Das Problem ist, dass vor Einführung elektronischer Nachrichten oftmals Vornamen auf Zuruf einfach weggelassen wurden. Mit Einführung der unstrukturierten Namensschreibweise, eigentlich aber schon mit Einführung des Zeichensatzes string.latin war daher angeregt worden, im Rahmen der erstmaligen Vorsprache eines Bürgers die korrekte Namensschreibweise zu prüfen. Soviel zum Ursprung der Forderung nach Urkunden.
Die Sache ist rechtlich auch eigentlich ganz einfach: Man "kann" sowohl zur Bereinigung des Melderegisters als auch für die Ausstellung von Pässen und Ausweisen Urkunden fordern. Dies ergibt sich neben dem Bundesmeldegesetz u.a. auch aus dem DS-Meld, dem Datensatz für Meldewesen, wo genau drinsteht, welche Daten in welches Datenfeld kommen. Der DS-Meld ist bindende Rechtsgrundlage, findet auch auf das Pass- und Persoregister Anwendung und sagt u.a.: "Es sind sämtliche Vornamen in der Reihenfolge anzugeben, wie sie in einer deutschen Personenstandsurkunde eingetragen sind." Allein hieraus könnte man eine Pflicht zur Vorlage herleiten.
Es gibt bei uns einen IM-Erlass dazu:
"Im Einzelfall kann bei Zweifeln an der Richtigkeit und Vollständigkeit der melde-, pass- und ausweisbehördlich registrierten Daten die Vorlage von Personenstandsurkunden verlangt werden, soweit dies dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit genügt...Eine pauschale Forderung nach Vorlage von Personenstandsurkunden oder Einbürgerungsurkunden z. B. bei Zuzug aus einer anderen Gemeinde wäre grundsätzlich nicht gerechtfertigt".
In der Praxis kann ich es durchaus nachvollziehen, dass man generell sagt "Urkunde mitbringen", es ist einfach sonst an den Bürger schwer kommunizierbar. Wenn bei Vorsprache aber keine vorgelegt wird würde ich dann im Einzelfall entscheiden, ob ich noch eine fordere, bzw. bei Geburt in meiner Stadt das Standesamt selbst kontaktieren.
Es gibt da übrigens mehrere Meinungen innerhalb Deutschlands, ob von Fachleuten oder Ämtern, insofern gibt es keine rechtlich absolut eindeutige Lage. Wäre ja sonst auch langweilig...;-)