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Beamte und Soldaten => Beamte der Länder und Kommunen => Thema gestartet von: daani123 am 30.09.2022 10:03
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Hallo zusammen,
die Vorleistung bei Arztrechnungen etc. und die erst spätere Erstattung durch die Beihilfestelle und der Krankenkasse mit all dem Schriftverkehr erfordert ja etwas Ordnung.
Wie behaltet Ihr da den Überblick?
Wie habt ihr euch organisiert bzw. habt ihr eine Ordnerstruktur und falls ja wie ist diese?
Bin dabei eine Struktur erstmalig anzulegen.
Danke + VG Daniel
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Ich scanne die Rechnungen ein, wenn sie kommen. Dann werden sie wie folgt abgelegt:
-2021 (Beispiel)
- Beihilfe
- eingereicht
- offen
-PKV
- eingereicht
- offen
Wenn sie eingereicht wurden, werden sie eben entsprechend verschoben.
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Eine durchaus interessante Frage. Da meine Frau ebenfalls beihilfeberechtigt ist und unsere Kinder somit in der PKV sind, haben wir uns für eine Mappe entschieden. Als Deckblatt kommt eine Tabelle mit (Rechnung / Beihilfe / PKV / Überwiesen / Fertig). Bsp. Rechnung - Augenarzt Mann am 01.02.22 267,78 EUR / Beheilfe Mann 03.02.22 / PKV Mann 03.02.22 / Überwiesen Mann am 08.02.22 / Fertig X. Deutlich wird es bei den Kindern.
Rechnung Kinderarzt K1 156,98 EUR am 01.02.22 / Beihilfe Frau 03.02.22 / PKV Mann 04.02.22 / Überwiesen 156,98 Mann 04.02.22, von Frau 31,40 am 13.02.22/ Fertig X.
Wird bei Fertig, also es ist alles bezahlt und alles Geld wurde von Beihilfe und PKV und Partnern überwiesen, ein Haken gemacht, werden die Unterlagen eingescannt und in das Archiv verbannt. Eingereicht wird via App digital bei Beihilfe und PKV. Da die Kinder in der PKV über mich laufen und in der Beihilfe über meine Frau, wäre es mit einer Ordnerablage sehr verzwickt. So werden die Termine zu den (Be)Zahlungen eingetragen und mit Namen versehen. Ist die Tabelle dann voll, wird ein neues Deckblatt ausgedruckt und auf die Mappe geklebt. Das System mag antiqiert wirken, ist für uns aber bisher die effektivste Möglichkeit den Überblick zu behalten und vorallem mal spontan Änderungen vorzunehmen.
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Habe auch das Deckblatt-System.
Jede Rechnung wird eingetragen. Dann Bezahlt (terminiert), eingereicht und die Leistungsabrechnungen und Beihilfebescheide landen in einer Mappe, die Arztrechnungen in einer anderen.
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Umständlich und zeitraubend. Und analog. Beh. Die Lösung nennt sich Beihilfe-Software. Der Papiermüll wird einfach nur abgeheftet.
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Nö ist schneller weil man keinen Medienbruch hat.
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Ich habe auch so eine Art Deckblatt-Tabellen-System. Dazu drucke ich einen Vorrat leerer Tabellen mit Spalten für Art der Rechnung, Betrag, Datum der Einreichung bei Beihilfe und PKV und Erstattung. Die Tabellenblätter stecken zusammen mit bezahlten, aber noch nicht eingereichten Rechnungen in einer Klarsichthülle. Die Bezahlung der Rechnung vermerke ich nicht in der Tabelle, sondern per Post-It auf der jeweiligen Rechnung. Bei der Beihilfe mache ich etwa einmal im Jahr (Antragsfrist sind 24 Monate) eine Einreichung per App, bei der PKV wegen des geringeren Erstattungsanteils in größeren Abständen. Leider kann die Beihilfe-App nur 20 Dokumente auf einmal verarbeiten, so dass ich gerne mal drei App-Anträge auf einmal stellen muss. Die eingereichten Rechnungen werden in einem Leitz-Ordner abgeheftet, wo auch die Bescheide von Beihilfe und PKV reinkommen. Was älter als drei Jahre ist, wird geschreddert.
Das System ist für mich sehr effizient, weil ich nur einmal im Jahr (vorzugsweise im Sommer auf der Terrasse ;)) mit dem Stapel Rechnungen eine große Scan- und Antrags-Aktion mache, was insbesondere bei Rechnungen mit QR-Code enorm schnell geht. Dafür muss ich aber unter Umständen mit einigen Tausend Euro für mehrere Monate in Vorleistung gehen, das kann vermutlich nicht jede/r.
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Nö ist schneller weil man keinen Medienbruch hat.
Vom Einzelfall abhängig. Ich habe 3 Personen, davon 2 in einer anderen PKV in der Beihilfeberechtigung. Würde ich das alles auf Papier nachhalten müssen, hätte ich den halben Arbeitstag damit zu tun. Zumal die Rechnungen sowohl bei der Beihilfe als auch den PKV ohnehin digitalisiert werden. Das Papier wird also nur noch abgeheftet, könnte aber auch direkt in den Müll da es keinen Mehrwert mehr bietet. Im übrigen geht es nicht primär um Schnelligkeit, sondern auch den Überblick über den Status diverser Anträge und Rechnungen zu haben. Auch im Sinne einer BRE, Fälligkeit usw. Antrag und Rechnung haben durchaus mehrere Status, nicht nur offen und bezahlt.
Software > Papier. Aber es soll ja auch noch Beamte geben die auf Papierakten schwören. Sind halt Dinosaurier und teilen alsbald deren Schicksal.
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Bis die Software offen ist, habe ich Datum Arzt und Betrag schon hingesudelt. :)
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...bei läuft alles über die APPs der Beihilfe und PKV...jede Rechnung etc. wird sofort darüber eigescannt und parallel als Terminüberweisung (plus 30 Tage) über Online-Banking "überwiesen"...
...in den APPs kann man sehen, was dort offen oder erledigt ist...
...Papier behalte ich nur bei größeren Sachen (z.B. Brille wegen Garantie oder für die Steuer)...
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Ich habe mir einen Stempel anfertigen lassen:
eingereicht:
bezahlt:
Beihilfe:
PKV:
Der kommt auf jede Rechnung nach Eingang und ich setze dann handschriftlich das jeweilige Datum hinter den Doppelpunkt.
Bezahlt wird meist direkt, Datum rein. Wird der Stapel dicker (oder waren hohe Summen dabei), reiche ich via App bei der Beihilfe ein, Datum rein.
Kommt der Bescheid, prüfe ich die Summe und trage hinter "Beihilfe" das Datum ein. Wurde gekürzt, prüfe ich kurz, ob da ein offensichtlicher Fehler vorliegt und lege ggf. Widerspruch ein.
Am Ende des Jahres sortiere ich dann einmal nach versicherter Person und prüfe, ob Erstattung > BRE. Sollte die Erstattung höher ausfallen, wird bei der PKV eingereicht und bei Erstattung ebenfalls das Datum reingeschrieben. Ansonsten schreibe ich schlicht "BRE" in das Feld.
In diesem Zuge werden dann auch Beihilfe-Bescheide, in denen gekürzt wurde, mit eingereicht (Beihilfe-Ergänzungs-Tarif).
Das Papier landet dann abschließend in Hängeordnern.
Ich sehe den Vorteil bei diesem System im vergleichsweise geringen Aufwand. Ich muss weder handschriftlich, noch am PC ellenlang irgendwelchen Informationen rausschreiben/Dateien benennen und sehe direkt an einem fehlenden Datum, dass irgendein Bearbeitungsschritt aussteht.
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Umständlich und zeitraubend. Und analog. Beh. Die Lösung nennt sich Beihilfe-Software. Der Papiermüll wird einfach nur abgeheftet.
Das ist (fast) richtig, denn ich sagte es ist für mich die effektivste Methode, möglicherweise nicht für dich oder andere. Hingegen bin ich offen für Vorschläge, welche Software denn das konkret abbilden kann.
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Ey, versteht mich nicht falsch. Ihr könnt das machen wie ihr wollt, gern auch auf Papier. Ist halt voll 80er. Und nur weil einigen die Fantasie durchzugehen scheint, was man angeblich am PC alles haben "müsste", heißt das noch lange nicht, dass dieser Aufwand tatsächlich existiert. Bei mir existiert er nämlich nicht. Und ich habe in der Software trotzdem immer und direkt den Überblick welche Rechnung in welchem Status, bzw. was davon wo abgerechnet wurde oder nicht. Das kann kein Mensch mit einem Papierordner von sich behaupten, denn dazu müsste er den ganzen Ordner ausheften und die Seiten nebeneinander legen (Stichwort Übersicht). Und ich hab auch keinen Bock am Ende eines Jahres den Order nach Stempeln o. Ä. abzusuchen, um zu schauen was evtl irgendwo noch für eine BRE in Frage kommt. Aber soll halt jeder machen. Ich hab Kinder und meine Lebenszeit ist mir zu schade für so einen Schwachsinn. Und dieses Mal frei nach Kimbotroll: Namaste und viel Spaß weiterhin beim Stempeln und Seiten sortieren.
Eine Softwareempfehlung kann ich hier nicht geben, da ich nicht weiß, ob das unter unerlaubte Werbung fällt. Man kann mir aber gerne eine PN schicken. Es gibt auch nicht nur 1 Softwareprodukt, ich hab für mich aber eines gefunden welches vor allem meine primäre Anforderung erfüllt immer und jederzeit im Überblick zu haben und damit bin ich sehr zufrieden, weil es wie gesagt Lebenszeit freigibt, die ich sonst in Papier stempeln investieren müsste.
Und Mitbürger die behaupten sie seien mit Papier schneller, rennen wahrscheinlich auch noch mit Papieranträgen und Briefmarke zur Post. Aber hey, Hauptsache kein Medienbruch.
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Ich habe mir einen Stempel anfertigen lassen:
eingereicht:
bezahlt:
Beihilfe:
PKV:
Der kommt auf jede Rechnung nach Eingang und ich setze dann handschriftlich das jeweilige Datum hinter den Doppelpunkt.
...habe gar nicht gewusst dass man heute noch irgendwo Stempel anfertigen lassen kann... 8)
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Und ich habe in der Software trotzdem immer und direkt den Überblick welche Rechnung in welchem Status, bzw. was davon wo abgerechnet wurde oder nicht.
Auch wenn dich mein Stempel scheinbar ziemlich aufgeregt hat, darf ich hoffentlich eine interessierte Frage stellen ;-)
Wie bekommst du die Daten in deine Software? Ich kann mir vorstellen, dass es bei einigen PKVen und Verrechnungsstellen entsprechende Schnittstellen gibt, aber die Beihilfe und Behandler, die selbst abrechnen, bieten das wohl eher nicht.
Vielleicht bist du so nett und schilderst einmal dein Vorgehen bei der Verwendung der Software. Also welche Schritte deinerseits nötig sind, um die - zugegeben - sicherlich sehr gute Übersicht zu erzeugen.
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Und wie macht ihr das bei euren Systemen für die Fälle - Beihilfe / PKV lehnen etwas ab; Beihilfeergänzungstarif u.ä. ?
Ich schreibe mir einfach alles auf die Briefumschläge und mache Stapel :D Bezahlt wird meist erst, wenn ich auch eine Erstattung habe (zumindest bei größeren Posten)
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Ich scanne alles, die Rechnungen versauern unsortiert in einem Ordner (keine Ahnung wie die Aufbewahrungsfrist ist).
Ich tracke nur Datum, Betrag und Person in Excel, und reiche regelmäßig direkt bei der Beihilfe ein (alle paar Wochen). Wir sind noch am Anfang, aber ich schätze, dass es erstmal nur so 30-40 Posten pro Jahr sind (3 Kinder), also kein großer Aufwand.
Bei der PKV reiche ich erst gegen Jahresende ein (wenn überhaupt), oder wenn es klar ist, dass sich die BRE nicht lohnen wird.
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Hallo zusammen,
die Vorleistung bei Arztrechnungen etc. und die erst spätere Erstattung durch die Beihilfestelle und der Krankenkasse mit all dem Schriftverkehr erfordert ja etwas Ordnung.
Wie behaltet Ihr da den Überblick?
Wie habt ihr euch organisiert bzw. habt ihr eine Ordnerstruktur und falls ja wie ist diese?
Bin dabei eine Struktur erstmalig anzulegen.
Danke + VG Daniel
Rechnung bekommen, einreichen, vergessen. Erstattung da: mit Rechnung vergleichen, bezahlen. Rechnung wegschmeißen.
Bei Differenz zwischen Erstattung und Rechnung: zusätzliche Mail an den Arzt, warum weniger gezahlt wurde.
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Früher oder heute noch in manchen Ländern gab es eine Pflicht, höhere Rechnungen 3 Jahre aufzubewahren.
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Früher oder heute noch in manchen Ländern gab es eine Pflicht, höhere Rechnungen 3 Jahre aufzubewahren.
Und wann und wofür wurde das jemals gebraucht?
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Früher oder heute noch in manchen Ländern gab es eine Pflicht, höhere Rechnungen 3 Jahre aufzubewahren.
Und wann und wofür wurde das jemals gebraucht?
https://lbv.landbw.de/-/aufbewahrungsdauer
Ist eben die Pflicht, bei anderen Bundesländern wird nach Betrag unterschieden und bis zu 3 Jahre. Sage es nur.
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Und wie macht ihr das bei euren Systemen für die Fälle - Beihilfe / PKV lehnen etwas ab; Beihilfeergänzungstarif u.ä. ?
Wenn die Beihilfe etwas nicht zahlt, gehts an die PKV (Ergänzungstarif). Wenn die PKV etwas nicht zahlen würde (noch nie vorgekommen), würde ich mir in Abhängigkeit von der Summe überlegen, ob sich der Aufwand lohnt.
Falls die Antwort "ja" lautet, ist das ab diesem Zeitpunkt ein ebensolcher "Fall" auf meinem Schreibtisch, wie z.B. die Reklamation eines teuren Produktes, oder eine übersetzte Handwerkerrechnung und bedarf - ebenso wie diese - keines gesonderten Ordnungssystems (mehr).
Ich scanne alles, die Rechnungen versauern unsortiert in einem Ordner (keine Ahnung wie die Aufbewahrungsfrist ist).
Auf u.a. dieses Problem zielte meine Frage @xap. Wenn ich einscanne, muss ich die Dateien entsprechen benennen, andernfalls habe ich tatsächlich sogar weniger Übersicht als bei einem Stapel aus Papier.
Wenn du dir die Arbeit mit den Dateinamen aber nicht machst und auch nicht vorhast deinen Erben ein zeitgeschichtliches Dokument zu hinterlassen, wozu dann überhaupt erst einscannen? Zumal, zumindest bei uns, die Rechnungen beim Einreichen in der jeweiligen App ohnehin gespeichert werden.
Ich tracke nur Datum, Betrag und Person in Excel, und reiche regelmäßig direkt bei der Beihilfe ein (alle paar Wochen). Wir sind noch am Anfang, aber ich schätze, dass es erstmal nur so 30-40 Posten pro Jahr sind (3 Kinder), also kein großer Aufwand.
Bei uns sinds ebenfalls 5 Personen und ich stimme dir bzgl. des Aufkommens zu (eher weniger). Ich habe das anfangs auch mit Excel gemacht und mir ne aufwändige Tabelle gebastelt, dann aber relativ schnell festgestellt, dass die ganzen Daten im Grunde völlig obsolet sind, weil sich die Beihilfe ja bereits die Mühe macht das entsprechend detailliert aufzubereiten.
Ich muss mit dem Bescheid in der Hand bloß die paar aktuellen Rechnungen aufaddieren (das reicht eigentlich sogar überschlägig im Kopf, da bloße Plausibilitätsprüfung um menschliches Versagen auszuschließen) und mit der Rechnungsbetrag-Summe unten im Bescheid abgleichen.
Den Rest macht deren Software und dementsprechend reicht es kurz zu gucken, ob die weiteren Summen unten bei "Betrag" und "Höchstbetrag" identisch sind (andernfalls wurde gekürzt und ich lese doch noch den Textteil des Bescheides ;-)).
Im Anschluss lege ich die Rechnungen nach Personen getrennt ab, addiere die am Ende des Jahres auf und berechne die PKV-Erstattung. Wenn die größer ausfällt, als die BRE, kommt ein post-it mit den beiden gerade ermittelten Zahlen auf den jeweiligen Stapel und wird mit Erhalt der Leistungsabrechnung abgeglichen.
Ich vermag nicht zu erkennen, welchen Mehrwert die gesonderte "Übersicht" in einer Tabelle/Software für den "Otto-Normal-Beamten" mit <50 Rechnungen p.a. bietet (abgesehen vom guten Gefühl, sein Leben im Griff zu haben :-D) ?
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Meine Software bietet die Möglichkeit Scans an Aufwendungen/Vorgänge zu hängen (meine ich). Ich verwende die Funktion nicht, weil ich die Rechnungen nicht scanne. Allerdings ginge das auch mittels Dokunentenscanner, das Problem der Benennung bleibt ein manueller Schritt. Die Übernahme der Werte in die Software erfolgt ebenfalls manuell, hier hätte ich mir ein Automatismus gewünscht. Ich glaube aber es gab sogar ein Produkt was OCR beherrschte, bin mir aber nicht mehr sicher. Der für mich wichtigste Punkt (Muss Kriterium) war eine gute Übersicht über alle Rechnungen und ihren Status zu haben, das hat die Software gut erfüllt. Ich muss die Rechnungen nicht digitalisieren, so wichtig sind diese mir nicht. Wenn es wirklich Unklarheiten gibt, schlage ich nach. Die Übersicht ist mir aus dem wiederkehrenden Abrechnen aber wichtig, weil ich mehrere Kinder habe, mit eigenen BRE Grenzen und Beihilfe auch erst ab 200€ einreichen kann. Da verliert man schon mal den Überblick, vor allem dann wenn man versehentlich im Jahr Xyz die nur eine existente Rechnung für Kind 1 bei der PKV eingereicht hat und sich die BRE in Luft auflöst. Klar kann man sich pro Person wieder eigene Bereiche im Ordner schaffen, aber das wiederum ist mir auch zu aufwendig. In der Software setze ich einfach einen Personenfilter. Es gibt auch umfangreiche Berichte wenn man möchte. Vielleicht würde das auch ein gut gemachtes Excel erledigen, ich war aber zu faul das selbst umzusetzen und wollte den Entwickler auch honorieren. Die Lizenzkosten sind sehr überschaubar und er entwickelt die Software auf Feedback der Nutzer weiter.