Autor Thema: Dokument-Management Systeme  (Read 1409 times)

derMupf

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Dokument-Management Systeme
« am: 13.03.2024 15:15 »
Hallo zusammen!
Bei uns (mittelgroße Kommune, ca. 1.000 MAs) steht die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems kurz bevor.

Gibt es sowas bei euch schon? Welche Erfahrungen habt ihr damit gemacht?

Kurz zum Hintergrund:
Wir arbeiten in der Stadtplanung. Hier benutzen wir gefühlt drei Milliarden unterschiedliche Programme und Dateitypen. Es geht sehr dynamisch zu.

Morgens hat man einen Termin mit dem grimmigen Vorstand eines Schützenvereins der planungsrechtliche Festsetzungen nur als gutgemeinte Empfehlungen versteht, mittags sitzt man mit dem Priester zusammen, der eine Bebauungsplanänderung für seine Kirche braucht und nachmittags muss ich mir das Geheule der Bürger anhören, die ihre Gartenzäune nicht 4 Meter hoch bauen dürfen. Dazwischen städtebauliche Wettbewerbe, Organisation von Bürgerinfos, Teilnahme an Gremiensitzungen, inhaltliche Gestaltung der Homepage, Vorentwürfe für Verkehrsflächen und Straßenraumgestaltung, Vergabe von Fachgutachten, Bebauungsplanauskünfte für Bürger, Stellungnahmen zu Baugesuchen, Kommunikation auf allen Ebenen und und und.

Es gibt sehr viele unterschiedliche Aufgaben mit wenig standardisierten Abläufen. -Es müssen ständig neue Lösungswege angewandt werden und dementsprechend ist Kreativität gefragt.

Ich habe die Befürchtung, dass der Fokus immer mehr auf die Selbstverwaltung und weniger auf den Inhalt gelegt wird. Dokumentation scheint wichtiger als die eigentliche Bearbeitung der Aufgabe. Wollte man die Bürokratisierung nicht abbauen?

Ich bitte um Erfahrungsberichte, gerne auch von anderen Stadtplanern.

FearOfTheDuck

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Antw:Dokument-Management Systeme
« Antwort #1 am: 13.03.2024 17:35 »
Ihr führt doch sicherlich bisher auch Akten, oder? Und die führt ihr dann nicht mehr als Papierakte, sondern digital.

Wir befinden uns gerade mitten im Prozess der Einführung des DMS. Leider mit viel ungenutzter Vorlauf- und damit sehr wenig Vorbereitungszeit, aber das ist ein anderes, leidiges Thema.
Was ich empfehlen kann, ist so viel Input wie möglich zu geben, den Umsetzenden detaillierte Einblicke in die eigenen Arbeitsprozesse zu geben, damit dort ein Verständnis entsteht, was bei euch wichtig ist und zwingend auch im DMS gebraucht wird.

Zum Thema Selbstverwaltung könnte ich erst etwas sagen, wenn wir tatsächlich im DMS arbeiten. Allerdings sind wir bei dem Thema bisher auch schon ganz "groß", so dass sich meine Befürchtungen dahingehend klein halten.

Schokobon

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Antw:Dokument-Management Systeme
« Antwort #2 am: 13.03.2024 18:52 »
Ich kenne euren Digitalisierungsgrad nicht - aber wie praktisch wäre es zu den o.g. Terminen ein mobiles Arbeitsgerät mitzuführen und alle erdenklichen Unterlagen im DMS abrufbereit zu haben.
Einmal (gut) eingeführt werdet ihr es lieben und euch in 2 Jahren fragen wie ihr jemals ohne das klargekommen seid.

TreueTomate

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Antw:Dokument-Management Systeme
« Antwort #3 am: 13.03.2024 19:00 »
Ich starte ja erst in kürze im öffentlichen Dienst, war aber bei meinem bisherigen Arbeitgeber für die Einführung und Administration des DMS zuständig.

Vielen Mitarbeitern ging es ähnlich wie dir. Man ist sich nicht ganz sicher, ob es einen nutzen hat oder ob man einfach noch mehr Arbeit hat.

Ca. 1 Monat nachdem wir das System eingeführt haben, konnte sich keiner mehr vorstellen, wie es vorher war.

Ein DMS soll ja nicht vorhandene Dokumente in Kopie ablegen sondern Originale ersetzen.
Nie wieder Ordner suchen. Die Volltextsuche oder auch Suche nach Aktenzeichen ist damit einfach möglich.

Wir haben damit zu 99% keinen Papierkram mehr. Bei uns wird der Drucker nur noch für Arbeitsverträge etc. genutzt. Lediglich große Planungen in A3 oder A1 werden noch geplottert, da diese einfach besser in Papier zu lesen sind.

Normalerweise wird ein DMS System auch in mehreren Phasen eingeführt. Erstmal nur bestimmte Dokumente ersetzen. Nach und nach mehr Dokumente ersetzen. Workflows einführen, die Arbeitsschritte automatisieren.

Wichtig ist hierbei, dass derjenige der hier von eurer IT die Einführung mit unterstützt, die Arbeitsabläufe perfekt kennt. Nur so kann das DMS sein volles Potenzial ausschöpfen.

Ihr müsst im Kopf halt vom Gedanken loskommen, Papier ist heute noch notwendig. Da ist der öD leider total veraltet. In den meisten modernen Büros hat man nur noch Notebook und Tablet. Und das funktioniert deutlich besser.

Wenn du Fragen hast, ich kann dir bestimmt noch ein paar Praxistipps geben.

Ein kleiner Hinweis zu den vielen Dateitypen: Hier kann das DMS evtl. tatsächlich an seine Grenzen kommen.
Zumindest unser DMS hat nur ca. 20 Dateitypen, die es verarbeiten kann.
Große DWG-Dateien oder ähnliches sind damit nicht gut abzulegen. Die hat man aber normal auch nicht auf Papier in einem "Ordner". Als PDF kann man die Zeichnung oder Ähnliches dann ohne Probleme ablegen.
Für solche Programme oder Dateien, sollte es ja aber getrennte Server mit Dateiordnern und Backups geben.

Organisator

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Antw:Dokument-Management Systeme
« Antwort #4 am: 14.03.2024 10:47 »
Wichtig dabei ist auch, nicht nur ein DMS einzuführen, sondern auch einen Workflow (Zeichnungen, Kenntnisnahmen usw.) damit abzubilden. Ansonsten wärs nur die halbe Miete.

Beim Bund wird die "E-Akte-Bund" eingeführt, Viele Infos dazu gibts auf der Homepage des BMI.

Arno Nym

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Antw:Dokument-Management Systeme
« Antwort #5 am: 14.03.2024 11:08 »
falscher Thread

FearOfTheDuck

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Antw:Dokument-Management Systeme
« Antwort #6 am: 14.03.2024 14:32 »
Wieso?

derMupf

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Antw:Dokument-Management Systeme
« Antwort #7 am: 14.03.2024 16:15 »
Na klar legen wir unsere Dateien am liebsten digital ab. Niemand von uns hängt an den Papierakten. Es ist vielmehr so, dass es die Befürchtung gibt, dass durch die DMS Software ein unnötiger Zwischenschritt eingefügt wird, der alles verlangsamt. Im Windows Explorer sehe ich meine

Wir denken weniger in Vorgängen als vielmehr in Projekt bzw. in Orten. Ein Projektort kann dann viele Teilprojekte aufweisen, die aber erst zusammen das große Ganze bilden. Bevor du und deine Familie in ein schickes Neubaugebiet ein ziehen könnt braucht es vorher einen städtebaulichen Entwurf als Ergebnis eines Wettbewerbs, Wettbewerbsorganisation, Öffentlichkeitsarbeit, Fördermittelakquise, Bauleitplanung, Durchführungs- und Kostenübernahmeverträge, Baulandumlegungsverfahren, Vergabe von verschiedensten Leistungen (z.B. Modellbau, Bodengutachten, Catering,...), Erstellung von Sitzungsvorlagen (in einem eigenen, geschlossenen Ratsinfosystem) nebst Anlagen zur Entscheidungsfindung im Gemeinderat...
Ich muss CAD-Pläne zeichnen, Grafiken anfertigen, 3D Modelle erstellen. Teilweise arbeiten wir mit Drohnen, erstellen Videos, Inhalte für Webseiten und Infoterminals.  -Ich bin gespannt, wie das nach "Schema F" irgendwo abgelegt werden kann.

Der Workflow ist bei jedem Planer ein bisschen anders. Die Vorgesetzten überlassen uns viel Verantwortung und mischen sich nicht ein. Bei uns läuft das nach dem Motto: Wenn das Ergebnis gut ist, wird die Arbeitsweise nicht hinterfragt".

Gut finde ich den Hinweis, dass wir uns möglichst früh in den Prozess mit einbringen sollten. Wir müssen die Chance nutzen, unsere Arbeitsumgebung so zu gestalten, dass es für uns passt.