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Studie der Universität zu Lübeck zur E-Akte

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MoinMoin:

--- Zitat von: Organisator am 04.07.2024 08:41 ---
--- Zitat von: Alphonso am 04.07.2024 08:12 ---Wir haben eine e-Akte schon seit einigen Jahren und sie wird bewusst falsch als reine Ablage und zur Umsetzung von Geschäftsprozessen missbraucht und aufgebläht. Akzeptanz dadurch äußerst gering, da kein Umdenken auf den eigentlichen Sinn, der aktenrelevanten Vorgänge, stattfindet.

--- End quote ---

Wofür sollte denn eine e-Akten sonst genutzt werden, wenn nicht für die Ablage und den Workflow?

--- End quote ---
Keine Ahnung wie man eAkte definiert
Für mich ist es ein DMS (Dateisharing und revisionssicheres, kollaboratives Arbeiten an denen) mit Workflow-Managmentsystem (Zuteilungs-, Zugriffssteuerung, Aktenlauf, Freigaben), an dem idealerweise noch durch die Einbindung strukturierter Dokumente nachgelagerte BPMs angebunden werden kann.

Solche System wie VIS können nichts von dem richtig.

Organisator:

--- Zitat von: MoinMoin am 04.07.2024 08:53 ---
--- Zitat von: Organisator am 04.07.2024 08:41 ---
--- Zitat von: Alphonso am 04.07.2024 08:12 ---Wir haben eine e-Akte schon seit einigen Jahren und sie wird bewusst falsch als reine Ablage und zur Umsetzung von Geschäftsprozessen missbraucht und aufgebläht. Akzeptanz dadurch äußerst gering, da kein Umdenken auf den eigentlichen Sinn, der aktenrelevanten Vorgänge, stattfindet.

--- End quote ---

Wofür sollte denn eine e-Akten sonst genutzt werden, wenn nicht für die Ablage und den Workflow?

--- End quote ---
Keine Ahnung wie man eAkte definiert
Für mich ist es ein DMS (Dateisharing und revisionssicheres, kollaboratives Arbeiten an denen) mit Workflow-Managmentsystem (Zuteilungs-, Zugriffssteuerung, Aktenlauf, Freigaben), an dem idealerweise noch durch die Einbindung strukturierter Dokumente nachgelagerte BPMs angebunden werden kann.

Solche System wie VIS können nichts von dem richtig.

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ich würde es genau so definieren, wie du es gemacht hast. Und die typischen e-Akten bieten genau diese Funktionalität.

Powernapster:
Mir erschließt sich auch nicht, wie man von "e-Akte" sprechen kann, wenn es (bei uns jedenfalls) im Endeffekt darum geht, (gescannte Papier-) Formulare etc. als PDF oder Grafikdateien in einer dgitalen Ablage abzuspeichern ohne Möglichkeit, den eigentlichen Inhalt, also die Daten der Formulare auch "actionable" zu machen, also durchsuchbar und den Inhalt auch in Fachverfahren importierbar usw. zu machen.

ProfTii:
Wir haben eine e-Akte, die aber nicht behördenweit genutzt wird. In meinem Bereich wird sie beispielsweise nicht genutzt, da angeblich keine Schnittstelle zu Gericht implementiert werden kann. Da wir so alle Dokumente fürs Gericht im Original vorhalten müssen, führen wir keine e-Akte, da wir es nicht einsehen doppelte Aktenführung zu betreiben.

Alphonso:

--- Zitat von: Organisator am 04.07.2024 08:41 ---
--- Zitat von: Alphonso am 04.07.2024 08:12 ---Wir haben eine e-Akte schon seit einigen Jahren und sie wird bewusst falsch als reine Ablage und zur Umsetzung von Geschäftsprozessen missbraucht und aufgebläht. Akzeptanz dadurch äußerst gering, da kein Umdenken auf den eigentlichen Sinn, der aktenrelevanten Vorgänge, stattfindet.

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Wofür sollte denn eine e-Akten sonst genutzt werden, wenn nicht für die Ablage und den Workflow?

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Ich sage explizit aktenrelevante Ablage und Vorgänge. Der ganze andere Müll hat in der e-Akte nichts zu suchen.
Weiterhin wird bei uns die e-Akte benutzt, wenn ein Türschild ausgetauscht werden soll. Nutzt man die e-Akte für so einen Mist, verlangsamt das Prozesse ungemein und erhöht den Verwaltungsaufwand auch noch. Ich hoffe, ich konnte nun darstellen, worauf mein Beitrag abzielte.

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