Da der Fachvorgesetzte regelmäßig nicht wissen kann, ob seine geplante Aufgabenänderung eingruppierungsrelevant ist oder nicht, sollte jede Abweichung von der Tätigkeitsbeschreibung (in der Theorie) mit dem Personalreferat abgestimmt werden. Dazu hatte einer meiner früheren Arbeitgeber in der Tätigkeitsbeschreibung unter der Aufgabendarstellung den Vermerk sinngemäß aufgenommen: Dies stellt eine abschließende Aufgabenbeschreibung für diesen Arbeitsplatz dar. Jegliche Änderung bedarf dem Einverständnis des Personalreferats.
Dies wird dem Bediensteten und dem Vorgesetzten ausgehändigt. Einerseits stellen man so sicher, dass der Bedienstete belehrt ist, dass eine Aufgabenübertragung nur durch den Fachvorgesetzten unwirksam ist und im Zweifel eine Überprüfung der Eingruppierung aufgrund fehlender wirksamer Übertragung ins leere Läuft. Denn es ist einem Bediensteten nicht zu erklären (wenn er davon nichts weis), dass er leer ausgeht, obwohl er nur die Weisungen des Fachvorgesetzten ausgeführt hat. Denn die wenigsten Wissen, dass dies neben der Weisung des Vorgesetzten auch dem Einverständnis des Personalreferats (damit wirksame Übertragung) bedarf.
Anderseits schafft es die Grundlage, sollten man vor dem Arbeitsgericht aus irgendeinem Grund verlieren und der Bedienstete im Zweifel höhergruppiert werden muss, dass man den Fachvorgesetzten in Regress nehmen kann.
