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[Allg] Wie ist eure Ablagestruktur für eure persönliche Beihilfeangelegenheiten?

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daani123:

Hallo zusammen,

die Vorleistung bei Arztrechnungen etc. und die erst spätere Erstattung durch die Beihilfestelle und der Krankenkasse mit all dem Schriftverkehr erfordert ja etwas Ordnung.

Wie behaltet Ihr da den Überblick?
Wie habt ihr euch organisiert bzw. habt ihr eine Ordnerstruktur und falls ja wie ist diese?

Bin dabei eine Struktur erstmalig anzulegen.

Danke + VG Daniel

Archivsekretärin:
Ich scanne die Rechnungen ein, wenn sie kommen. Dann werden sie wie folgt abgelegt:

-2021 (Beispiel)
   - Beihilfe
      - eingereicht
      - offen
    -PKV
       - eingereicht
       - offen

Wenn sie eingereicht wurden, werden sie eben entsprechend verschoben.

edeserver:
Eine durchaus interessante Frage. Da meine Frau ebenfalls beihilfeberechtigt ist und unsere Kinder somit in der PKV sind, haben wir uns für eine Mappe entschieden. Als Deckblatt kommt eine Tabelle mit (Rechnung / Beihilfe / PKV / Überwiesen / Fertig). Bsp. Rechnung - Augenarzt Mann am 01.02.22 267,78 EUR / Beheilfe Mann 03.02.22 / PKV Mann 03.02.22 / Überwiesen Mann am 08.02.22 / Fertig X. Deutlich wird es bei den Kindern.
Rechnung Kinderarzt K1 156,98 EUR am 01.02.22 / Beihilfe Frau 03.02.22 / PKV Mann 04.02.22 / Überwiesen 156,98 Mann 04.02.22, von Frau 31,40 am 13.02.22/ Fertig X.

Wird bei Fertig, also es ist alles bezahlt und alles Geld wurde von Beihilfe und PKV und Partnern überwiesen, ein Haken gemacht, werden die Unterlagen eingescannt und in das Archiv verbannt. Eingereicht wird via App digital bei Beihilfe und PKV. Da die Kinder in der PKV über mich laufen und in der Beihilfe über meine Frau, wäre es mit einer Ordnerablage sehr verzwickt. So werden die Termine zu den (Be)Zahlungen eingetragen und mit Namen versehen. Ist die Tabelle dann voll, wird ein neues Deckblatt ausgedruckt und auf die Mappe geklebt. Das System mag antiqiert wirken, ist für uns aber bisher die effektivste Möglichkeit den Überblick zu behalten und vorallem mal spontan Änderungen vorzunehmen.

Ozymandias:
Habe auch das Deckblatt-System.
Jede Rechnung wird eingetragen. Dann Bezahlt (terminiert), eingereicht und die Leistungsabrechnungen und Beihilfebescheide landen in einer Mappe, die Arztrechnungen in einer anderen.

xap:
Umständlich und zeitraubend. Und analog. Beh. Die Lösung nennt sich Beihilfe-Software. Der Papiermüll wird einfach nur abgeheftet.

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