Variante 1 (empfehlenswert, wenn die die Fahrten + Dienstgeschäft die Sollarbeitszeit nicht übersteigen):
Zum Dienstgebäude, dort einstempeln und vor Abfahrt mindestens 30 Minuten normal arbeiten (z.B. Akten vorbereiten, das KFZ einladen) und bei Ankunft zurück am Dienstgebäude auch wieder mindestens 30 Minuten normal arbeiten (z.B. Ausladen, Fahrtenbuch, RK-Abrechnung anfertigen etc.) und erst danach ausstempeln. Dann gilt die Dienstfahrt lediglich als Unterbrechung zwischen Dienstgebäude und dem auswärtigen Dienstort als Arbeitszeit (die Fahrzeiten füllen die Sollarbeitszeit auf).
Variante 2 (empfehlenswert bei mehrtägigen Dienstreisen oder bei absehbarer Überschreitung der Sollarbeitszeit):
Zunächst eine einmalige, anlassbezogene Dienstreisegenehmigung beantragen.
Da es sich um eine genehmigungspflichtige Dienstreise handelt, ist somit auch ein dienstliches Interesse des Arbeitgebers sichergestellt ( = Außendienst).
Ein Außendienst ist gemäß EU-Rechtsprechung Fahrzeit als Arbeitszeit zu werten, die Regelung des TVöD bzw. BT-V ist durch die einmalige Dienstreisegenehmigung nichtig (eine allgemeine Dienstreisegenehmigung ist juristisch anders zu bewerten). Für den Beifahrer ist eine durch die einmalige Dienstreisegenehmigung eine Begründung eigentlich entbehrlich (dienstliches Interesse ist durch Dienstreisegenehmigung bereits bestätigt, Dienstreisen dürfen ja nur bei dienstlichem Interesse durchgeführt werden).
Im Zweifel steht der Beifahrer telefonisch für den Arbeitgeber bereit (Vor- und Nachbereitung). Seine Fahrzeit ist somit ebenfalls als Arbeitszeit zu werten (dienstliches Interesse) und senkt ggf. das Unfallrisiko. Hat das Dienst-KFZ keine Freisprecheinrichtung ist das sogar obligatorisch (Handy am Steuer = OWi/Straftat). Fachkraft für Arbeitsschutz notfalls kontaktieren zur Unterstützung.
Ist die Dienstreise zeitlich nicht ohne Überstunden zu erledigen, ist gemäß Arbeitszeitgesetz die Arbeit aber spätestens bei Erreichen der höchstzulässigen Arbeitszeit vorzeitig einzustellen, wobei durch die einmalige Genehmigung (plus ggf. Anordnung auf Mehrarbeit ein Ausnahmetatbestand gegeben ist, Saldenkonto beachten!).
Ohne Anordnung auf Mehrarbeit natürlich auch immer die eigene Sollarbeitszeit beachten und spätestens dann aufzuhören.
Da Dienstreisen i.d.R. Anlassbezogen sind, empfiehlt es sich, einen Antrag auf Mehrarbeit gleich mit der Dienstreise zu stellen, wenn absehbar ist, dass die tägliche Sollarbeitszeit gerissen wird.
Ohne Genehmigung der Mehrarbeit gleich gar nicht erst losfahren, wenn Hin- und Rückfahrt die eigene Sollarbeitszeit übersteigt, bzw. Dienstreise bereits vorab länger planen (mehrere Tage) und das Dienstgeschäft am nächsten Tag wahrnehmen.
Begründung: Dienstgeschäft kann nicht verschoben werden (zumeist handelt es sich ja um Termine).