Zeiterfassung = Bestandteil der Personalakte?

[Texter]

Hi,

sehe ich es richtig, dass die digitale Zeiterfassung oder eine entsprechende Zettelwirtschaft Bestandteil der Personalakte ist und entsprechend von Arbeitnehmern eingesehen werden darf?

[Spid]

Ich sehe das nicht zwingend als Bestandteil der Personalakte - was aber für einen Anspruch auf Herausgabe oder Einsichtnahme zunächst unschädlich ist, sofern diese Aufzeichnung Grundlage der Ermittlung von Vergütungsansprüchen ist, siehe u.a. LAG  Schleswig-Holstein, Urteil vom 20.01.2011 - 4 Sa 494/10.

[Egon12]

Ihr habt doch sicher eine Dienstvereinbarung zur Arbeitszeit, dort sollte auch geregelt sein, wer wie detailliert Zugriff auf die Zeiterfassung hat.

[Kat]

Hast Du keinen Zugriff auf Deine eigene Zeiterfassung? 

[Texter]

Wenn ich einen Stundenzettel bspw. für Rufbereitschaft abgebe und dieser nicht in meiner Personalakte abgeheftet wird, habe ich nicht mehr so einfach darauf Zugriff. Auch auf die digitalen Daten kann ich erstmal nur ein Jahr rückwirkend zugreifen.

Daher meine Frage.

Ich bin bisher immer davon ausgegangen, dass bspw. die Stundenzettel in der PA landen und ich einfach da rein schauen kann.

[Egon12]

1 Jahr ist zu lang, außer es geht um AU Bescheinigungen, wofür werden die Stundennachweise genutzt? Auf deine persönlichen Stundennachweise musst du immer Zugriff haben. Es sind deine personenbezogenen Daten als letzte Möglichkeit stell ein Antrag auf Auskunft nach dem betreffenden Datenschutzgesetz ( EU, Bund Land).

Gibt es bei euch keinen Datenschutzbeauftragten der sich der Sache annehmen kann?

[Spid]

Warum sollte ein Jahr zu lang sein?

[Egon12]

Zweckbindung und Datensparsamkeit, es kommt drauf an wofür die Daten genutzt werden.
Wenn es rein um die Zeiterfassung/ Monatsübersicht geht, reicht der betreffende Monat + Berichtigungszeit.

Für den Dienstherr und die Einsatzplanung des Personals benötigt man keine detaillierten Angaben, hier reicht die Information, Anwesend/ Abwesend, Alles andere regelt eine Dienstvereinbarung.

Was soll eine detaillierte Datenbank über ein ganzes Jahr erforderlich machen?

[Spid]

Gesetzliche Speicherungsdauer für Unterlagen zur Lohnabrechnung ist 10 Jahre, detaillierter Aufzeichnungen hinsichtlich Lage und Dauer der Arbeitszeit für Zuschläge usw. bedarf es für die Dauer, für die Zeiten und Zuschläge auf einem Arbeitszeitkonto gebucht sind sowie für die Dauer des Ausgleichszeitraums nach §6 Abs. 2 Satz 1 bzw. Satz 2 TVÖD/TV-L zur Abrechnung nach §8 Abs. 2 TVÖD/§8 Abs. 4 TV-L. Und da sind wir noch nicht bei Aufzeichnungen nach MiLoG, AÜG usw.

[Hain]

Moin,

Wenn ich einen Stundenzettel bspw. für Rufbereitschaft abgebe und dieser nicht in meiner Personalakte abgeheftet wird, habe ich nicht mehr so einfach darauf Zugriff. Auch auf die digitalen Daten kann ich erstmal nur ein Jahr rückwirkend zugreifen.

Daher meine Frage.

Ich bin bisher immer davon ausgegangen, dass bspw. die Stundenzettel in der PA landen und ich einfach da rein schauen kann.

Stundenzettel sollten bei der Gehaltsabrechnung bis zu sechs Jahre nachgeschaut werden können.

Grüße Hain

[Texter]

Danke für die Beiträge. Ich habe persönlich gar keinen Stress deswegen. Mir ging es eher um den Grundsatz.

Wenn ich es richtig verstehe, sind die von mir angesprochenen Daten nicht zwingend in der PA zu führen. Es spricht aber auch nichts dagegen sie dort zu sammeln.

[Öffenina]

Sie sind in der Regel nicht Betsandteil der Personalakte. Du kannst allerdings bei der Personalabteilung um Auskunft bitten. Die Personalabteilung hat Zugriff auf die digitale Zeiterfassung der MitarbeiterInnen.

[Spid]

Das ist in dieser Pauschalität schlicht falsch.

[shenja]

Unsere Stempelkarten werden nach 6 Monaten vernichtet. Weg ist dann weg.

[Spid]

Da der Auszahlungsanspruch für Zeitzuschläge, Überstunden oder Arbeitsstunden, die keine Überstunden sind, nicht in dem Monat entsteht, in dem die entsprechenden Zeiten angefallen sind, dürfte das bei den Tarifwerken TVÖD/TV-V/TV-L/TV-H nicht einmal die tarifliche Ausschlußfrist abdecken.