Studie der Universität zu Lübeck zur E-Akte

[MoreenHeine]

Hallo, mein Name ist Moreen Heine. Ich forsche an der Universität zu Lübeck zur Digitalisierung im öffentlichen Sektor.

Ein Thema, das viele Verwaltungen beschäftigt, ist die elektronische Aktenführung. Für unsere Forschung ist die Perspektive der Beschäftigten sehr wichtig. In unserer Studie untersuchen wir deshalb die Einstellungen zur elektronischen Aktenführung, die bisherigen Erfahrungen und die wahrgenommenen Verbesserungspotentiale.

Die Befragung umfasst alle Phasen von der Planung über die Einführung bis hin zur aktiven Nutzung. Sie richtet sich an alle Beschäftigten des öffentlichen Sektors, unabhängig davon, ob ein E-Akte-System verwendet wird oder nicht.

Die Beantwortung der Fragen dauert etwa 15-20 Minuten und ist bis einschließlich 26.07.2024 möglich. Die Antworten werden anonymisiert ausgewertet. Über die Ergebnisse werden wir im Behörden Spiegel und gern auch hier im Forum berichten.

Über Ihre Teilnahme würden wir uns sehr freuen, hier der Link zur Befragung: https://survey.imis.uni-luebeck.de/index.php/743499

[Flowerpowerkiki]

Mich würde mal interessieren, wie weit andere Kommunen / Landesverwaltungen / der Bund sind mit der Einführung einer E-Akte bzw Digitalisierung. Ich habe das Gefühl, bei uns ist es gar nicht so richtig gewollt..

[Pit]

Wo ist denn in dem Fall "...hier bei uns..."?

[Alphonso]

Wir haben eine e-Akte schon seit einigen Jahren und sie wird bewusst falsch als reine Ablage und zur Umsetzung von Geschäftsprozessen missbraucht und aufgebläht. Akzeptanz dadurch äußerst gering, da kein Umdenken auf den eigentlichen Sinn, der aktenrelevanten Vorgänge, stattfindet.

[Organisator]

Wir haben eine e-Akte schon seit einigen Jahren und sie wird bewusst falsch als reine Ablage und zur Umsetzung von Geschäftsprozessen missbraucht und aufgebläht. Akzeptanz dadurch äußerst gering, da kein Umdenken auf den eigentlichen Sinn, der aktenrelevanten Vorgänge, stattfindet.

Wofür sollte denn eine e-Akten sonst genutzt werden, wenn nicht für die Ablage und den Workflow?

[MoinMoin]

Wir haben eine e-Akte schon seit einigen Jahren und sie wird bewusst falsch als reine Ablage und zur Umsetzung von Geschäftsprozessen missbraucht und aufgebläht. Akzeptanz dadurch äußerst gering, da kein Umdenken auf den eigentlichen Sinn, der aktenrelevanten Vorgänge, stattfindet.

Wofür sollte denn eine e-Akten sonst genutzt werden, wenn nicht für die Ablage und den Workflow?

Keine Ahnung wie man eAkte definiert
Für mich ist es ein DMS (Dateisharing und revisionssicheres, kollaboratives Arbeiten an denen) mit Workflow-Managmentsystem (Zuteilungs-, Zugriffssteuerung, Aktenlauf, Freigaben), an dem idealerweise noch durch die Einbindung strukturierter Dokumente nachgelagerte BPMs angebunden werden kann.

Solche System wie VIS können nichts von dem richtig.

[Organisator]

Wir haben eine e-Akte schon seit einigen Jahren und sie wird bewusst falsch als reine Ablage und zur Umsetzung von Geschäftsprozessen missbraucht und aufgebläht. Akzeptanz dadurch äußerst gering, da kein Umdenken auf den eigentlichen Sinn, der aktenrelevanten Vorgänge, stattfindet.

Wofür sollte denn eine e-Akten sonst genutzt werden, wenn nicht für die Ablage und den Workflow?

Keine Ahnung wie man eAkte definiert
Für mich ist es ein DMS (Dateisharing und revisionssicheres, kollaboratives Arbeiten an denen) mit Workflow-Managmentsystem (Zuteilungs-, Zugriffssteuerung, Aktenlauf, Freigaben), an dem idealerweise noch durch die Einbindung strukturierter Dokumente nachgelagerte BPMs angebunden werden kann.

Solche System wie VIS können nichts von dem richtig.

ich würde es genau so definieren, wie du es gemacht hast. Und die typischen e-Akten bieten genau diese Funktionalität.

[Powernapster]

Mir erschließt sich auch nicht, wie man von "e-Akte" sprechen kann, wenn es (bei uns jedenfalls) im Endeffekt darum geht, (gescannte Papier-) Formulare etc. als PDF oder Grafikdateien in einer dgitalen Ablage abzuspeichern ohne Möglichkeit, den eigentlichen Inhalt, also die Daten der Formulare auch "actionable" zu machen, also durchsuchbar und den Inhalt auch in Fachverfahren importierbar usw. zu machen.

[ProfTii]

Wir haben eine e-Akte, die aber nicht behördenweit genutzt wird. In meinem Bereich wird sie beispielsweise nicht genutzt, da angeblich keine Schnittstelle zu Gericht implementiert werden kann. Da wir so alle Dokumente fürs Gericht im Original vorhalten müssen, führen wir keine e-Akte, da wir es nicht einsehen doppelte Aktenführung zu betreiben.

[Alphonso]

Wir haben eine e-Akte schon seit einigen Jahren und sie wird bewusst falsch als reine Ablage und zur Umsetzung von Geschäftsprozessen missbraucht und aufgebläht. Akzeptanz dadurch äußerst gering, da kein Umdenken auf den eigentlichen Sinn, der aktenrelevanten Vorgänge, stattfindet.

Wofür sollte denn eine e-Akten sonst genutzt werden, wenn nicht für die Ablage und den Workflow?

Ich sage explizit aktenrelevante Ablage und Vorgänge. Der ganze andere Müll hat in der e-Akte nichts zu suchen.
Weiterhin wird bei uns die e-Akte benutzt, wenn ein Türschild ausgetauscht werden soll. Nutzt man die e-Akte für so einen Mist, verlangsamt das Prozesse ungemein und erhöht den Verwaltungsaufwand auch noch. Ich hoffe, ich konnte nun darstellen, worauf mein Beitrag abzielte.

[Tiffy]

Weiterhin wird bei uns die e-Akte benutzt, wenn ein Türschild ausgetauscht werden soll.

In einer Behörde gibt es ja auch sonst keinen Weg, den Namen des Büronutzers herauszufinden. Da muss man schon Verständnis haben. Und wenn der Mitarbeiter mal seinen eigenen Namen vergessen sollte, kann er ganz einfach beim Personaldezernat nachfragen und die gucken schnell in seine e-Akte. Das ist doch faszinierend, oder? Wenn uns das jemand noch vor 20 Jahren erzählt hätte, wir hätten ihn ins Irrenhaus gesteckt!