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Allgemeines und Sonstiges => allgemeine Diskussion => Thema gestartet von: SteBe am 28.05.2025 14:12
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Hallo zusammen,
hier sind gerade PR, IT, Datenschutz und noch zwei andere Stelle konstruktiv im Austausch, was dienstliche E-Mails angeht und diesbezüglich insbesondere in dem Fall, wenn ein Mitarbeiter erkrankt ist und länger weg ist. Darf man dann an sein dienstliches E-Mail-Postfach?
Alle haben recherchiert, die Meinungen sind dazu auch, oh Wunder, verschieden. Ohne zu sagen, wer was meint, hier mal ein paar Aussagen:
- Das dienstliche E-Mail-Postfach kann so behandelt werden wie Dienstpost, es darf also für Vorgesetzte geöffnet werden, die sich dann einen Überblick verschaffen können, ob was wichtiges drin ist.
- Das dienstliche E-Mail-Postfach ist, durch den Namen, ein persönliches Postfach und darf auf gar keinen Fall geöffnet werden. Es würde dem schon gleichkommen, als würde man einen Spind, Schrank oder eine Schublade eines Mitarbeiters öffnen.
- Man hat nur das Recht, bei einem länger erkrankten Mitarbeiter eine automatische Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails einzustellen.
- Man macht gar nix, der E-Mail-Schreiber wird schon merken, dass keine Reaktion auf seine E-Mail kommt und sich dann auf einen anderen Weg melden.
- Man kann davon ausgehen, dass der erkrankte Mitarbeiter nicht im Koma liegt, daher sollte man persönlich zu ihm Kontakt aufnehmen und darum bitten, dass er eine Abwesenheitsnotiz oder ggf. auch eine Weiterleitung einrichtet.
Habt Ihr Erfahrungen damit? Wie ist es bei Euch? Danke für den Austausch.
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Hallo zusammen,
hier sind gerade PR, IT, Datenschutz und noch zwei andere Stelle konstruktiv im Austausch, was dienstliche E-Mails angeht und diesbezüglich insbesondere in dem Fall, wenn ein Mitarbeiter erkrankt ist und länger weg ist. Darf man dann an sein dienstliches E-Mail-Postfach?
Alle haben recherchiert, die Meinungen sind dazu auch, oh Wunder, verschieden. Ohne zu sagen, wer was meint, hier mal ein paar Aussagen:
- Das dienstliche E-Mail-Postfach kann so behandelt werden wie Dienstpost, es darf also für Vorgesetzte geöffnet werden, die sich dann einen Überblick verschaffen können, ob was wichtiges drin ist.
- Das dienstliche E-Mail-Postfach ist, durch den Namen, ein persönliches Postfach und darf auf gar keinen Fall geöffnet werden. Es würde dem schon gleichkommen, als würde man einen Spind, Schrank oder eine Schublade eines Mitarbeiters öffnen.
- Man hat nur das Recht, bei einem länger erkrankten Mitarbeiter eine automatische Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails einzustellen.
- Man macht gar nix, der E-Mail-Schreiber wird schon merken, dass keine Reaktion auf seine E-Mail kommt und sich dann auf einen anderen Weg melden.
- Man kann davon ausgehen, dass der erkrankte Mitarbeiter nicht im Koma liegt, daher sollte man persönlich zu ihm Kontakt aufnehmen und darum bitten, dass er eine Abwesenheitsnotiz oder ggf. auch eine Weiterleitung einrichtet.
Habt Ihr Erfahrungen damit? Wie ist es bei Euch? Danke für den Austausch.
ersteres ist grundsätzlich der rechtlich zulässige Fall. Eine Einschränkung kann es geben, wenn die dienstliche Email z.B. durch eine Dienstvereinbarung auch für private Zwecke genutzt werden darf. Dann ergeben sich die Zugriffsrechte der Dienststelle aus der Dienstvereinbarung.
Unkritisch und auch zweckmäßig ist die Einrichtung eines Abwesenenheitsassis durch Dritte.
Das Einfordern an den Erkrankten, selbst eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen, dürfte regelmäßig daran scheitern, dann man ihn rechlich nicht dazu verpflichten kann.
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Als Datenschutzbeauftragter meiner Dienststelle rate ich dringend dazu, dem Ratschlag des betreffenden Datenschutzbeauftragten zu folgen!
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Als Datenschutzbeauftragter meiner Dienststelle rate ich dringend dazu, dem Ratschlag des betreffenden Datenschutzbeauftragten zu folgen!
Welche personenbezogenen Daten, die keinen dienstlichen Zusammenhang haben, könnten denn in einem ausschließlich dienstlich genutzten Emailpostfach schlummern?
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Hallo,
Genau diesen Fall haben wir hinter uns. Eine Kollegin ist längerfristig erkrankt und mittlerweile auch ausgesteuert.
Da auch private E-Mails sei es von Kollegen oder externen Stellen eingehen kann, haben wir nach langem Hin und her, die Unterschrift der betreffenden Person eingefordert, das Postfach durch die IT an unsere Chefin freizugeben. Das hat auch geklappt.
wie der Fall aussieht, wenn die Person sich weigert, kann ich hier leider nicht schildern.
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Bei uns gibts dafür eine eigene Geschäftsanweisung aus der Federführung des DSB. PR und ISB haben zugestimmt. Kurzfassung: Protokollierter Zugriff unter Beisein entweder eines PR-Mitglieds oder wenn dieser verzichtet eines DSB-Mitarbeiters. Einrichtung Abwesenheitsassistenten.
Es geht um Mails der Personalvertretung, eingehende Mails mit privatem Bezug (darauf hat der Accountinhaber ja keinen Einfluss auch wenn priv. Nutzung untersagt ist), Whistleblowerschutz, Korruptionsbeauftragtem usw. Das geht die Beschöftigungsdienststelle u. U. nichts an. Auf eine DV hat der PR verzichtet, da die GA die PR-Anforderungen erfüllt.
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Sollte die GSG9 auch bei der Änderung am E-Mail Konto anwesend sein? :o ;)
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Man kann davon ausgehen, dass der erkrankte Mitarbeiter nicht im Koma lieg
Grundsätzlich?
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Welche personenbezogenen Daten, die keinen dienstlichen Zusammenhang haben, könnten denn in einem ausschließlich dienstlich genutzten Emailpostfach schlummern?
Gegenfrage:
Was spielt es für eine Rolle, ob vorhandene PersDat dienstlicher oder privater Natur sind? Sie befinden sich auf dienstlicher IT-Infrastruktur.
Ich gebe Ihnen die Antwort: Keine!
Betreffender Mitarbeiter könnte PersRat(-Mitglied) sein und entsprechende Mails bekommen.
...könnte einen Beschwerdevorgang, sich selbst oder andere betreffend, bearbeiten...
Kurzfazit:
Es ist egal welcher Art die PersDat sind.
Ich habe NICHT behauptet, dass ein Zugriff nicht möglich wäre, sondern auf den Datenschützer zu hören.
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Ein Thread, der Deutschland, wirklich gut beschreibt...
Es ist ein dienstliches Postfach.. Wenn ich da privaten Kram drin mache, dann ist das mein persönliches Risiko, wenn ich es nicht umgehend lösche/verschlüssele..
Wenn ich über den Chef oder Kollegen herziehen will, kann ich auch meine private Mail benutze..
Kann doch nicht sein, dass dienstliche Belange da nicht höher liegen als der persönliche Datenschutz.
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Auf dienstliche Mails muss auch im längeren oder ungeplanten Abwesenheitsall zugegriffen werden können.
Allerdings kann es auch bei explizitem Ausschluss rein privater Korrespondenz per DA/DV sensible Daten geben.
Beispiele:
- interne Bewerbungen - oftmals explizit per E-Mail gefordert
- Beschwerden beim nächsthöheren Vorgesetzen
- Kommunikation mit
- -Personalabteilung
- -Personalrat/JAV
- -Schwerbehindertenvertretung
- -Gleichstellungsbeauftragter
Die Variante der Zugriffnahme im Beisein von PR und/oder DSB scheint mir vor diesem Hintergrund verhältnismäßig zu sein.
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Auf dienstliche Mails muss auch im längeren oder ungeplanten Abwesenheitsall zugegriffen werden können.
Allerdings kann es auch bei explizitem Ausschluss rein privater Korrespondenz per DA/DV sensible Daten geben.
Beispiele:
- interne Bewerbungen - oftmals explizit per E-Mail gefordert
- Beschwerden beim nächsthöheren Vorgesetzen
- Kommunikation mit
- -Personalabteilung
- -Personalrat/JAV
- -Schwerbehindertenvertretung
- -Gleichstellungsbeauftragter
Die Variante der Zugriffnahme im Beisein von PR und/oder DSB scheint mir vor diesem Hintergrund verhältnismäßig zu sein.
Genau das.
Es ist wie das öffnen der Schreibtischschubladen oder des Büroschranks.
Mit PR/DSB dabei und sofern keine Gefahr in Verzug Mitteilung an AN.
Sofern der AG ein Interesse an den Mails begründen kann.
Z.B. Eingang geschäftskritischer Unterlagen
Wenn der AN nur ein normale Sachbearbeiter ist der keine dienstlich relevanten Einzelnachrichten empfängt dann sieht es anders aus.
Und wer meint das dienstliche Mailpostfach hat nur dienstlichen Inhalt der nicht schützenswert ist, der sollte nochmal scharf nachdenken.
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Ich habe es schon erlebt, dass ein Mitarbeiter während seines Kurzurlaubes einfach umgesetzt worden ist. Formal alles okay, aber der Chef ließ auch den Schreibtischinhalt (inkl. schutzwürdiger Korrespondenz) in eine Kiste legen und die Kiste dann dem Kollegen in die Hand drücken. Der Kollege hat sich nicht beschwert, wusste wohl nicht, dass so etwas kritikfähig ist.
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Wenn der AN nur ein normale Sachbearbeiter ist der keine dienstlich relevanten Einzelnachrichten empfängt dann sieht es anders aus.
Vielleicht ist unser Landkreis das Einhorn, aber jeder Sachbearbeiter erhält hier dienstlich relevante Einzelnachrichten. Deshalb sieht unsere IT-Dienstanweisung auch vor, dass jeder seinen direkten Vertretern Lese- und Schreibrechte für sein Postfach in Outlook einzurichten hat.
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Wenn der AN nur ein normale Sachbearbeiter ist der keine dienstlich relevanten Einzelnachrichten empfängt dann sieht es anders aus.
Vielleicht ist unser Landkreis das Einhorn, aber jeder Sachbearbeiter erhält hier dienstlich relevante Einzelnachrichten. Deshalb sieht unsere IT-Dienstanweisung auch vor, dass jeder seinen direkten Vertretern Lese- und Schreibrechte für sein Postfach in Outlook einzurichten hat.
This! Bei uns ebenso, es gibt eine Dienstanweisung, dass mindestens ein Kollege aus dem Sachgebiet bzw. der Vorgesetzte lesenden Zugriff auf das Postfach erhält. Damit ist das Problem gelöst. Auch ohne GSG9.
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Wenn Mitarbeiter länger krank sind, dann gibt die IT das Postfach auf Anfrage frei. Entweder nur für den Vorgesetzten oder für die Vertretung bei langer Krankheit.
Es sind ja dienstliche E-Mails, also Dienstpost. Akten werden genauso zum Bearbeiten von Vorgängen benötigt.
Da dies Programm nicht für die Privatnutzung frei ist, sollte halt nix Privates drauf sein.
Wo ist da das Problem?
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@Dakmer, das wurde doch schon erläutert. Es gibt Privatsachen im dienstlichen Kontext. Beispielsweise ist Mailverkehr/Notizen der Kommunikation zwischen Beschäftigten und Personalvertretungen streng geschützt!
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Gilt uU nur für die Mitglieder des PRs, nicht für den normalen AN, denn
das ist uU untersagt, da es Privatkram ist.
Und wer Privatkram via dienstliche Email macht, der gibt es entsprechend "frei", wenn es eben ein DV gibt, die eine private Nutzung des Kontos untersagt.
Bei uns haben die PR Mitglieder deswegen zwei Emailkonten.
D.h. wer es geschützt halten will, muss mit dem PR per privater Emailadresse kommunizieren.
Wer nicht, kann es via dienstlicher Email machen, auf die aber die Vertretung im Vertretungsfall Zugriff hat.
Wenn es vorher klar geklärt ist, dann hat man damit weniger Probleme.
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Ich bin ja erst seit 34 Jahren im öD und habe viele Ämter, Behörden und auch unterschiedliche Dienstherren/ Arbeitgeber kennen gelernt.. aber eines war überall gleich: Korrespondenzen mit PR oder Chef oder Personalstelle oder SBV oder was auch immer ist überall erlaubt und natürlich schutzwürdig. Ich schreibe mit dem Personalrat ja nicht aus Spaß privat, sondern im dienstlichen Kontext und ich kenne keine Behörde, wo so etwas verboten ist. (Ausnahmen würden ggf. diese Regel bestätigen.) Und, wenn man schutzwürdige Korrespondenz nicht explizit untersagt, dann darf halt das E-Mail-Konto nicht so einfach mitlesen. (Bei uns wäre der PersRat vorher zu beteiligen, aber selbst, wenn ein E-Mail-/ PC-/ IT - Missbrauchsverdacht bestehen würde, würde man zuerst versuchen, den Fall anders zu lösen.
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Aus meiner (IT) Sicht:
- Abwesenheitsnotiz lässt sich vom IT Bereich ohne direkten Zugriff auf das Postfach einrichten
- Sonstige Zugriffe lehnen wir generell ab und lassen wir uns im Einzelfall schriftlich von DS-Leitung / DSB & PR bestätigen (wenn ansprechbar vom Nutzer auch telefonisch, die meisten kennt man ja)
Bzgl. "Ist alles vom Dienstlichen Interesse":
In der Hauspost haben wir Umschläge mit Siegel (meist wenn es um P-Akten o.ä. geht) welche nur vom Empfänger zu öffnen sind und die niemand ausser dem Empfänger öffnet. Beim Post verteilen lassen sich diese einfach identifizieren und wegsortieren.
Beim E-Mail Postfach ist dies nicht so einfach möglich. Und einmal gelesen sind die Informationen im Kopf des Lesenden.
Nun könnte man mit Verschlüsselung, korrekten Dienstwegen etc. argumentieren. Da der Versender aber im Zweifelsfall davon ausgeht, dass die Mail nur vom angeschriebenen Empfänger gelesen wird und dadurch keine weiteren Schutzmaßnahmen bedarf und wir vom Thema persönliche Verschlüsselung noch weit entfernt sind, sehe ich das auch als kritisch an.
Im Zweifel: Mit o.g. Beteiligten sprechen und nachfragen