Kopie Personalakte nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO

[nahewi]

Hallo zusammen,

mich würde interessieren, wie die Personaler hier mit dem Recht auf Datenkopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO umgehen. Die Rechtsprechungen hierzu sind nicht wirklich eindeutig.

In meinem Fall war der Mitarbeiter bei einer Kommunalverwaltung beschäftigt. Er hat das Beschäftigungsverhältnis selber beendet und fordert nun eine Kopie seiner Personalakte an.

[ÖDWorker]

Hallo,

ich denke schon das der Arbeitnehmer einen Anspruch hat.

Ich verweise dabei auf das Urteil des EuGH vom 04.05.2023 C487/21:
Tenor: Das Urteil des EuGH  legt fest, dass ein Auskunftsanspruch nach Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO auch die Verpflichtung einschließt, der betroffenen Person eine originalgetreue Kopie der Verarbeitung personenbezogener Daten zu übermitteln, wenn dies zur Wahrung ihrer Rechte erforderlich ist.

Es gibt mittlerweile auch ein Urteil des BGH das sich, wenn ich es richtig in Erinnerung, habe in die selbe Richtung bewegt wie das des EuGH.

Ebenfalls verweise ich in diesem Zusammenhang auf § 3 TVÖD Absatz 5 (die Formulierung schränkt den Umfang der Kopien nicht ein!):
Die Beschäftigten haben ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Sie können das Recht auf Einsicht auch durch eine/n hierzu schriftlich Bevollmächtigte/n ausüben lassen. Sie können Auszüge oder Kopien aus ihren Personalakten erhalten.

Wie seht Ihr das sonst so?

[Organisator]

Ja, natürlich hat man ein Einsichtsrecht in seine Personalakte und daraus resultiert auch, dass man sich Kopien machen kann. Wenn man dritte - hier die alte Dienststelle - damit beauftragt gibt es bestimmt einen schicken Gebührenkatalog.

[ich1974]

Der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO ist grundsätzlich kostenfrei. Die Datenverarbeitende Stelle hat auch kostenlose Kopien(Papierform oder elektronisch) bereitzustellen.

[Thomber]

Einsicht in die eigene Personal sollte man eigentlich (wie früher) auch ohne DSGVO erhalten.
Anruf bei Pers-Abt... Termin vereinbaren.... hinsetzen, blättern.....

[ÖDWorker]

Nach Artikel 15 Absatz 3 der DSGVO ist die Erstkopie kostenlos.

[Tagelöhner]

Einsicht in die eigene Personal sollte man eigentlich (wie früher) auch ohne DSGVO erhalten.
Anruf bei Pers-Abt... Termin vereinbaren.... hinsetzen, blättern.....

Das Problem an der Vorgehensweise ist das Risiko, dass dann ggf. wichtige Dokumente/Einträge davor entnommen werden, bevor die Akte dann unvollständig ausgehändigt wird. So einen Fall gab es ja erst vor einiger Zeit mal hier im Forum. Da wurde die Akte bei einem unangekündigten Besuch nicht rausgerückt und ebenfalls auf einen Termin verwiesen.

[nahewi]

Es geht in diesem Fall nicht um eine Einsichtnahme und die Erstellung von Kopien aus selbiger, sondern um eine komplette Kopie der vorhandenen Personalakte mit Übersendung an den bevollmächtigten Rechtsanwalt.

[MaLa]

Haufe schreibt dazu:

"Beschäftigte können nach § 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L Auszüge oder Kopien aus ihren Personalakten erhalten. Im Fall von elektronischen Personalakten, hat der Beschäftigte Anspruch auf den Ausdruck entsprechender Daten.

Der Anspruch auf Erhalt von Auszügen oder Kopien ist zweistufig ausgestaltet. Der Beschäftigte nimmt zunächst Einsicht in seine Personalakte nach Satz 1. Daran anknüpfend besteht die Möglichkeit, Auszüge oder Kopien aus den Personalakten zu erhalten.

Es handelt sich um eine sog. „Kann“-Vorschrift. Der Erhalt von Auszügen und Kopien unterliegt der pflichtgemäßen Ermessensausübung des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber entscheidet, in welchem Umfang der Inhalt der Personalakten zur Verfügung zu stellen ist. Ein Anspruch auf Erhalt von Auszügen und Kopien ist etwa zu verneinen, wenn dem Interesse des Beschäftigten berechtigte Interessen Dritter entgegenstehen, z. B. aus Datenschutzgesichtspunkten, weil die Unterlagen personenbezogene Daten Dritter enthalten. Der Arbeitgeber kann die Herausgabe von Auszügen und Kopien auch ablehnen, wenn die Unterlagen vertrauliche Informationen des Arbeitgebers beinhalten, z. B. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse."

Während dem Beschäftigten nach § 3 Abs. 5 Satz 1 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 1 TV-L ein Recht auf Einsicht in seine vollständige Personalakte zusteht, kann er nach § 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L lediglich Auszüge oder Kopien „aus“ seiner Personalakte erhalten. Es besteht daher kein Anspruch, eine vollständige Kopie der gesamten Personalakte zu erhalten.

[McOldie]

Es geht in diesem Fall nicht um eine Einsichtnahme und die Erstellung von Kopien aus selbiger, sondern um eine komplette Kopie der vorhandenen Personalakte mit Übersendung an den bevollmächtigten Rechtsanwalt.

Eine komplette Kopie aller in der Personalakte abgelegten Unterlagen halte ich nicht für möglich. Aber was machst du dir Gedanken, wenn du einen Rechtsanwalt eingeschaltet hat. Sollte der sich doch Gedanken machen.

[sovielefragen]

Ich habe kürzlich Auskunft nach §15 DSGVO eingefordert. Überraschenderweise wurde diese auch fristgerecht erfüllt. Mir wurde eine Kopie meiner (sofern ich das nach Einsicht beurteilen kann) kompletten Personalakte zugesendet. Dazu ein langes Schreiben mit allgemein klingenden, nicht individualisierten Formulierungen dazu, wozu welche Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet wurden und werden und an wen wann, wie, warum und in welchem Ausmaß Auskunft erteilt wird.

[ich1974]

Das ist eine vollständige Auskunft nach Art. 15 DSGVO