Abweichung von Bewerbungsverfahren

[BEAMTRIX]

Guten Tag,

gelegentlich reiche ich Bewerbungen auf die Stellenausschreibungen innerhalb des Bundesamtes ein, in dem ich beschäftigt bin, oder intern innerhalb der anderen Bundesämter.

Ich hatte wiederholt den Eindruck, dass die Ausschreibungen auf eine bestimmte Person abgestimmt waren, nachdem ich einige Rückmeldungen erhalten hatte.

Was hat zu diesem Eindruck geführt?

Eine Bewerbung wurde innerhalb weniger Stunden abgelehnt, wodurch die Bearbeitungszeit deutlich unterdurchschnittlich war. Viel geläufiger sind die Bearbeitungszeiten von Wochen, Monaten und sogar Jahren.
Auf meine Nachfrage diesbezüglich wurde mir kein Grund genannt und es wurde mir angeraten, mich auf eine andere Stelle zu bewerben.

Bei einer anderen Ausschreibung kam die Rückmeldung, dass die Ausschreibung zurückgezogen wurde. Im Nachhinein bekam ich auf Umwegen mit, dass die Stelle doch besetzt wurde. Diese Person wurde unserer Abteilung zu einem späteren Zeitpunkt sogar vorgestellt.

In diesem Fall habe ich von Nachfragen abgesehen, da diese im ungünstigsten Szenario eine Konfliktsituation mit dem Abteilungsleiter hätten hervorrufen können. Die Person des Abteilungsleiters stellte jedoch auch einen Grund dar, weshalb diese Ausschreibung für mich an Attraktivität verlor.
Dennoch stellte es ein (wiederholtes) Indiz dafür dar, dass von dem regulären Bewerbungsverfahren abgewichen wird.

Dennoch wäre es mir wichtig zu erfahren, ob es eine Regel für Transparenz gibt und ob es in der Personalabteilung generell möglich ist, nach der Anzahl der Bewerber und den Bewerbungsgesprächen in einem Bewerbungsverfahren zu fragen, ohne Schwierigkeiten zu schaffen.🥳

Ansonsten wäre ich an Ihren ähnlichen Erfahrungen interessiert und würde mich über Ihre Ratschläge freuen.

Vielen Dank.

[kittyka]

Dass Stellenangebote auf eine bestimmte Person bzw Personen zugeschnitten sind, erkennt man zB daran, dass Kenntnisse einer speziellen Software oder so vorausgesetzt werden, die für externe gar nicht geläufig sind.

Kurze Bewerbungsfristen sind auch ein Hinweis.

In Bewerbungsgesprächen merkt man das u.U auch. Aber nicht immer.
Es werden kaum Rückfragen gestellt,  nur schnell Fragen runtergebrochen. Und dann gleich die Absage am nächsten Tag oder so. Das könnte evtl auch ein Indiz sein.
So gesehen jedes alleine von sich muss noch nichts heißen. Nur in Kombination von mehreren kannst du davon ausgehen.

[Organisator]

Dennoch wäre es mir wichtig zu erfahren, ob es eine Regel für Transparenz gibt und ob es in der Personalabteilung generell möglich ist, nach der Anzahl der Bewerber und den Bewerbungsgesprächen in einem Bewerbungsverfahren zu fragen, ohne Schwierigkeiten zu schaffen.🥳

Als unterlegener Bewerber kannst du Einsicht in die Auswahldokumentation verlangen.

[Rowhin]

Als unterlegener Bewerber kannst du Einsicht in die Auswahldokumentation verlangen.

Jup. Denn: der Transparenz bei Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst kommt eine besondere Bedeutung zu. Stellenbesetzungen stehen hier unter dem Grundsatz der Bestenauslese nach Art. 33 Abs. 2 GG. Danach müssen öffentliche Ämter grundsätzlich nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vergeben werden. Bewerbungsverfahren sollen deshalb nachvollziehbar und anhand sachlicher Kriterien durchgeführt werden.

Vor diesem Hintergrund ist es aus meiner Sicht vollkommen legitim, Fragen zum Ablauf eines Auswahlverfahrens zu stellen. Dies sollte grundsätzlich nicht als problematisch oder konfliktträchtig angesehen werden. (Wird es aber, seien wir mal ehrlich, ab und zu dennoch. Alles nur Menschen.)

Insbesondere kannst du in der Regel nachfragen,

• ob das Auswahlverfahren abgeschlossen wurde,
• ob die Stelle tatsächlich besetzt oder das Verfahren eingestellt wurde,
• nach welchen allgemeinen Kriterien die Auswahl erfolgte,
• ob deine Bewerbung aus formalen oder fachlichen Gründen nicht weiter berücksichtigt wurde,
• und welche Möglichkeiten bestehen, nähere Informationen zum Verfahren zu erhalten.

Der Vollständigkeit halber: Darüber hinaus kannst du dich grundsätzlich auf dein datenschutzrechtliches Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO berufen. Dieses gibt dir das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über dich im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitet wurden. Ein Anspruch auf Offenlegung der Daten anderer Bewerber oder sämtlicher interner Auswahlüberlegungen ergibt sich daraus allerdings regelmäßig nicht.

Die Frage nach der Anzahl der eingegangenen Bewerbungen oder der geführten Vorstellungsgespräche erscheint demgegenüber grundsätzlich unproblematisch, da hierbei üblicherweise keine personenbezogenen Daten anderer Bewerber offengelegt werden. Ob die Personalstelle entsprechende Informationen herausgibt, hängt letztlich von den jeweiligen Regelungen und der Verwaltungspraxis der Behörde ab (und teils der Frage, wieviel Kaffee der Sachbearbeiter an dem Tag schon hatte). Fragen darfst du danach jedoch selbstverständlich.

Solltest du wiederholt den Eindruck gewinnen, dass Ausschreibungen nicht ergebnisoffen durchgeführt werden oder dass Verfahrensangaben den tatsächlichen Abläufen widersprechen, kann es sinnvoll sein, den Personalrat oder gegebenenfalls weitere im Haus zuständige Stellen einzubeziehen, sofern vorhanden und kompetent. Diese können häufig erläutern, welche Verfahrensregeln gelten und in welchem Umfang Auswahlentscheidungen dokumentiert und überprüfbar sein müssen.

[D-x]

Als unterlegener Bewerber kannst du Einsicht in die Auswahldokumentation verlangen.

Jup. Denn: der Transparenz bei Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst kommt eine besondere Bedeutung zu.

Ich habe hierzu kurz recherchiert, aber noch keinen vollen Überblick.
Gilt das sowohl im Tarifbeschäftigten- als auch im Beamtenbereich? Als interner und auch als externer Bewerber? Ist die maßgebliche Rechtsnorm ausschließlich der Art. 33 Abs. 2 GG?
Kann der Bewerber selbst die Einsicht in die Unterlagen verlangen, oder nur via Anwalt bzw. sogar durch Klage?
Eine Website schrieb, dass ggf. direkt Kopien verlangt werden sollten für ein eventuelles Verfahren. Was darf man denn da erwarten, auch in Hinsicht auf Datenschutz? Nur den Auswahlvermerk? Auch die eingereichten Unterlagen der Bewerber? Ich bin überrascht.
Bei Haufe war ein nicht näher genanntes BAG-Urteil genannt, hat da jemand Aktenzeichen oder Link zur Hand?

Kann jemand aus der Praxis berichten, wie oft das vorkommt?

[Rowhin]

Gilt das sowohl im Tarifbeschäftigten- als auch im Beamtenbereich?

Ja, der Grundsatz gilt für beide Gruppen. Nach ständiger Rechtsprechung umfasst der Begriff des ,,öffentlichen Amtes" auch Stellen, die öffentliche Arbeitgeber mit Arbeitnehmern (Tarifbeschäftigten) besetzen wollen. Daher haben auch Tarifbeschäftigte einen Bewerbungsverfahrensanspruch. Siehe bspw. hier.

Als interner und auch als externer Bewerber?

Der Bewerbungsverfahrensanspruch schützt dabei sowohl interne als auch externe Bewerber. Maßgeblich ist grundsätzlich die chancengleiche Teilnahme am Auswahlverfahren nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

Ist die maßgebliche Rechtsnorm ausschließlich der Art. 33 Abs. 2 GG?

Nicht ausschließlich, aber vorrangig (Caveat: ich bin kein Jurist). Aber m.W.n. können hier, je nach Fall, weitere Vorschriften berührt sein, wie bspw.:

• Das Bundesbeamtengesetz (bei Bundesbeamten),
• tarifrechtliche Regelungen,
• Verfahrens- und Akteneinsichtsrechte nach dem Verwaltungsrecht,
• Datenschutzrecht (insbesondere DSGVO),
• gegebenenfalls AGG-Vorschriften bei behaupteter Benachteiligung.

Kann der Bewerber selbst die Einsicht in die Unterlagen verlangen, oder nur via Anwalt bzw. sogar durch Klage?

Grundsätzlich kann der Bewerber dies selbst tun.

Eine Website schrieb, dass ggf. direkt Kopien verlangt werden sollten für ein eventuelles Verfahren. Was darf man denn da erwarten, auch in Hinsicht auf Datenschutz? Nur den Auswahlvermerk? Auch die eingereichten Unterlagen der Bewerber? Ich bin überrascht.

Hier wirds es interessant. Den Auswahlvermerk oder die wesentlichen Dokumente, die die Auswahlentscheidung nachvollziehbar machen, dürfte derjenige Teil sein, an dem der unterlegene Bewerber das stärkste berechtigte Interesse hat. Gerade die Gerichte prüfen bei Konkurrentenstreitigkeiten regelmäßig, ob die Auswahlentscheidung ordnungsgemäß dokumentiert wurde. In zahlreichen Entscheidungen spielt der Auswahlvermerk eine zentrale Rolle.

Die Bewerbungsunterlagen anderer Bewerberinnen und Bewerber dürften in den wenigsten Fällen herausgegeben werden, da hier Rechte Dritter berührt werden, Datenschutz, etc. pp. Wenn überhaupt, wird man die nur großteils geschwärzt einsehen können.

Die generelle Empfehlung, sofort Kopien zu verlangen, ist nachvollziehbar - wird eine Stelle erst einmal besetzt, können bestimmte Rechtsschutzmöglichkeiten erheblich erschwert werden. Deshalb empfehlen viele Fachanwälte, möglichst früh die entscheidungserheblichen Unterlagen anzufordern.

Bei Haufe war ein nicht näher genanntes BAG-Urteil genannt, hat da jemand Aktenzeichen oder Link zur Hand?

Das können viele sein. Ist ein beliebtes Thema für Rechtsstreite. Evtl. das oben, oder auch dies hier.

Im Endeffekt: für den hier geschilderten Fall wäre vermutlich weniger die Frage nach den kompletten Bewerbungsunterlagen anderer Personen interessant als vielmehr die Frage, ob ein dokumentierter Auswahlvermerk existiert, wie viele Bewerbungen eingingen, ob überhaupt Auswahlgespräche geführt wurden und auf welcher Grundlage das Verfahren beendet bzw. die Stelle besetzt wurde. Das sind typischerweise die Informationen, aus denen sich bereits erkennen lässt, ob ein Verfahren nachvollziehbar dokumentiert wurde.
 

[Vollstrecker]

Jaja, die Stellenanzeigen, wo das Wasserzeichen schon unübersehbar ist. Aber man muss halt die Form wahren.