[Allg] digitale Personalakte - welche Dokumente nicht ersetzendes Scannen

[Grisu120309]

Hallo zusammen,

ich soll (bis Ende der kommenden Woche) herausfinden, welche Bestandteile einer Personalakte bei der Digitalisierung ersetzend gescannt werden können. Bzw. welche eben nicht.

Ich habe schon gefunden, dass Arbeitsverträge bei Arbeitsgerichten wohl immer im Original vorliegen müssen.

Hat schon einer Personalakten digitalisiert und kann mir helfen ? Also welche Dokumente dürfen nicht ersetzend gescannt werden ?

Gruß

Grisu

[SchrödingersKatze]

Hi Grisu,

Da sich sonst niemand traut:
Ich erinnere mich, dass der Dozent bei einer Personalfortbildung mal erzählt hat, dass sie in seiner Behörde nur noch die AV im Original aufbewahren.

Grüße

[Bruce Springsteen]

10 Sekunden googeln..
https://www.bva.bund.de/SharedDocs/FAQs/DE/Aufgaben/Digitale-Personalakte/faq_2_3.html

[Organisator]

INwieweit ging es denn bei der Eingangsfrage um die EAB?

[HansGeorg]

Ich empfehle bei der Frage immer die Hinzuziehung externer Dienstleister. Wir haben das auch gemacht und es komplizierter als man denkt, inklusive Gerichtsverfahren einiger Beschwerdeführer gegen die Praxis. Auch ist Scannen nicht gleich scannen. Rechtssicheres scannen erfordert ganz andere technische Hürden als ein Blatt durch das MFG zu ziehen. Am Ende darfst du natürlich alles scannen, wenn dies dem Datenschutz entspricht und du die originale behältst (im Keller in der Kiste) und die Scans nur als Arbeitsgrundlage für den Sachbearbeiter nutzt.

[Organisator]

Ich empfehle bei der Frage immer die Hinzuziehung externer Dienstleister. Wir haben das auch gemacht und es komplizierter als man denkt, inklusive Gerichtsverfahren einiger Beschwerdeführer gegen die Praxis. Auch ist Scannen nicht gleich scannen. Rechtssicheres scannen erfordert ganz andere technische Hürden als ein Blatt durch das MFG zu ziehen. Am Ende darfst du natürlich alles scannen, wenn dies dem Datenschutz entspricht und du die originale behältst (im Keller in der Kiste) und die Scans nur als Arbeitsgrundlage für den Sachbearbeiter nutzt.

Na sooo hoch sind die Hürden der TR Resiscan auch nicht. Auch die Dokumentation der Qualitätssicherung lässt dich gut automatisieren. Externe hätten da den Vorteil, dass gleich eine technische Lösung mit angeboten werden kann.

[Thomber]

Wenn man bedenkt, man medizinische Dokumente, wie Gutachten und Rechnungen digital benutzen darf und man sich auch online auf eine Stelle/ Job bewerben und Dokumente hochladen/ vorlegen darf bzw. sogar soll, kann man sich schonb fragen, was das mit diesen Papierakten noch soll...

[Organisator]

Wenn man bedenkt, man medizinische Dokumente, wie Gutachten und Rechnungen digital benutzen darf und man sich auch online auf eine Stelle/ Job bewerben und Dokumente hochladen/ vorlegen darf bzw. sogar soll, kann man sich schonb fragen, was das mit diesen Papierakten noch soll...

Letztlich kommt es auf die Beweiskraft vor Gericht an. Hier muss dargelegt werden, warum das Digitalisat einen genauso hohen Beweiswert hat, wie das Papier-Original. Dies kann jedoch durch eine qualitätsgesicherte Digitalisierung sichergestellt werden.

Ausnahme sind Dokumente, für die ein Papierzwang besteht. Dies ergibt sich aber auch entsprechenden Gesetzen.