Reisekostenabrechnung - was darf verlangt werden? Und was ist nötig?

[Motiviert1]

Hi,

ich habe leider recht häufig Konflikte mit unserer Reisekostenabteilung (zuletzt hier:https://forum.oeffentlicher-dienst.info/index.php/topic,127708.msg445204.html#msg445204 - leider habe ich auch meine 20 € noch nicht erhalten, obwohl alle Vorgesetzten bislang gesagt haben, dass ich sie erhalten sollte).

Nun macht unsere Reisekostenabteilung die Abrechnung in meinen Augen unnötig kompliziert und ich würde gerne verstehen ob dort noch irgendein Sinn hinter steckt.

Zum einen muss man für jede Rechnung einen Rechnungsort angeben. Als gesonderte Angabe zusätzlich zum Zielort der Dienstreise. Jetzt gibt es aber meist gar keinen echten Rechnungsort (auf deutschen Rechnungen ist der einfach nicht vorgesehen). Aussage der Abteilung: "ja, dann geben Sie doch einfach den Sitz des Unternehmens an". Aber welche Relevanz hat das für meine Reisekostenerstattung?

Und etwas arbeitsreicher: Wir müssen die Übernachtungskosten für jede einzelne Nacht in Übernachtungskosten und anfallende Steuern aufsplitten. Jetzt war ich für 6 Nächte in den USA. Ich habe einen Betrag in Euro bezahlt. Alle Nächte hatten laut Hotelrechnung einen unterschiedlichen Preis, zusätzlich fallen pro Nacht 3 verschiedene Steuern an. Alles angegeben in USD. Es ist jetzt so vorgesehen, dass ich 6x4 Felder ausfülle und den USD Betrag für jedes Feld so umrechne, dass der Gesamtbetrag dem von mir in Euro bezahlten Betrag entspricht. Jeder Cent Abweichung verhindert, dass ich due Abrechnung abschicken kann. Versteht hier irgendjemand den Sinn dahinter? Bislang musste ich bei keinem Arbeitgeber so absurde und doch relativ mühsame Dinge für die Reisekostenabrechnung machen.

Und was kann mir passieren wenn ich versuche das zu umgehen? Ich hab jetzt erstmal für jede Nacht den gleichen Eurobetrag angegeben ohne Steuern und die tatsächlich unterschiedlichen Beträge zu berücksichtigen. Das scheint aber dazu zu führen, dass meine Abrechnung kommentarlos ignoriert wird. Wir haben laut Dienstreiserichtlinie ein halbes Jahr Zeit unsere Ansprüche einzureichen. Wenn ich das nicht korrigiere, können die mir dann nach 6 Monaten sagen "jetzt bekommen Sie nix mehr, Sie haben das ja nicht rechtzeitig eingereicht" ?

Beste Grüße

[Mig82]

Ich kenne die Problematik wegen Arbeitgeberveranlassung und der seit 2009/2010 unterschiedlichen Steuersätze zwischen Hotelübernachtung und Frühstück auch aus meinem Ressort. Grundsätzlich ist die Erstattung der Frühstückskosten eben nur nach einem sehr strengen Maßstab bei Selbstbuchung nach Vorgabe des BMI und BMF zulässig. Insofern ist z.B. die Adresse des Arbeitgebers auf der Hotelrechnung zwingend notwendig. Daher übernehmen diese Aufgabe bei uns normalerweise die Reisestellen, um die Problematik für die Reisenden zu vereinfachen.

Für Selbstbucher bedeutet dies eben einen höheren Aufwand, da diese aufgrund des Steuerrechts und der reisekostenrechtlichen Bestimmungen nachweispflichtig sind. In der Regel gibt es aber kein Problem von den Hotels eine entsprechende Rechnung zu erhalten, wenn man erklärt, dass es eine Dienst-/Geschäftsreise ist. Bei fehlenden Arbeitgeberveranlassung gibt es bei uns nur die reinen Übernachtungskosten.

Bei fehlenden Nachweisen ist eine Ablehnung möglich, siehe § 3 Abs. 2 BRKG: Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich oder elektronisch beantragt wird. Die zuständigen Stellen können bis zum Ablauf von sechs Monaten nach Antragstellung die Vorlage der maßgeblichen Kostenbelege verlangen. Werden diese Belege auf Anforderung nicht innerhalb von drei Monaten vorgelegt, kann der Vergütungsantrag insoweit abgelehnt werden.