Beamte und Soldaten > Beamte der Länder

[Allg] Wie ist eure Ablagestruktur für eure persönliche Beihilfeangelegenheiten?

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Ozymandias:
Nö ist schneller weil man keinen Medienbruch hat.

Krazykrizz:
Ich habe auch so eine Art Deckblatt-Tabellen-System. Dazu drucke ich einen Vorrat leerer Tabellen mit Spalten für Art der Rechnung, Betrag, Datum der Einreichung bei Beihilfe und PKV und Erstattung. Die Tabellenblätter stecken zusammen mit bezahlten, aber noch nicht eingereichten Rechnungen in einer Klarsichthülle. Die Bezahlung der Rechnung vermerke ich nicht in der Tabelle, sondern per Post-It auf der jeweiligen Rechnung. Bei der Beihilfe mache ich etwa einmal im Jahr (Antragsfrist sind 24 Monate) eine Einreichung per App, bei der PKV wegen des geringeren Erstattungsanteils in größeren Abständen. Leider kann die Beihilfe-App nur 20 Dokumente auf einmal verarbeiten, so dass ich gerne mal drei App-Anträge auf einmal stellen muss. Die eingereichten Rechnungen werden in einem Leitz-Ordner abgeheftet, wo auch die Bescheide von Beihilfe und PKV reinkommen. Was älter als drei Jahre ist, wird geschreddert.

Das System ist für mich sehr effizient, weil ich nur einmal im Jahr (vorzugsweise im Sommer auf der Terrasse  ;)) mit dem Stapel Rechnungen eine große Scan- und Antrags-Aktion mache, was insbesondere bei Rechnungen mit QR-Code enorm schnell geht. Dafür muss ich aber unter Umständen mit einigen Tausend Euro für mehrere Monate in Vorleistung gehen, das kann vermutlich nicht jede/r.

xap:

--- Zitat von: Ozymandias am 30.09.2022 15:10 ---Nö ist schneller weil man keinen Medienbruch hat.

--- End quote ---

Vom Einzelfall abhängig. Ich habe 3 Personen, davon 2 in einer anderen PKV in der Beihilfeberechtigung. Würde ich das alles auf Papier nachhalten müssen, hätte ich den halben Arbeitstag damit zu tun. Zumal die Rechnungen sowohl bei der Beihilfe als auch den PKV ohnehin digitalisiert werden. Das Papier wird also nur noch abgeheftet, könnte aber auch direkt in den Müll da es keinen Mehrwert mehr bietet. Im übrigen geht es nicht primär um Schnelligkeit, sondern auch den Überblick über den Status diverser Anträge und Rechnungen zu haben. Auch im Sinne einer BRE, Fälligkeit usw. Antrag und Rechnung haben durchaus mehrere Status, nicht nur offen und bezahlt.


Software > Papier. Aber es soll ja auch noch Beamte geben die auf Papierakten schwören. Sind halt Dinosaurier und teilen alsbald deren Schicksal.

Ozymandias:
Bis die Software offen ist, habe ich Datum Arzt und Betrag schon hingesudelt. :)

was_guckst_du:
...bei läuft alles über die APPs der Beihilfe und PKV...jede Rechnung etc. wird sofort darüber eigescannt und parallel als Terminüberweisung (plus 30 Tage) über Online-Banking "überwiesen"...

...in den APPs kann man sehen, was dort offen oder erledigt ist...

...Papier behalte ich nur bei größeren Sachen (z.B. Brille wegen Garantie oder für die Steuer)...

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