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Umgang mit dienstlichen E-Mails im Krankheitsfall

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SteBe:
Hallo zusammen,

hier sind gerade PR, IT, Datenschutz und noch zwei andere Stelle konstruktiv im Austausch, was dienstliche E-Mails angeht und diesbezüglich insbesondere in dem Fall, wenn ein Mitarbeiter erkrankt ist und länger weg ist. Darf man dann an sein dienstliches E-Mail-Postfach?

Alle haben recherchiert, die Meinungen sind dazu auch, oh Wunder, verschieden. Ohne zu sagen, wer was meint, hier mal ein paar Aussagen:

- Das dienstliche E-Mail-Postfach kann so behandelt werden wie Dienstpost, es darf also für Vorgesetzte geöffnet werden, die sich dann einen Überblick verschaffen können, ob was wichtiges drin ist.

- Das dienstliche E-Mail-Postfach ist, durch den Namen, ein persönliches Postfach und darf auf gar keinen Fall geöffnet werden. Es würde dem schon gleichkommen, als würde man einen Spind, Schrank oder eine Schublade eines Mitarbeiters öffnen.

- Man hat nur das Recht, bei einem länger erkrankten Mitarbeiter eine automatische Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails einzustellen.

- Man macht gar nix, der E-Mail-Schreiber wird schon merken, dass keine Reaktion auf seine E-Mail kommt und sich dann auf einen anderen Weg melden.

- Man kann davon ausgehen, dass der erkrankte Mitarbeiter nicht im Koma liegt, daher sollte man persönlich zu ihm Kontakt aufnehmen und darum bitten, dass er eine Abwesenheitsnotiz oder ggf. auch eine Weiterleitung einrichtet.

Habt Ihr Erfahrungen damit? Wie ist es bei Euch? Danke für den Austausch. 

Organisator:

--- Zitat von: SteBe am 28.05.2025 14:12 ---Hallo zusammen,

hier sind gerade PR, IT, Datenschutz und noch zwei andere Stelle konstruktiv im Austausch, was dienstliche E-Mails angeht und diesbezüglich insbesondere in dem Fall, wenn ein Mitarbeiter erkrankt ist und länger weg ist. Darf man dann an sein dienstliches E-Mail-Postfach?

Alle haben recherchiert, die Meinungen sind dazu auch, oh Wunder, verschieden. Ohne zu sagen, wer was meint, hier mal ein paar Aussagen:

- Das dienstliche E-Mail-Postfach kann so behandelt werden wie Dienstpost, es darf also für Vorgesetzte geöffnet werden, die sich dann einen Überblick verschaffen können, ob was wichtiges drin ist.

- Das dienstliche E-Mail-Postfach ist, durch den Namen, ein persönliches Postfach und darf auf gar keinen Fall geöffnet werden. Es würde dem schon gleichkommen, als würde man einen Spind, Schrank oder eine Schublade eines Mitarbeiters öffnen.

- Man hat nur das Recht, bei einem länger erkrankten Mitarbeiter eine automatische Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails einzustellen.

- Man macht gar nix, der E-Mail-Schreiber wird schon merken, dass keine Reaktion auf seine E-Mail kommt und sich dann auf einen anderen Weg melden.

- Man kann davon ausgehen, dass der erkrankte Mitarbeiter nicht im Koma liegt, daher sollte man persönlich zu ihm Kontakt aufnehmen und darum bitten, dass er eine Abwesenheitsnotiz oder ggf. auch eine Weiterleitung einrichtet.

Habt Ihr Erfahrungen damit? Wie ist es bei Euch? Danke für den Austausch.

--- End quote ---

ersteres ist grundsätzlich der rechtlich zulässige Fall. Eine Einschränkung kann es geben, wenn die dienstliche Email z.B. durch eine Dienstvereinbarung auch für private Zwecke genutzt werden darf. Dann ergeben sich die Zugriffsrechte der Dienststelle aus der Dienstvereinbarung.

Unkritisch und auch zweckmäßig ist die Einrichtung eines Abwesenenheitsassis durch Dritte.

Das Einfordern an den Erkrankten, selbst eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen, dürfte regelmäßig daran scheitern, dann man ihn rechlich nicht dazu verpflichten kann.

Matze1986:
Als Datenschutzbeauftragter meiner Dienststelle rate ich dringend dazu, dem Ratschlag des betreffenden Datenschutzbeauftragten zu folgen!

Organisator:

--- Zitat von: Matze1986 am 28.05.2025 14:36 ---Als Datenschutzbeauftragter meiner Dienststelle rate ich dringend dazu, dem Ratschlag des betreffenden Datenschutzbeauftragten zu folgen!

--- End quote ---

Welche personenbezogenen Daten, die keinen dienstlichen Zusammenhang haben, könnten denn in einem ausschließlich dienstlich genutzten Emailpostfach schlummern?

Autodoc:
Hallo,

Genau diesen Fall haben wir hinter uns. Eine Kollegin ist längerfristig erkrankt und mittlerweile auch ausgesteuert.
Da auch private E-Mails sei es von Kollegen oder externen Stellen eingehen kann, haben wir nach langem Hin und her, die Unterschrift der betreffenden Person eingefordert, das Postfach durch die IT an unsere Chefin freizugeben. Das hat auch geklappt.

wie der Fall aussieht, wenn die Person sich weigert, kann ich hier leider nicht schildern.

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