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Stufenzuordnung bei Neueinstellung / Festlegung im Arbeitsvertrag

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Tintenfischstäbchen:
Hallo zusammen,

ich werde zum ersten Mal in öffentlichen Dienst arbeiten, deswegen kenne ich mich noch gar nicht aus und habe ein paar grundlegende Fragen. Ich freue mich, wenn wer helfen kann!

1. In meinem Arbeistvertrag steht zwar die EG, aber nicht die Stufe. Ist das üblich? Wird die Stufe überlicherweise  an anderer Stelle festgehalten? Ich wundere mich darüber, dass da keine Stufe steht und sich der Arbeitgeber bis jetzt (trotz meiner Nachfragen) noch nicht zur Stufe geäußert hat, obwohl der Vertrag in ein paar Tagen unterschrieben werden und auch beginnen soll. Findet ihr dieses Vorgehen auch merkwürdig, oder ist das üblich im öffentlichen Dienst?

2. Wegen meiner 8 Jahre einschlägigen Berufserfahrung war ich davon ausgegangen, dass ich in Stufe 4 eingestuft würde. So war auch die Ankündigung von Seiten des Arbeitgebers beim Bewerbunsggespräch. Nun meint aber die Personalabteilung, dass sie bei Neueinstellung maximal bei Stufe 3 einstufen, wenn die Vorraussetzungen vorliegen (was sie scheinbar gerade prüfen). Nun frage ich mich:
- Ist das üblich/erlaubt, dass sie maximal bei Stufe 3 einstufen?
- Gibt es noch Detail-Vorraussetzungen zu den Jahren der Berufserfahrung dazu (z.B. ob es Vollzeit oder Teilzeit war, ob es im öD war, wie lange die Berufserfhrung zurückliegt, etc)? Wo kann ich das nachlesen?
- Wenn sie dabei bleiben, dass es nicht Stufe 4 sondern Stufe 3 sein soll, lässt sich dann festlegen, dass ich z.B. in drei Monaten in Stufe 4 aufsteige? Ist sowas eurer Erfahrung nach üblich, gibt es evtl. sogar einen formalen Namen bzw. ein Prozedere dafür?

Danke und viele Grüße!

FearOfTheDuck:
Einschlägige Berufserfahrung muss der AG nur bis Stufe 3 anerkennen, alles darüber wäre Verhandlungssache. Bitte zwingend vor Vertragsschluss klären, damit es kein böses Erwachen gibt. Ich würde daher auf die vorherige Zusicherung des AG verweisen.

Tintenfischstäbchen:
Danke für die schnelle Antwort!

Wird die Stufe (und ggf. wann man in die nächste aufsteigt) in der Regel in den Arbeitsvertrag aufgenommen, oder wo wird das schriftlich festgehalten?

fair:
Falls es in der Wissenschaft ab EG 13 aufwärts ist, kann über einschlägige Berufserfahrung auch Stufe 4-6 anerkannt werden. Für alle anderen Fälle geht das nur bis Stufe 3, aber über förderliche auch höher.

Bei der Variante förderliche Berufserfahrung muss es als schriftliche Nebenabrede in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden! Das musst du einfordern und deutlich machen, dass du nur für die im Vorstellungsgespräch zugesagte Stufe 4 kommst (da sie das auch mit dokumentieren müssen, auch in einer kurzen E-Mail; wobei es eigentlich ausreichen würde, wenn sie in der Begründung schreiben, dass das so im  Vorstellungsgespräch besprochen wurde). Außerdem müssen sie zu den Akten eine Einschätzung zur Notwendigkeit "zur Deckung des Personalbedarfs" geben, also quasi dass du deutlich der beste Bewerber warst und sie dich brauchen.

Schau dir für einen Eindruck der Details, wie das geregelt ist, mal dieses Dokument mit Durchführungshinweisen des BMI zum entsprechenden Paragraphen im TVÖD an,
https://www.bmi.bund.de/RundschreibenDB/DE/2024/RdSchr_20240530.html
das ist weitgehend sehr ähnlich zum TV-L bis auf die Sonderregelungen für die Wissenschaft und manche Feinheiten, an welchen Stellen der jeweilige Dienstherr rechtlich umstrittenes eher streng oder eher nachsichtig handhabt. Aber für die großen Linien hilft es definitiv. Falls mal ein speziellerer Fall vorliegt, ist es nützlich die entsprechenden Durchführungshinweise zum TV-L deines Bundeslandes zu recherchieren (um welches geht es?).

Geregelt wird es meistens tatsächlich nicht explizit, aber bei der Variante förderlich ist es gemäß der üblichen Vorgaben wirklich vorher zu klären und vertraglich festzuhalten.

In den anderen Fällen, wo es erst nach dem Vertrag rechtlich bindend geprüft und festgelegt wird, füllen die Dienststellen aber auch etwas aus, nämlich ein Formular namens "Stufenzuordnung bei Einstellung von Beschäftigten" (oder so ähnlich - unten drei Beispiele). Dort muss die gewünschte Dauer einschlägiger Zeiten und die entsprechende Stufe draus hervorgehen. Dieses Formular kann auch schon zusammen mit den ganzen anderen Formularen die zur Vorbereitung des Vertrages auszufüllen sind mit ausgefüllt werden (wird auch häufig so gemacht, aber nicht immer, ist natürlich besser so). Ich bin inzwischen dazu übergegangen, mir immer eine Kopie dieses Formulars zeigen zu lassen oder zumindest schriftlich (per E-Mail) bestätigen zu lassen, dass Sie mir soundsoviele Jahre anerkennen und mich entsprechend in Stufe soundso einstellen. Hierfür muss ich üblicherweise meinen Lebenslauf und ein Paket meiner bisherigen Arbeitsverträge und ggf., wenn sie es sehr genau nehmen, noch Beurteilungen oder die sogenannten Tätigkeitsbewertungen mit einreichen. Wenn du hier gut vorbereitet bist, kannst du auf entsprechende Nachfragen sofort reagieren und der Prozess kann schnell weitergehen. Lass dich nicht darauf ein, dass das alles erst nach Vertragsunterzeichnung geprüft wird.

So viel zu meinen Erfahrungswerten - ich habe schon einiges unschönes in diesen Zusammenhängen selbst erlebt und von Kollegen / Bekannten mitbekommen und kann nur sagen: man muss schon ziemlich gut informiert und abgebrüht sein und im Wissen, wie es läuft und was man wann fordern sollte, freundlich aber bestimmt den Prozess steuern, um nicht unliebsame Überraschungen zu erleben. Toi toi dir!

PS: Hier drei Beispiele dieser Formulare

https://www.uni-bremen.de/fileadmin/user_upload/dezernate/dezernat2/Formulare/A._B._Neueinst.__Weiterb.__Aufst.__Umsetzung/Stufenzuordnung_fuer_neu_eingestellte_Beschaeftigte_final2025.pdf

https://www.verwaltung.uni-halle.de/dezern3/internet/service/tarifbeschaeftigte/bewerber/formular_stufenzuordnung.pdf

https://www.uni-frankfurt.de/70176744/Stufenzuordnung_Adm.pdf

Tintenfischstäbchen:
Das ist extrem hilfreich, vielen Dank!!

Ja genau, es geht um EG 13 in der Wissenschaft (in Niedersachsen). Das heißt, Stufe drei MUSS bei einschlägiger Berufserfahrung (bei mir acht Jahre) gewährt werden, höhere Stufen KÖNNEN gewährt werden, müssen aber nicht - das müsste ich dann verhandeln. Habe ich das soweit richtig verstanden?

Den Begriff "förderliche" Berufserfahrung kannte ich noch gar nicht. Ich denke, der ist meinem Fall nicht relevant, aber dennoch: Was ist damit gemeint?

Danke und viele Grüße!

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