Stelle und Tätigkeiten neu bewertet, jahreslanges Prozedere - Hilfe

[GuMo]

Guten Tag liebes Forum,

ich habe mich zu ähnlichen Fällen bereits versucht einzulesen, allerdings konnte ich kaum bis keine Fälle mit einem langwierigen Verfahren finden, daher wollte ich einmal hier um Ratschläge oder Erfahrungen bei vielleicht ähnlichen Sachverhalten bitten.

Einmal zur Ausgangssituation, wird etwas umfangreicher:

11/19 - Einstellung E6/1.

01/20 - "Aufgabenübertragung" und im Anschluss Wahrnehmung höherwertiger Tätigkeiten (Projektarbeit IT) durch Vorgesetzte kommisarische Leitung (zu diesem Zeitpunkt war mir noch nicht bewusst, dass durch diese wohl keine korrekte Aufgabenübertragung erfolgen durfte).

09/21 - Kenntnis erlangt, dass Tätigkeiten wohl nicht korrekt übertragen wurden (auf Grund neuer Führung - zu diesem Zeitpunkt bereits drei Vorgesetztenwechsel, die die Ausübung der Tätigkeiten nicht beanstandeten, sondern teils zusätzliche Aufgaben oben drauf legten); im Anschluss Gespräch mit neuem Vorgesetzten welcher zusicherte, dass er eine Prüfung der Tätigkeiten anstoßen würde um a) eine korrekte Übertragung und b) eine korrekte Entlohnung im Falle der Feststellung, dass es sich um höherwertige Tätigkeiten handelt sicherzustellen.

01/22 - Erneuter Vorgesetztenwechsel, hierbei wurde festgestellt, dass der Vorgänger nichts unternommen hatte.

06/22 - Zuständige Stelle im Haus gefunden, die Prüfung der Tätigkeiten und Stelle wurde angestoßen und die Tätigkeiten durch die Personalabteilung in das auszuübende Tätigkeitsprofil aufgenommen.

08/25 - Rückmeldung: Prüfung abgeschlossen, im Gesamtbild wurde E9a als Wertigkeit festgestellt, rückwirkend wurde entsprechend der Differenzbetrag E6->E9a bis 01/22 ausgezahlt. Des Weiteren wurde die Stelle auf Grund hausinterner Vorgaben als "Spitzbewerteter Dienstposten" ausschreibungspflichtig. Bis zum Abschluss der Ausschreibung, längstens bis Ende Januar 2026 wurde außerdem eine vorübergehende Zulage gewährt.

01/26 - Mitteilung, dass man im Bewerbungsverfahren ggü. einem Kollegen welcher bereits in E9a sitzt unterlegen sei (ein Bewerbungsgespräch fand nicht statt, es wurde auf Basis einer Anlassbeurteilung entschieden, wobei der bisher ausführende mit E6 als Grundlage bepunktet und der Neubewerber mit E9a als Grundlage bepunktet wurde, wobei auf Grundlage einer internen Berechnungsmatrix für spitzbewertete Dienstposten dann wohl der Neubewerber 1 Punkt mehr hatte). Die Information erfolgte ausschließlich mündlich, eine schriftliche Absage erfolgte nicht.

Der bisher ausführende bat seine Vorgesetzten daraufhin um Mitteilung, welche Tätigkeiten entsprechend E6 ab 01.02.2026 auszuüben seien und um Möglichkeit bisherige Aufgaben zu übergeben. Dies wurde abgelehnt, daraufhin wurden Ende Januar die höherwertigen Tätigkeiten erneut vorübergehend, längstens für 3 Monate, übertragen. Eine schriftliche Bestätigung erfolgte ausschließlich an die Vorgesetzten.

02/26 - Eingang Lohnzettel, die Zulage ist nicht aufgeführt. Eine Absage liegt weiterhin nicht vor. Die Vorgesetzten fordern weiterhin, dass die höherwertigen Tätigkeiten ausgeführt werden.

Meine Fragen:

1) Gibt es Vorschläge, wie man hier endlich zu einem Ergebnis kommt? Mein einziger Plan wäre bisher noch am Montag um die Personalabteilung unter Fristsetzung um Mitteilung betreffend Fortbestehens der Aufgabenübertragung anzuhauen, unter Aufforderung zeitnah sowohl mitzuteilen ob und falls ja wie lange die Aufgabenübertragung fortbestehen soll, des Weiteren zeitnah die entsprechende Zahlung der Zulage anzuweisen oder ersatzweise die Beendigung der Aufgabenübertragung zu bestätigen.

2) Besteht ein Recht darauf hier zumindest eine Absage einfordern zu können?

3) Ist eine Beurteilung auf Grundlage der E6 hier überhaupt noch verhältnismäßig, wenn der bisher ausführende die Tätigkeiten zum Zeitpunkt der Beurteilung bereits 6 Jahre ausgeführt hat?

Entschuldigung für die wall of text und danke für jeglichen Input.

[MoinMoin]

Was sagt der Personalrat und die Personalstelle zu diesem Vorgehen.
Was antwortet die Personalstelle auf dein Frage, was deine auszuübenden Tätigkeiten sind?
Was dein Vorgesetzter?
Was davon hast du schriftlich vorliegen?
Wenn 6/22 die Tätigkeiten von der Personalstelle dir übertragen wurden, dann kannst du auf die oder EG gleiche Tätigkeiten pochen.

So zumindest deute ich das Übertragen in dein Tätigkeitsprofil. Hast du das schriftlich?
Was steht im Geschäftsverteilungsplan? Seit wann?
Darüber habe ich hier und da nem Kollegen die Übertragung vordatieren können.

[GuMo]

Das ging schnell, danke für die schnelle Antwort vorab!

Was sagt der Personalrat und die Personalstelle zu diesem Vorgehen.

Der Personalrat ist zumindest im Bilde, winkt aber im Regelfall nur die Zulagen durch und hat bis dato ansonsten an keiner Stelle interveniert. Einzig mir bekannte Rückmeldung: Im Januar zeigten sich Mitglieder empört darüber wie es denn sein könne, dass jemand nach 6-7 Jahren Ausübung hier nur nach E6 beurteilt werden könne - Grundlage für diese überhaupt erfolgte Beurteilung war eine Entscheidung, die vom Personalrat vor 5 Jahren selbst gezeichnet wurde. Sie wissen also selbst scheinbar nicht, was sie tun wollen/sollen.

Was antwortet die Personalstelle auf dein Frage, was deine auszuübenden Tätigkeiten sind?

Bis dato nur der Verweis auf die vorübergehende Aufgabenübertragung und damit einhergehende Gewährung der Zulage auf Grund höherwertiger Tätigkeiten, auf Basis der 2022 selbst erstellten Aufstellung der damals anfallenden/von Vorgesetzten zugewiesenen Tätigkeiten. Eine Tätigkeitsdarstellung aus der vorherigen Zeit liegt mir nicht vor (ebenso allen anderen Kolleginnen und Kollegen die zeitgleich eingestellt wurden), die einzig bekannte dürfte noch dem Stand 2016/2017 entsprechen (u. a. Altsysteme genannt, die seit spätestens Anfang 2019 nicht mehr genutzt werden können weil offline).

Was dein Vorgesetzter?

Lt. Vorgesetztem sollen die Tätigkeiten im bisherigen Umfang (also die Tätigkeiten, die die vorübergehende Übertragung verursacht haben) weiter ausgeführt werden. Dies liegt schriftlich vor. Ebenso die Mitteilung der Personalstelle an die Vorgesetzten, dass die Aufgaben Stand 29.01.2026 für die folgenden 3 Monate weiter gewährt werden und ein Schreiben binnen 2 Wochen an den ausführenden erfolgen soll. Eine direkte Info an mich erfolgte nicht.

So zumindest deute ich das Übertragen in dein Tätigkeitsprofil. Hast du das schriftlich?

Das ist das Problem - wie beinahe alles in diesem Fall habe ich beinahe nichts schriftlich, mit Ausnahme der rückwirkenden Übertragung sowie der Bestätigung, dass die Tätigkeiten geprüft und von 01/22 bis maximal 01/26 vorübergehend übertragen sind und dass die Vorgesetzten eine weitere Ausübung fordern.

EDIT, weil ich den Punkt übersehen hatte:

Was steht im Geschäftsverteilungsplan? Seit wann?

Im Geschäftsverteilungsplan stehe ich nur als Team-Mitglied im entsprechenden Team, die Entgeltgruppe wird nicht erwähnt (zumindest nicht im via Intranet einsehbaren GVPl). Ein Kollege der zeitgleich "seine" Tätigkeiten prüfen hat lassen (die mit einer Abweichung 1 zu 1 deckungsgleich mit meinen sind) und im gleichen  Team sitzt, hat nun dauerhaft die E9a erhalten (es gab keine anderen Bewerber auf diese Stelle), also ließe sich vmtl. nur "meine" Entgeldgruppe daraus erahnen.

[MoinMoin]

Also es gibt eine Tätigkeitsbeschreibung und diese wurden dir auch (nachträglich) vorübergehend übertragen.
Befristet bis Januar 26

Diese Tätigkeiten wurde von dir seit 01/20 ausgeübt, allerdings ohne das die Personalstelle es dir offiziell übertragen hätte.
Freundlicherweise (obwohl sie es nicht gemusst hätten) haben sie dir dann in 8/25 rückwirkend ab 1/22 das Geld nach gezahlt. Aber abermals, ohne das du etwas schriftliches hast, was deine auszuübenden Tätigkeiten sind.
Wobei es da interessant wäre zu sehen, was da auf der Nachberechnung steht (Zulage oder nicht).

Seitdem sollst du offiziell diese Tätigkeiten vorübergehend ausüben. Personalamt informiert dich nicht darüber, dass dem so ist.

Die Frage ist, was willst du?
Ich sehe durchaus gute Chancen, dass du gegenüber deinem AG gerichtlich durchdrücken kannst, dass du dauerhaft diese Tätigkeiten der EG9a übertragen bekommen hast. Mindestens ab 1/22.
Dass das nicht hätte geschehen dürfen aufgrund interner Regeln  "Spitzbewerteter Dienstposten" ist arbeitsrechtlich irrelevant.
Und rückwirkend diese als nur vorübergehend zudeklarieren, dürfte auch auf schwachen Beinen stehen.
Dein Chef würde es doch freuen, der wäre also nicht sauer.

Daher zu 1.) Entweder direkt ein Rechtsverfahren angehen, sprich Eingruppierungsfeststellungsklage.

Oder dem Personalamt die Tätigkeiten schriftlich zu kommen lassen, sie darauf hinweisen, dass dies bisher deine auszuübenden Tätigkeiten waren und du bitte bis Ende des Monats von deinen AG die ein Bestätigung benötigst, dass dem auch weiterhin so ist, oder aber dass der AG dir deine auszuübenden Tätigkeiten mitteilen soll, da du ansonsten deine Arbeit einstellen musst. Und dir deine Arbeitszuweisung von einem vor dem ArbG einklagen müsstest.
Denn es kann ja nicht sein, dass der AG nicht weiß was deine Aufgaben sind. 

Und wenn da nichts kommt, dann machst du auch nichts, was nicht vom AG via PA bestätigt ist.

zu 2) nein, du hast kein Anrecht darauf das der AG dir erläutert wie und auf welchem Wege er seine Arbeit verteilt. Wenn der AG mein der andere ist jetzt derjenige der deinen bishereigen Job machen soll, dann steht ihm das zu. Weisungsbefugnis und so

zu 3) Wie der AG seine Beurteilungen bastelt ist auch nicht direkt gesetzlich geregelt.  Wenn allerdings deine letzte Beurteilung auf Basis der 9a Tätigkeiten erfolgte, dann sollte man da mit dem PA und dem PR diesen Sachverhalt deutlich machen und klären. Dass es eine 9a Beurteilung war.

[GuMo]

Freundlicherweise (obwohl sie es nicht gemusst hätten) haben sie dir dann in 8/25 rückwirkend ab 1/22 das Geld nach gezahlt. Aber abermals, ohne das du etwas schriftliches hast, was deine auszuübenden Tätigkeiten sind.
Wobei es da interessant wäre zu sehen, was da auf der Nachberechnung steht (Zulage oder nicht).

Entschuldige bitte, dass hätte ich evtl. anders formulieren müssen - mir wurde eine Zulage gewährt (steht auch so auf Nachberechnung/Abrechnung/etc.), auf Grundlage der 2022 angefertigten Stellenbeschreibung. Diese Tätigkeiten sollte ich entsprechend ab dann (also 2022) auch ausüben, da die Personalabteilung hier schriftlich von den Aufgaben erfuhr und dies Ausführung selbiger angewiesen wurde. Also das ist zumindest schriftlich vorhanden. Einzig, dass diese eine höhere Wertigkeit besitzen hat 3 Jahren der Prüfung bedurft.

Die Frage ist, was willst du?

Am liebsten die Zeit zurückdrehen und 2020 den Chef auffordern mir das schriftlich zu geben - das nur als Spaß am Rande (wie man in älteren Beiträgen ließt wünschen sich das wohl einige bei Eingruppierungsthemen/Aufgabenübertragungen, kommt man nur leider nur selten auf die Idee, das vor Berufseinstieg zu prüfen und rennt gutgläubig in solche Fälle).

Oder dem Personalamt die Tätigkeiten schriftlich zu kommen lassen, sie darauf hinweisen, dass dies bisher deine auszuübenden Tätigkeiten waren und du bitte bis Ende des Monats von deinen AG die ein Bestätigung benötigst, dass dem auch weiterhin so ist, oder aber dass der AG dir deine auszuübenden Tätigkeiten mitteilen soll, da du ansonsten deine Arbeit einstellen musst. Und dir deine Arbeitszuweisung von einem vor dem ArbG einklagen müsstest.
Denn es kann ja nicht sein, dass der AG nicht weiß was deine Aufgaben sind. 

Danke, das war ja grob ähnlich wie initial auch erwähnt so mein in Gedanken geplantes Vorgehen - da du hier eine ähnliche Richtung vorschlägst probier ich das mal und lass mich überraschen, ob hier überhaupt noch eine Rückmeldung erfolgt, ansonsten ab Anfang März wohl der Weg "nur ausführen, was auch offiziell und schriftlich bestätigt/dauerhaft übertragen wurde durch die Perso" (also hier Tätigkeiten entsprechend E6).

Abschließend: Danke für deine Hilfe, falls noch was kommen sollte erlaube ich mir hier nochmal kurz zu updaten, hilft ja evtl. zukünftig anderen Kolleginnen und Kollegen.