ganz kurz:
Aktiv: Du bearbeitest das zu vertretende Sachgebiet aktiv, kümmerst Dich also um alles, was dort regelhaft anfällt
Passiv: Du bist die Ansprechperson, falls im zu vertretenden Sachgebiet etwas anfällt und musst erst dann aktiv werden und dich mit dem SV befassen.
In beiden Fällen muss sich der Vertreter aber im Rahmen seiner Möglichkeiten über den Stand des SG auf dem Laufenden halten (also E-Mails lesen :-D)