meine Eltern damals schon mit den Kontoauszügen der Sparkasse erzählt haben. "Musst du unbedingt aufbewahren. Wer weiß was kommt".
Mit 25 dann doch alles weggeworfen und siehe da, Jahre später muss ich immer noch nicht wissen, wie viel mit 17 damals mein Klapphandyvertrag gekostet hat.
Kurz: Ich heb die Bezügemitteilungen der letzten 2 Jahre auf, damit ich sie für behördliche Vorgänge wie Anträge beim Elterngeld, Arbeitslosengeld etc. bereit habe. Aufheben heisst: Einscannen, Abspeichern, Papiermüll. Alles davor wird, wenn der Steuerbescheid vorliegt, entsorgt. Damit sollte man eigentlich mehr als sicher sein und 2 Jahre halten sich auch Dateien auf dem eigenen Computer, Laptop, USB-Stick, Festplatte.
Zum Papier:
Das einfachste zuerst: Umstellen auf 100% Recyclingpapier oder aus anderen Rohstoffen. Gibt da schon Produkte, die auf Basis von Rohstoffen hergestellt werden, die in Deutschland nachwachsend angebaut werden können. Die großen Hersteller legen da derzeit gut zu. Damit hast du schon einiges erschlagen und entgegen der allgemeinen Verwaltungsvermutung ist das auch nicht wesentlich, wenn überhaupt, teurer und trotzdem ist das Papier weiß.
Zum Prozess:
Du siehst es hier teilweise im Post, wenn man sich das antun möchte auch direkt auf Reddit. Wir sind im ÖD und wenn in der Entscheidungsfindungskette nur eine Person nach dem Motto "Ne, des ham wir scho immer so jemacht" arbeitet, dann dauert ein solcher Umsturz eben ewig. Da sind wir noch gar nicht bei Leistungsbeschreibungen, Prozessverschlankung, Verantwortung, Ausschreibung und weiß der Kuckuck was.
Ich kann nicht beurteilen wie es bei der LBV in Düsseldorf läuft, aber hier an einer Hochschule, wo man eigentlich meinen sollte, dass Fortschritt und Digitalisierung an der Tagesordnung stehen, ist alleine die Reduktion der internen Papierströme der Hauspost eine Mammutaufgabe.
"Was wenn einer meine Daten klaut?" oder "Was wenn die Mail ausversehen gelöscht wird?"
Ja Helmut, was wenn wieder ne Genehmigung zwischen 2 Fakultäten verloren geht, weil sie vom Hänger fällt oder jemand schlichtweg meine Unterschrift zur Budgetfreigabe fälscht, weil das viel einfacher ist, als in mein Outlook oder meinen Workflow reinzukommen? Möglich ist alles.
Die Papierform ist der heilige Gral unserer Verwaltungsvorgänge, ob sinnvoll oder nicht, wird gar nicht betrachtet und es gibt Bereiche, da ist sie nach wie vor sinnvoll.
Das unnötigste an der ganzen Geschichte ist, wenn das jede angestellte Person in NRW per Postweg extra nach Hause gebracht bekommt, damit die Briefe ordentlich Meter machen und das ist auch kein Problem. Denn die Post ist nunmal nicht im Scope der Emissionen der LBV und somit für die LBV irrelevant.
Darüber hinaus:
Ja, der Papierkram ist größtenteils unnötig und ja, da sollte was dran getan werden. Aber der Anteil am Emissionshaushalt der Behörden durch Papiernutzung ist häufig gar nicht so groß wie man meint. Wenn da zunächst andere Prios, z.B. bei der Umstellung der Energieversorgung oder den Dienstreiseregelungen gesetzt werden, ist das nachvollziehbar. Ggf. ist einfach nicht ausreichend Personal zur Umsetzung aller Ziele vorhanden und dann ist das Aufwand-Nutzenverhältnis hier beim LBV vielleicht einfach nicht ausreichend attraktiv.
