Dokumentationssystem der Führungskraft für Mitarbeitende

[BW25]

Hallo zusammen,

ich bin seit kurzer Zeit Führungskraft in einer Landesbehörde. Hierbei bin ich unmittelbar für ca. 10 Personen zuständig.

Zur angemessenen Beurteilung würde ich mir gerne ein Dokumentationssystem für meine Mitarbeitenden erstellen. Dies soll in erster Linie dazu dienen die unter dem Jahr gesammelten Eindrücke und Anmerkungen systematisch zu erfassen, sodass sie in der nächsten Beurteilung verwendet werden können.

Wie dokumentiert ihr die Leistung eurer Mitarbeitenden?

Anmerkung: Es geht mir nicht darum wie viele Akten ein Mitarbeitender pro Tag erledigt, sondern um allgemeinere Dinge wie "Wie kommt XY mit seiner Arbeitsmenge im Schnitt zurecht? Wie ist die praktische Verwendbarkeit der Ergebnisse? Wie organisiert geht XY bei den anfallenden Aufgaben vor? Bringt XY eigene Ideen ein? etc.

[bebolus]

Können alle beförderungsreif beurteilt werden oder gibt es eine Quote?

[Schokobon]

Man könnte eine Excel-Tabelle zu diesem Zweck erstellen.
Ich weiß - total verrückt.

[VFA West]

Man könnte eine Excel-Tabelle zu diesem Zweck erstellen.
Ich weiß - total verrückt.

Ich würde ein Punktesystem einführen und die zu bewertenden Kriterien gewichten. Am Ende entscheidet also nicht der Nasenfaktor, sondern die Excel-Berechnung.

Allein der Gedanke zeigt, dass du eine tolle Führungspersönlichkeit bist. Kommuniziere das am besten auch klar gegenüber deinen Mitarbeitenden, damit auch für sie alles transparent und nachvollziehbar ist.

[BW25]

Können alle beförderungsreif beurteilt werden oder gibt es eine Quote?

Was meinst du damit?
Bei uns finden Beurteilungen von verbeamteten Personen spätestens alle drei Jahre statt. Alle angestellten Personen erhalten jährlich eine sog. Leistungsorientierte Bezahlung für die eine "Teilbeurteilung" gemacht wird.

[BW25]

Man könnte eine Excel-Tabelle zu diesem Zweck erstellen.
Ich weiß - total verrückt.

Da bin ich gerade dran. Dachte nur, dass jemand Tipps hat wie so etwas aufgebaut werden kann und welche Punkte nicht fehlen sollten. ChatGPT hat mir mir bereits konstruktive Hinweise für eine Exceltabelle gegeben. 

[BW25]

Man könnte eine Excel-Tabelle zu diesem Zweck erstellen.
Ich weiß - total verrückt.

Ich würde ein Punktesystem einführen und die zu bewertenden Kriterien gewichten. Am Ende entscheidet also nicht der Nasenfaktor, sondern die Excel-Berechnung.

Allein der Gedanke zeigt, dass du eine tolle Führungspersönlichkeit bist. Kommuniziere das am besten auch klar gegenüber deinen Mitarbeitenden, damit auch für sie alles transparent und nachvollziehbar ist.

Danke für dein Feedback. 

Das Punktesystem existiert in der Art bereits, da die Beurteilung gewichtet werden muss. (bspw. wird die Arbeitsqualität als gewichtiger gewertet als die Kundenorientierung). Diese Kriterien sind glücklicherweise auch für alle transparent zugänglich. Ich muss mir nur überlegen wie ich meine Anmerkungen zu den Kriterien übersichtlich dokumentiere. Aber während dem Schreiben auf dein Kommentar hat deine Antwort mich auf die gute Idee gebracht die Kriterien in meiner Dokumentation direkt zu benennen und hierunter Anmerkungen zu machen.

[clarion]

Ich habe einen Ordner für jeder Mitarbeiter und darin ein Worddokument, in dem besondere Vorkommnisse, positive und negative Leistungen sowie Gespräche,  die über Smalltalk hinaus gehen stichpunktartig dokumentiert sind. In diesen Ordner sind auch Teilzeitanträge und die Kommunikation mit der Personalstelle bzgl. des jeweiligen MA abgelegt.

Punkte vergebe ich tatsächlich erst zur Beurteilung, da sind die Notizen aber eine große Hilfe.

[Tiffy]

Demnächst in diesem Forum: "Hilfe, mein Vorgesetzter hat ein Dossier über mich angelegt - was tun?"

[Herbert Meyer]

Und bitte nicht vergessen, den Datenschutzbeauftragten darauf hinzuweisen, dass das Verarbeitungsverzeichnis entsprechend ergänzt werden muss. Bei der Gelegenheit kann der Datenschutzbeauftragte auch direkt eine Einschätzung geben, ob für diesen Verarbeitungsvorgang zunächst eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) erstellt werden muss. Ich selbst tendiere zu einem ja.

[Tiffy]

Oder alles anonymisieren, dannn entfallen diese Auflagen...

[bebolus]

Ich habe einen Ordner für jeder Mitarbeiter und darin ein Worddokument, in dem besondere Vorkommnisse, positive und negative Leistungen sowie Gespräche,  die über Smalltalk hinaus gehen stichpunktartig dokumentiert sind. In diesen Ordner sind auch Teilzeitanträge und die Kommunikation mit der Personalstelle bzgl. des jeweiligen MA abgelegt.

Punkte vergebe ich tatsächlich erst zur Beurteilung, da sind die Notizen aber eine große Hilfe.

Blöde Frage: Datenschutz..?

[clarion]

Inwiefern siehst Du Datenschutzbelange berührt? Der Mitarbeiterordner liegt ja nicht im einem für die Mitarbeiter  zugänglichen Laufwerk und ich rede auch nicht mit Mitarbeiter über andere Mitarbeiter.

[MoinMoin]

Ich habe einen Ordner für jeder Mitarbeiter und darin ein Worddokument, in dem besondere Vorkommnisse, positive und negative Leistungen sowie Gespräche,  die über Smalltalk hinaus gehen stichpunktartig dokumentiert sind. In diesen Ordner sind auch Teilzeitanträge und die Kommunikation mit der Personalstelle bzgl. des jeweiligen MA abgelegt.

Punkte vergebe ich tatsächlich erst zur Beurteilung, da sind die Notizen aber eine große Hilfe.

Blöde Frage: Datenschutz..?

Einfache Antwort:
Berechtigtes Interesse des Erstellers der Dateien, diese Informationen zu erheben, da Teil seines Arbeitsauftrages.
Natürlich müssen die mit dem DSGVO verbunden Pflichten auch erfüllte werden.

Einfachere Lösung:
Stift und Zettel, dann erübricht sich die Blöde Frage

[Casa]

Eine Personalakte ist eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen (BAG, Urteil v. 19. Juli 2012, Az. 2 AZR 782/11). Die hier genannten Vermerke gehören dazu. Für deren Handhabung gibt es mit Sicherheit eine Dienstanweisung.