Assistent*in vs Sekretär*in

[Carla]

Bei den Stellenausschreibungen diese Woche bin ich auf zwei gestoßen, deren unterschiedliche Vergütungen irgendwie nicht zu den beschriebenen Aufgabenschwerpunkten und Anforderungsprofilen passen (bei der Assistentenstelle frage ich mich auch wie das Ausbildungsprofil zur EG10 passt).
Ich hätte einfach gerne eure Meinung dazu.

Stelle 1:

Assistent*in des Oberbürgermeisters (m/w/d)

Wir suchen zum 01.07.2023 eine*n Assistent*in für das Sekretariat des Oberbürgermeisters der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Rund 16.000 Beschäftigte gestalten das öffentliche Leben der Landeshauptstadt Stuttgart und stellen sicher, dass im Kessel alles rund läuft. Unter www.stuttgart.de/karriere finden Sie alle wichtigen Informationen zu unseren vielfältigen Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten.

Die Stadtverwaltung der Landeshauptstadt gliedert sich in den Geschäftskreis des Oberbürgermeisters und sieben Geschäftskreise der Bürgermeister*innen. Das Sekretariat des Oberbürgermeisters ist im Bürgermeisteramt die Nahtstelle zwischen diesen Bereichen, dem Gemeinderat, den Bürger*innen und dem Oberbürgermeister – also ein zentrales, sehr anspruchsvolles, arbeitsintensives und vielseitiges Aufgabengebiet.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

sämtliche anfallenden Sekretariatsarbeiten – dazu zählen insbesondere die Koordination von Terminen einschließlich deren Vor- und Nachbearbeitung, die Postbearbeitung, Recherchen, die Erledigung der Korrespondenz nach Diktat sowie zahlreiche Telefonate

Sie haben vielfältige Kontakte zu Bürger*innen, Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens und Beschäftigten der Stadt. Gemeinsam mit einer Kollegin sind Sie erste Anlaufstelle am Telefon, daneben empfangen und betreuen Sie die Gäste des Oberbürgermeisters

Unterstützung des Persönlichen Referenten des Oberbürgermeisters

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.


Ihr Profil:

erfolgreich abgeschlossene, anerkannte dreijährige Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z.B. Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
möglichst mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/ Sekretariatsbereich in einer vergleichbaren Tätigkeit – vorzugsweise im öffentlichen Dienst

fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Programmen sowie Bereitschaft, sich hier kontinuierlich weiterzubilden und auch bei neuen Anwendungen im Sinne der Digitalisierung einzubringen

souveränes Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift in Verbindung mit sehr guten Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeiten; zudem sind gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil

selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise die geprägt ist von einem
„Blick fürs Wesentliche“, Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Organisationsgeschick, Teamorientierung und Verantwortungsbewusstsein

Bereitschaft die Arbeitszeiten entsprechend des Arbeitsanfalls zu gestalten

sicheres und freundliches Auftreten, sehr gute Umgangsformen und Diskretion

wünschenswert sind gute Kenntnisse der Strukturen und organisatorischen Abläufe einer großen Verwaltung, nach Möglichkeit einer Kommunalverwaltung

Freuen Sie sich auf:

einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
Gesundheitsmanagement und Sportangebote
ein bezuschusstes ÖPNV-Ticket
betriebliche Altersvorsorge
vergünstigtes Mittagessen in unseren Betriebsrestaurants

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 10 TVöD.

und nun Stelle 2:

Sekretär*in (m/w/d)

Amt für Stadtplanung und Wohnen

Wir suchen baldmöglichst eine*n Sekretär*in als Assistenz der Sachgebietsleitungen für die Abteilung Stadterneuerung und Wohnbauentwicklung beim Amt für Stadtplanung und Wohnen der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Rund 16.000 Beschäftigte gestalten das öffentliche Leben der Landeshauptstadt Stuttgart und stellen sicher, dass im Kessel alles rund läuft. Unter www.stuttgart.de/karriere finden Sie alle wichtigen Informationen zu unseren vielfältigen Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten.

Die Abteilung Stadterneuerung und Wohnbauentwicklung umfasst drei Sachgebiete mit unterschiedlichen Aufgabenstellungen. Schwerpunkte bilden die geförderte städtebauliche Erneuerung und die Bereitstellung von Bauflächen, vorrangig zu Wohnzwecken.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

Erledigung allgemeiner Sekretariatsarbeiten, insbesondere die Erstellung von Gemeinderatsvorlagen und Stellungnahmen zu Anträgen nach Vorlage oder Diktat
Erstellung von Power-Point-Präsentationen
Verwaltung von Adressdateien
Mitwirkung bei der Organisation von internen und öffentlichen Veranstaltungen
Aufgaben im Bereich der Sachbearbeitung, so zum Beispiel die Vorbereitung von Genehmigungen nach dem Baugesetzbuch und die Aufbereitung von Vorkaufsrechten
koordinierende Tätigkeiten im Auftrag der Sachgebietsleitungen und die Stellvertretung der Assistenz für die Abteilungsleitung

Ihr Profil:

eine anerkannte dreijährige Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich oder einen Abschluss in einem vergleichbaren Bereich
mehrjährige Erfahrungen im Sekretariatsbereich sind wünschenswert
Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten
Team- und Kommunikationsfähigkeit
gute MS-Office-Kenntnisse
Freuen sie sich auf:

abwechslungsreiche Tätigkeiten
Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle
persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
ein bezuschusstes ÖPNV-Ticket
vergünstigtes Mittagessen in unseren Betriebsrestaurants
abschließbarer Fahrradraum, Umkleidemöglichkeiten und Duschen für Radfahrende

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 6 TVöD.

[SVAbackagain]

Einstellungsvoraussetzungen sind kein tariflicher Regelungsgegenstand.

[FearOfTheDuck]

Was hätte irgendein Ausbildungsprofil mit der EG10 zu tun?
Zu betrachten wäre, ob die zu übertragenden Aufgaben diese oder jene EG ergeben.

[Carla]

1.
In der Anlage 1 (Entgeltordnung) steht unter Entgeltgruppe 9b:
"Beschäftigte mit abgeschlossener Hochschulbildung und entsprechender
Tätigkeit sowie sonstige Beschäftigte, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und ihrer Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben."
2.
Die zu übertragenen Tätigkeiten stehen doch in den Stellenbeschreibungen. Worin unterscheiden sich diese, dass ein so großer Unterschied in der Vergütung zustande kommt?

[WasDennNun]

Du meinst "Unterstützung des Persönlichen Referenten des Oberbürgermeisters" als Teil der übertragenden Tätigkeiten ist ausreichend um die damit verbundenen Arbeitsvorgänge zu erraten?

Also für mich kann es Tischvorlage in ausreichender Zahl kopieren und Kaffee kochen heißen, aber auch Erarbeitung einer Tischvorlage für eine 10 Jahresstrategie für die Förderung des Wirtschaftsstandortes.

[SVAbackagain]

1.
In der Anlage 1 (Entgeltordnung) steht unter Entgeltgruppe 9b:
"Beschäftigte mit abgeschlossener Hochschulbildung und entsprechender
Tätigkeit sowie sonstige Beschäftigte, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und ihrer Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben."
2.
Die zu übertragenen Tätigkeiten stehen doch in den Stellenbeschreibungen. Worin unterscheiden sich diese, dass ein so großer Unterschied in der Vergütung zustande kommt?

Tariflich kann auch einem Schulabbrecher die Tätigkeit eines Apothekers übertragen werden. Die Tätigkeitsmerkmale regeln die Eingruppierung, nicht die Einstellung.

Aus den Angaben in den Stellenausschreibungen ist nichts erkennbar, dass auch nur vermuten ließe, dass die jeweils angegebene Entgeltgruppe unzutreffend sei.

[Carla]

Mal abgesehen davon, dass ich bezweifle, dass hier überhaupt Arbeitsvorgänge schriftlich fixiert sind, gehe ich davon aus, dass der Referent die 10 Jahres Strategie erarbeitet und die Assistenz diese maximal in eine ordentliche schriftliche Fassung bringt. Da steht eindeutig Sekretariatsarbeiten. Immer wenn hier was über nicht existierende Arbeitsplatzbeschreibung steht, ist der Ratschlag die ausgeschriebene Stellenbeschreibung heranzuziehen. Da haben wir zwei schwarz auf weiss, und ich verstehe einfach nicht wie diese unterschiedliche Vergütung zustande kommen kann.

[WasDennNun]

So wie ich es beschrieben habe:
Die einen kochen Kaffee und kopieren und verwalten und organisieren. EG6 uU schon sehr hoch gegriffen.

Die anderen dürfen auch inhaltlich mitarbeiten. EG10 könnte schon fast zu wenig sein.

[FearOfTheDuck]

@Carla: Du verwechselst hier die Stellenausschreibung mit einer Stellenbeschreibung.

[Carla]

1.
In der Anlage 1 (Entgeltordnung) steht unter Entgeltgruppe 9b:
"Beschäftigte mit abgeschlossener Hochschulbildung und entsprechender
Tätigkeit sowie sonstige Beschäftigte, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und ihrer Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben."
2.
Die zu übertragenen Tätigkeiten stehen doch in den Stellenbeschreibungen. Worin unterscheiden sich diese, dass ein so großer Unterschied in der Vergütung zustande kommt?

Tariflich kann auch einem Schulabbrecher die Tätigkeit eines Apothekers übertragen werden. Die Tätigkeitsmerkmale regeln die Eingruppierung, nicht die Einstellung.

Aus den Angaben in den Stellenausschreibungen ist nichts erkennbar, dass auch nur vermuten ließe, dass die jeweils angegebene Entgeltgruppe unzutreffend sei.

Bei uns wird sogar Bewerbern abgesagt, die super passen, deren Qualifikation aber nicht ausreicht....oder es gibt Beschäftigte, denen Tätigkeiten übertragen werden, die eigentlich einer höheren Entgeltgruppe zugeordnet werden, aber die Beschäftigten bekommen eben nicht diese Entgeltgruppe, weil "nur" eine Ausbildung vorhanden ist.. das dazu...reine Willkür eben....genauso wie dass Stellen im Dunstkreis des OB einfach mal nicht ins Gefüge passen

[Carla]

@Carla: Du verwechselst hier die Stellenausschreibung mit einer Stellenbeschreibung.

Nein habe ich nicht verwechselt, hier wurde oft genug empfohlen, mangels Stellenbeschreibung die Stellenausschreibung heranzuziehen.

[SVAbackagain]

Mal abgesehen davon, dass ich bezweifle, dass hier überhaupt Arbeitsvorgänge schriftlich fixiert sind, gehe ich davon aus, dass der Referent die 10 Jahres Strategie erarbeitet und die Assistenz diese maximal in eine ordentliche schriftliche Fassung bringt. Da steht eindeutig Sekretariatsarbeiten. Immer wenn hier was über nicht existierende Arbeitsplatzbeschreibung steht, ist der Ratschlag die ausgeschriebene Stellenbeschreibung heranzuziehen. Da haben wir zwei schwarz auf weiss, und ich verstehe einfach nicht wie diese unterschiedliche Vergütung zustande kommen kann.

Wovon Du ausgehst, ist zunächst einmal irrelevant dafür, ob die angegebene Entgeltgruppe jeweils zutreffend ist. Ebensowenig kann beurteilt werden, ob der Arbeitgeber hinsichtlich der angegebenen Entgeltgruppe irrt. Jedoch wurde nichts geschildert, was derlei auch nur vermuten ließe - außer vielleicht dem Umstand, dass es sich um einen kommunalen Arbeitgeber handelt.

[SVAbackagain]

@Carla: Du verwechselst hier die Stellenausschreibung mit einer Stellenbeschreibung.

Nein habe ich nicht verwechselt, hier wurde oft genug empfohlen, mangels Stellenplatzbeschreibung die Stellenplatzausschreibung heranzuziehen.

Mit dieser erfüllt der öffentliche Arbeitgeber seine Pflicht aus dem NachwG. Wer hätte behauptet, man könne damit die Entgeltgruppe bestimmen?

[FearOfTheDuck]

1.
In der Anlage 1 (Entgeltordnung) steht unter Entgeltgruppe 9b:
"Beschäftigte mit abgeschlossener Hochschulbildung und entsprechender
Tätigkeit sowie sonstige Beschäftigte, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und ihrer Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben."
2.
Die zu übertragenen Tätigkeiten stehen doch in den Stellenbeschreibungen. Worin unterscheiden sich diese, dass ein so großer Unterschied in der Vergütung zustande kommt?

Tariflich kann auch einem Schulabbrecher die Tätigkeit eines Apothekers übertragen werden. Die Tätigkeitsmerkmale regeln die Eingruppierung, nicht die Einstellung.

Aus den Angaben in den Stellenausschreibungen ist nichts erkennbar, dass auch nur vermuten ließe, dass die jeweils angegebene Entgeltgruppe unzutreffend sei.

Bei uns wird sogar Bewerbern abgesagt, die super passen, deren Qualifikation aber nicht ausreicht....oder es gibt Beschäftigte, denen Tätigkeiten übertragen werden, die eigentlich einer höheren Entgeltgruppe zugeordnet werden, aber die Beschäftigten bekommen eben nicht diese Entgeltgruppe, weil "nur" eine Ausbildung vorhanden ist.. das dazu...reine Willkür eben....genauso wie dass Stellen im Dunstkreis des OB einfach mal nicht ins Gefüge passen

Auch hier ist erstmal nicht erkennbar, ob das jeweilige Vorgehen falsch ist. Sofern es korrekt ist, wird es nicht willkürlich sein.

[Carla]

@Carla: Du verwechselst hier die Stellenausschreibung mit einer Stellenbeschreibung.

Nein habe ich nicht verwechselt, hier wurde oft genug empfohlen, mangels Stellenplatzbeschreibung die Stellenplatzausschreibung heranzuziehen.

Mit dieser erfüllt der öffentliche Arbeitgeber seine Pflicht aus dem NachwG. Wer hätte behauptet, man könne damit die Entgeltgruppe bestimmen?

Das ist mir auch klar. Du beantwortest doch auch gerne Fragen zu möglichen Entgeltgruppen anhand von zitierten Stellenauschreibungen. Ganz ehrlich, hättest du bei ersten Stelle anhand der beschriebenen Tätigkeiten in Erwägung gezogen, dass diese bis zur EG10 vergütet werden könnte?