Ermittlung des Zeitaufwands pro Tätigkeit pro Woche/Monat

[M.B.O.]

Liebe Mitglieder,

ich brauche etwas Starthilfe zur Orientierung.
Um den Personalbedarf im Dezernat zu ermitteln soll nun jeder überschlagen, wie viel Zeit er im Jahr für die Verrichtung seiner Aufgaben benötigt. Zwar habe ich vor 10 Jahren (Höhergruppierungsantrag) so etwas ähnliches schon einmal gemacht. Das war aber eine ganz andere Stelle mit sehr konkreten Tätigkeitsvorgaben und da war die Angabe in Wochenarbeitszeit verlangt, was ich übersichtlicher fand. Unsere aktuellen Td sind sehr allgemein gehalten.

Ich bin mir sehr unsicher, wenn ich nun bspw. 1 E-Mail = X Minuten, à y E-Mails pro Tag und das wären dann Z Stunden für alle E-Mails im Jahr, angeben würde. Vielleicht hat da jemand eine gute Vorlage bzw. eine Homepage, bei der man sich dazu informieren kann?

Vorgegeben sind bei unserer Excel-Tabelle folgende Felder je Tätigkeit:

Vorbereitung   
Durchführung   
Nachbereitung   
Gesamt   
Zeit-aufwand pro Jahr in h   
Zeit-aufwand / Jahr in VZE (Vollzeitäquivalent)

Als konkretes Beispiel zur Frage fiele mir ein; Ordnungswidrigkeitsverfahren. Wie berechen ich hier denn den Zeitaufwand pro Jahr? Es ist schließlich von vielen Faktoren abhängig, wie viele ich im Jahr tatsächlich habe und wie umfangreich die sind. Dann ist es noch so, dass ich vorrübergehend nur 35h/Woche arbeite, aber eigentlich die Arbeitszkapazität meiner ursprünglich 40h/Woche abarbeite. Wie soll ich das einbinden?

Danke für die Tipps.

[Organisator]

Als konkretes Beispiel zur Frage fiele mir ein; Ordnungswidrigkeitsverfahren. Wie berechen ich hier denn den Zeitaufwand pro Jahr? Es ist schließlich von vielen Faktoren abhängig, wie viele ich im Jahr tatsächlich habe und wie umfangreich die sind.

Du legst drei Arten von Verfahren fest - leicht, mittel, schwer und ermittelst für das jeweilige Verfahren den zeitlichen Aufwand. Dies, multipliziert mit der Anzahl der Verfahren ergibt deine durchschnittliche Auslastung.

Vertiefte Analyse- und Bewertungsmethoden (die vor allem im öD anerkannt sind) findest du unter orghandbuch.de (ist vom BMI)