Umgang mit dienstlichen E-Mails im Krankheitsfall

[SteBe]

Hallo zusammen,

hier sind gerade PR, IT, Datenschutz und noch zwei andere Stelle konstruktiv im Austausch, was dienstliche E-Mails angeht und diesbezüglich insbesondere in dem Fall, wenn ein Mitarbeiter erkrankt ist und länger weg ist. Darf man dann an sein dienstliches E-Mail-Postfach?

Alle haben recherchiert, die Meinungen sind dazu auch, oh Wunder, verschieden. Ohne zu sagen, wer was meint, hier mal ein paar Aussagen:

- Das dienstliche E-Mail-Postfach kann so behandelt werden wie Dienstpost, es darf also für Vorgesetzte geöffnet werden, die sich dann einen Überblick verschaffen können, ob was wichtiges drin ist.

- Das dienstliche E-Mail-Postfach ist, durch den Namen, ein persönliches Postfach und darf auf gar keinen Fall geöffnet werden. Es würde dem schon gleichkommen, als würde man einen Spind, Schrank oder eine Schublade eines Mitarbeiters öffnen.

- Man hat nur das Recht, bei einem länger erkrankten Mitarbeiter eine automatische Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails einzustellen.

- Man macht gar nix, der E-Mail-Schreiber wird schon merken, dass keine Reaktion auf seine E-Mail kommt und sich dann auf einen anderen Weg melden.

- Man kann davon ausgehen, dass der erkrankte Mitarbeiter nicht im Koma liegt, daher sollte man persönlich zu ihm Kontakt aufnehmen und darum bitten, dass er eine Abwesenheitsnotiz oder ggf. auch eine Weiterleitung einrichtet.

Habt Ihr Erfahrungen damit? Wie ist es bei Euch? Danke für den Austausch. 

[Organisator]

Hallo zusammen,

hier sind gerade PR, IT, Datenschutz und noch zwei andere Stelle konstruktiv im Austausch, was dienstliche E-Mails angeht und diesbezüglich insbesondere in dem Fall, wenn ein Mitarbeiter erkrankt ist und länger weg ist. Darf man dann an sein dienstliches E-Mail-Postfach?

Alle haben recherchiert, die Meinungen sind dazu auch, oh Wunder, verschieden. Ohne zu sagen, wer was meint, hier mal ein paar Aussagen:

- Das dienstliche E-Mail-Postfach kann so behandelt werden wie Dienstpost, es darf also für Vorgesetzte geöffnet werden, die sich dann einen Überblick verschaffen können, ob was wichtiges drin ist.

- Das dienstliche E-Mail-Postfach ist, durch den Namen, ein persönliches Postfach und darf auf gar keinen Fall geöffnet werden. Es würde dem schon gleichkommen, als würde man einen Spind, Schrank oder eine Schublade eines Mitarbeiters öffnen.

- Man hat nur das Recht, bei einem länger erkrankten Mitarbeiter eine automatische Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails einzustellen.

- Man macht gar nix, der E-Mail-Schreiber wird schon merken, dass keine Reaktion auf seine E-Mail kommt und sich dann auf einen anderen Weg melden.

- Man kann davon ausgehen, dass der erkrankte Mitarbeiter nicht im Koma liegt, daher sollte man persönlich zu ihm Kontakt aufnehmen und darum bitten, dass er eine Abwesenheitsnotiz oder ggf. auch eine Weiterleitung einrichtet.

Habt Ihr Erfahrungen damit? Wie ist es bei Euch? Danke für den Austausch.

ersteres ist grundsätzlich der rechtlich zulässige Fall. Eine Einschränkung kann es geben, wenn die dienstliche Email z.B. durch eine Dienstvereinbarung auch für private Zwecke genutzt werden darf. Dann ergeben sich die Zugriffsrechte der Dienststelle aus der Dienstvereinbarung.

Unkritisch und auch zweckmäßig ist die Einrichtung eines Abwesenenheitsassis durch Dritte.

Das Einfordern an den Erkrankten, selbst eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen, dürfte regelmäßig daran scheitern, dann man ihn rechlich nicht dazu verpflichten kann.

[Matze1986]

Als Datenschutzbeauftragter meiner Dienststelle rate ich dringend dazu, dem Ratschlag des betreffenden Datenschutzbeauftragten zu folgen!

[Organisator]

Als Datenschutzbeauftragter meiner Dienststelle rate ich dringend dazu, dem Ratschlag des betreffenden Datenschutzbeauftragten zu folgen!

Welche personenbezogenen Daten, die keinen dienstlichen Zusammenhang haben, könnten denn in einem ausschließlich dienstlich genutzten Emailpostfach schlummern?

[Autodoc]

Hallo,

Genau diesen Fall haben wir hinter uns. Eine Kollegin ist längerfristig erkrankt und mittlerweile auch ausgesteuert.
Da auch private E-Mails sei es von Kollegen oder externen Stellen eingehen kann, haben wir nach langem Hin und her, die Unterschrift der betreffenden Person eingefordert, das Postfach durch die IT an unsere Chefin freizugeben. Das hat auch geklappt.

wie der Fall aussieht, wenn die Person sich weigert, kann ich hier leider nicht schildern.

[Amtsschimmel99]

Bei uns gibts dafür eine eigene Geschäftsanweisung aus der Federführung des DSB. PR und ISB haben zugestimmt. Kurzfassung: Protokollierter Zugriff unter Beisein entweder eines PR-Mitglieds oder wenn dieser verzichtet eines DSB-Mitarbeiters. Einrichtung Abwesenheitsassistenten.
Es geht um Mails der Personalvertretung, eingehende Mails mit privatem Bezug (darauf hat der Accountinhaber ja keinen Einfluss auch wenn priv. Nutzung untersagt ist), Whistleblowerschutz, Korruptionsbeauftragtem usw. Das geht die Beschöftigungsdienststelle u. U. nichts an. Auf eine DV hat der PR verzichtet, da die GA die PR-Anforderungen erfüllt.

[BAT]

Sollte die GSG9 auch bei der Änderung am E-Mail Konto anwesend sein? 

[Tiffy]

Man kann davon ausgehen, dass der erkrankte Mitarbeiter nicht im Koma lieg

Grundsätzlich?

[Matze1986]

Welche personenbezogenen Daten, die keinen dienstlichen Zusammenhang haben, könnten denn in einem ausschließlich dienstlich genutzten Emailpostfach schlummern?

Gegenfrage:
Was spielt es für eine Rolle, ob vorhandene PersDat dienstlicher oder privater Natur sind? Sie befinden sich auf dienstlicher IT-Infrastruktur.
Ich gebe Ihnen die Antwort: Keine!

Betreffender Mitarbeiter könnte PersRat(-Mitglied) sein und entsprechende Mails bekommen.
...könnte einen Beschwerdevorgang, sich selbst oder andere betreffend, bearbeiten...

Kurzfazit:
Es ist egal welcher Art die PersDat sind.
Ich habe NICHT behauptet, dass ein Zugriff nicht möglich wäre, sondern auf den Datenschützer zu hören.

[Flying]

Ein Thread, der Deutschland, wirklich gut beschreibt...

Es ist ein dienstliches Postfach.. Wenn ich da privaten Kram drin mache, dann ist das mein persönliches Risiko, wenn ich es nicht umgehend lösche/verschlüssele..
Wenn ich über den Chef oder Kollegen herziehen will, kann ich auch meine private Mail benutze..

Kann doch nicht sein, dass dienstliche Belange da nicht höher liegen als der persönliche Datenschutz.

[Sjuda]

Auf dienstliche Mails muss auch im längeren oder ungeplanten Abwesenheitsall zugegriffen werden können.
Allerdings kann es auch bei explizitem Ausschluss rein privater Korrespondenz per DA/DV sensible Daten geben.
Beispiele:

• interne Bewerbungen - oftmals explizit per E-Mail gefordert
• Beschwerden beim nächsthöheren Vorgesetzen
• Kommunikation mit
• -Personalabteilung
• -Personalrat/JAV
• -Schwerbehindertenvertretung
• -Gleichstellungsbeauftragter

Die Variante der Zugriffnahme im Beisein von PR und/oder DSB scheint mir vor diesem Hintergrund verhältnismäßig zu sein.

[ElBarto]

Auf dienstliche Mails muss auch im längeren oder ungeplanten Abwesenheitsall zugegriffen werden können.
Allerdings kann es auch bei explizitem Ausschluss rein privater Korrespondenz per DA/DV sensible Daten geben.
Beispiele:

• interne Bewerbungen - oftmals explizit per E-Mail gefordert
• Beschwerden beim nächsthöheren Vorgesetzen
• Kommunikation mit
• -Personalabteilung
• -Personalrat/JAV
• -Schwerbehindertenvertretung
• -Gleichstellungsbeauftragter

Die Variante der Zugriffnahme im Beisein von PR und/oder DSB scheint mir vor diesem Hintergrund verhältnismäßig zu sein.

Genau das.

Es ist wie das öffnen der Schreibtischschubladen oder des Büroschranks.
Mit PR/DSB dabei und sofern keine Gefahr in Verzug Mitteilung an AN.
Sofern der AG ein Interesse an den Mails begründen kann.
Z.B. Eingang geschäftskritischer Unterlagen
Wenn der AN nur ein normale Sachbearbeiter ist der keine dienstlich relevanten Einzelnachrichten empfängt dann sieht es anders aus.

Und wer meint das dienstliche Mailpostfach hat nur dienstlichen Inhalt der nicht schützenswert ist, der sollte nochmal scharf nachdenken.


 

[Thomber]

Ich habe es schon erlebt, dass ein Mitarbeiter während seines Kurzurlaubes einfach umgesetzt worden ist. Formal alles okay, aber der Chef ließ auch den Schreibtischinhalt (inkl. schutzwürdiger Korrespondenz) in eine Kiste legen und die Kiste dann dem Kollegen in die Hand drücken.   Der Kollege hat sich nicht beschwert, wusste wohl nicht, dass so etwas kritikfähig ist.

[FGL]

Wenn der AN nur ein normale Sachbearbeiter ist der keine dienstlich relevanten Einzelnachrichten empfängt dann sieht es anders aus.

Vielleicht ist unser Landkreis das Einhorn, aber jeder Sachbearbeiter erhält hier dienstlich relevante Einzelnachrichten. Deshalb sieht unsere IT-Dienstanweisung auch vor, dass jeder seinen direkten Vertretern Lese- und Schreibrechte für sein Postfach in Outlook einzurichten hat.

[Ytsejam]

Wenn der AN nur ein normale Sachbearbeiter ist der keine dienstlich relevanten Einzelnachrichten empfängt dann sieht es anders aus.

Vielleicht ist unser Landkreis das Einhorn, aber jeder Sachbearbeiter erhält hier dienstlich relevante Einzelnachrichten. Deshalb sieht unsere IT-Dienstanweisung auch vor, dass jeder seinen direkten Vertretern Lese- und Schreibrechte für sein Postfach in Outlook einzurichten hat.

This! Bei uns ebenso, es gibt eine Dienstanweisung, dass mindestens ein Kollege aus dem Sachgebiet bzw. der Vorgesetzte lesenden Zugriff auf das Postfach erhält. Damit ist das Problem gelöst. Auch ohne GSG9.