Autor Thema: [Allg] Wie ist eure Ablagestruktur für eure persönliche Beihilfeangelegenheiten?  (Read 4463 times)

daani123

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Hallo zusammen,

die Vorleistung bei Arztrechnungen etc. und die erst spätere Erstattung durch die Beihilfestelle und der Krankenkasse mit all dem Schriftverkehr erfordert ja etwas Ordnung.

Wie behaltet Ihr da den Überblick?
Wie habt ihr euch organisiert bzw. habt ihr eine Ordnerstruktur und falls ja wie ist diese?

Bin dabei eine Struktur erstmalig anzulegen.

Danke + VG Daniel

Archivsekretärin

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Ich scanne die Rechnungen ein, wenn sie kommen. Dann werden sie wie folgt abgelegt:

-2021 (Beispiel)
   - Beihilfe
      - eingereicht
      - offen
    -PKV
       - eingereicht
       - offen

Wenn sie eingereicht wurden, werden sie eben entsprechend verschoben.


edeserver

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Eine durchaus interessante Frage. Da meine Frau ebenfalls beihilfeberechtigt ist und unsere Kinder somit in der PKV sind, haben wir uns für eine Mappe entschieden. Als Deckblatt kommt eine Tabelle mit (Rechnung / Beihilfe / PKV / Überwiesen / Fertig). Bsp. Rechnung - Augenarzt Mann am 01.02.22 267,78 EUR / Beheilfe Mann 03.02.22 / PKV Mann 03.02.22 / Überwiesen Mann am 08.02.22 / Fertig X. Deutlich wird es bei den Kindern.
Rechnung Kinderarzt K1 156,98 EUR am 01.02.22 / Beihilfe Frau 03.02.22 / PKV Mann 04.02.22 / Überwiesen 156,98 Mann 04.02.22, von Frau 31,40 am 13.02.22/ Fertig X.

Wird bei Fertig, also es ist alles bezahlt und alles Geld wurde von Beihilfe und PKV und Partnern überwiesen, ein Haken gemacht, werden die Unterlagen eingescannt und in das Archiv verbannt. Eingereicht wird via App digital bei Beihilfe und PKV. Da die Kinder in der PKV über mich laufen und in der Beihilfe über meine Frau, wäre es mit einer Ordnerablage sehr verzwickt. So werden die Termine zu den (Be)Zahlungen eingetragen und mit Namen versehen. Ist die Tabelle dann voll, wird ein neues Deckblatt ausgedruckt und auf die Mappe geklebt. Das System mag antiqiert wirken, ist für uns aber bisher die effektivste Möglichkeit den Überblick zu behalten und vorallem mal spontan Änderungen vorzunehmen.

Ozymandias

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Habe auch das Deckblatt-System.
Jede Rechnung wird eingetragen. Dann Bezahlt (terminiert), eingereicht und die Leistungsabrechnungen und Beihilfebescheide landen in einer Mappe, die Arztrechnungen in einer anderen.

xap

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Umständlich und zeitraubend. Und analog. Beh. Die Lösung nennt sich Beihilfe-Software. Der Papiermüll wird einfach nur abgeheftet.

Ozymandias

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Nö ist schneller weil man keinen Medienbruch hat.

Krazykrizz

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Ich habe auch so eine Art Deckblatt-Tabellen-System. Dazu drucke ich einen Vorrat leerer Tabellen mit Spalten für Art der Rechnung, Betrag, Datum der Einreichung bei Beihilfe und PKV und Erstattung. Die Tabellenblätter stecken zusammen mit bezahlten, aber noch nicht eingereichten Rechnungen in einer Klarsichthülle. Die Bezahlung der Rechnung vermerke ich nicht in der Tabelle, sondern per Post-It auf der jeweiligen Rechnung. Bei der Beihilfe mache ich etwa einmal im Jahr (Antragsfrist sind 24 Monate) eine Einreichung per App, bei der PKV wegen des geringeren Erstattungsanteils in größeren Abständen. Leider kann die Beihilfe-App nur 20 Dokumente auf einmal verarbeiten, so dass ich gerne mal drei App-Anträge auf einmal stellen muss. Die eingereichten Rechnungen werden in einem Leitz-Ordner abgeheftet, wo auch die Bescheide von Beihilfe und PKV reinkommen. Was älter als drei Jahre ist, wird geschreddert.

Das System ist für mich sehr effizient, weil ich nur einmal im Jahr (vorzugsweise im Sommer auf der Terrasse  ;)) mit dem Stapel Rechnungen eine große Scan- und Antrags-Aktion mache, was insbesondere bei Rechnungen mit QR-Code enorm schnell geht. Dafür muss ich aber unter Umständen mit einigen Tausend Euro für mehrere Monate in Vorleistung gehen, das kann vermutlich nicht jede/r.

xap

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Nö ist schneller weil man keinen Medienbruch hat.

Vom Einzelfall abhängig. Ich habe 3 Personen, davon 2 in einer anderen PKV in der Beihilfeberechtigung. Würde ich das alles auf Papier nachhalten müssen, hätte ich den halben Arbeitstag damit zu tun. Zumal die Rechnungen sowohl bei der Beihilfe als auch den PKV ohnehin digitalisiert werden. Das Papier wird also nur noch abgeheftet, könnte aber auch direkt in den Müll da es keinen Mehrwert mehr bietet. Im übrigen geht es nicht primär um Schnelligkeit, sondern auch den Überblick über den Status diverser Anträge und Rechnungen zu haben. Auch im Sinne einer BRE, Fälligkeit usw. Antrag und Rechnung haben durchaus mehrere Status, nicht nur offen und bezahlt.


Software > Papier. Aber es soll ja auch noch Beamte geben die auf Papierakten schwören. Sind halt Dinosaurier und teilen alsbald deren Schicksal.
« Last Edit: 30.09.2022 17:09 von xap »

Ozymandias

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Bis die Software offen ist, habe ich Datum Arzt und Betrag schon hingesudelt. :)

was_guckst_du

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...bei läuft alles über die APPs der Beihilfe und PKV...jede Rechnung etc. wird sofort darüber eigescannt und parallel als Terminüberweisung (plus 30 Tage) über Online-Banking "überwiesen"...

...in den APPs kann man sehen, was dort offen oder erledigt ist...

...Papier behalte ich nur bei größeren Sachen (z.B. Brille wegen Garantie oder für die Steuer)...
Gruß aus "Tief im Westen"

Meine Beiträge geben grundsätzlich meine persönliche Meinung zum Thema wieder und beinhalten keine Rechtsberatung. Meistens sind sie ernster Natur, manchmal aber auch nicht. Bei einer obskuren Einzelfallpersönlichkeit antworte ich auch aus therapeutischen Gründen

Woldemar

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Ich habe mir einen Stempel anfertigen lassen:

eingereicht:
bezahlt:
Beihilfe:
PKV:

Der kommt auf jede Rechnung nach Eingang und ich setze dann handschriftlich das jeweilige Datum hinter den Doppelpunkt.

Bezahlt wird meist direkt, Datum rein. Wird der Stapel dicker (oder waren hohe Summen dabei), reiche ich via App bei der Beihilfe ein, Datum rein.
Kommt der Bescheid, prüfe ich die Summe und trage hinter "Beihilfe" das Datum ein. Wurde gekürzt, prüfe ich kurz, ob da ein offensichtlicher Fehler vorliegt und lege ggf. Widerspruch ein.

Am Ende des Jahres sortiere ich dann einmal nach versicherter Person und prüfe, ob Erstattung > BRE. Sollte die Erstattung höher ausfallen, wird bei der PKV eingereicht und bei Erstattung ebenfalls das Datum reingeschrieben. Ansonsten schreibe ich schlicht "BRE" in das Feld.

In diesem Zuge werden dann auch Beihilfe-Bescheide, in denen gekürzt wurde, mit eingereicht (Beihilfe-Ergänzungs-Tarif).

Das Papier landet dann abschließend in Hängeordnern.


Ich sehe den Vorteil bei diesem System im vergleichsweise geringen Aufwand. Ich muss weder handschriftlich, noch am PC ellenlang irgendwelchen Informationen rausschreiben/Dateien benennen und sehe direkt an einem fehlenden Datum, dass irgendein Bearbeitungsschritt aussteht.

edeserver

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Umständlich und zeitraubend. Und analog. Beh. Die Lösung nennt sich Beihilfe-Software. Der Papiermüll wird einfach nur abgeheftet.

Das ist (fast) richtig, denn ich sagte es ist für mich die effektivste Methode, möglicherweise nicht für dich oder andere. Hingegen bin ich offen für Vorschläge, welche Software denn das konkret abbilden kann.

xap

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Ey, versteht mich nicht falsch. Ihr könnt das machen wie ihr wollt, gern auch auf Papier. Ist halt voll 80er. Und nur weil einigen die Fantasie durchzugehen scheint, was man angeblich am PC alles haben "müsste", heißt das noch lange nicht, dass dieser Aufwand tatsächlich existiert. Bei mir existiert er nämlich nicht. Und ich habe in der Software trotzdem immer und direkt den Überblick welche Rechnung in welchem Status, bzw. was davon wo abgerechnet wurde oder nicht. Das kann kein Mensch mit einem Papierordner von sich behaupten, denn dazu müsste er den ganzen Ordner ausheften und die Seiten nebeneinander legen (Stichwort Übersicht). Und ich hab auch keinen Bock am Ende eines Jahres den Order nach Stempeln o. Ä. abzusuchen, um zu schauen was evtl irgendwo noch für eine BRE in Frage kommt. Aber soll halt jeder machen. Ich hab Kinder und meine Lebenszeit ist mir zu schade für so einen Schwachsinn. Und dieses Mal frei nach Kimbotroll: Namaste und viel Spaß weiterhin beim Stempeln und Seiten sortieren.

Eine Softwareempfehlung kann ich hier nicht geben, da ich nicht weiß, ob das unter unerlaubte Werbung fällt. Man kann mir aber gerne eine PN schicken. Es gibt auch nicht nur 1 Softwareprodukt, ich hab für mich aber eines gefunden welches vor allem meine primäre Anforderung erfüllt immer und jederzeit im Überblick zu haben und damit bin ich sehr zufrieden, weil es wie gesagt Lebenszeit freigibt, die ich sonst in Papier stempeln investieren müsste.

Und Mitbürger die behaupten sie seien mit Papier schneller, rennen wahrscheinlich auch noch mit Papieranträgen und Briefmarke zur Post. Aber hey, Hauptsache kein Medienbruch.

was_guckst_du

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Ich habe mir einen Stempel anfertigen lassen:

eingereicht:
bezahlt:
Beihilfe:
PKV:

Der kommt auf jede Rechnung nach Eingang und ich setze dann handschriftlich das jeweilige Datum hinter den Doppelpunkt.

...habe gar nicht gewusst  dass man heute noch irgendwo Stempel anfertigen lassen kann... 8)
Gruß aus "Tief im Westen"

Meine Beiträge geben grundsätzlich meine persönliche Meinung zum Thema wieder und beinhalten keine Rechtsberatung. Meistens sind sie ernster Natur, manchmal aber auch nicht. Bei einer obskuren Einzelfallpersönlichkeit antworte ich auch aus therapeutischen Gründen

Woldemar

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Und ich habe in der Software trotzdem immer und direkt den Überblick welche Rechnung in welchem Status, bzw. was davon wo abgerechnet wurde oder nicht.

Auch wenn dich mein Stempel scheinbar ziemlich aufgeregt hat, darf ich hoffentlich eine interessierte Frage stellen ;-)

Wie bekommst du die Daten in deine Software? Ich kann mir vorstellen, dass es bei einigen PKVen und Verrechnungsstellen entsprechende Schnittstellen gibt, aber die Beihilfe und Behandler, die selbst abrechnen, bieten das wohl eher nicht.

Vielleicht bist du so nett und schilderst einmal dein Vorgehen bei der Verwendung der Software. Also welche Schritte deinerseits nötig sind, um die - zugegeben - sicherlich sehr gute Übersicht zu erzeugen.