Beihilfe und PKV: Tipps für optimierte Selbstverwaltung? App? Excel?

[bab]

Hallo in die Runde,

ich verwalte seit fast zwei Jahren die Beihilfe- und PKV-Ansprüche mehrerer Personen (alle über mich im Beihilfeanspruch), eher leidlich, derzeit mittels Excel-Tabellen.

Ich habe mehrfach zu verschiedenen Systemen einzelner hier im Forum gelesen, gerade finde ich aber nur den Beitrag zu einer App wieder.
Ich möchte ein schlankes und v.a. schnelles System haben, stolpere aber immer wieder über Medienbrüche, deren Auflösung nicht immer sinnvoll ist, und verliere den Überblick, wenn irgendwelche Posten in Wartepositionen sind (typischerweise, weil eine Rechnung kreativ bis fehlerhaft ist oder weil die Beihilfe erst ab Betrag x eine Einreichung bearbeitet und erst ab Betrag x+y diese vorzieht, dann kommt gerne das Leben dazwischen).

Rechungen erhalte ich typischerweise analog (alternativ ginge es per Mail am PC, sehe aber derzeit keinen Mehrwert) und reiche sie typischerweise digital (Handy) ein. Beihilfe-Bescheide erhalte ich typischerweise digital (Handy), manchmal per Briefpost (warum auch immer). Rechnungen reiche ich per App (Handy) ein.

Meine Excel-Tabelle (sprich: Tabellenkalkulation) ist vermutlich überkomplex, ich erfasse pro Person das Rechnungsdatum, den Leistungserbringer, ob ich die Rechnung eingereicht habe bei der Beihilfe, bei der PKV, welche Erstattung ich jeweils erwarte und welche ich erhalten habe. Ich habe auch eine verwaiste Spalte für das Datum des Geldeingangs. Außerdem habe ich jeweils in Tabellenkopfnähe einen Hinweis, ob ich in dem Jahr die Belege bei der PKV einreichen sollte oder nicht.

Apps habe ich danach entdeckt, mir ist noch nicht klar, ob sie mir einen Mehrwert bieten.
An Apps habe ich bisher entdeckt: BeihilfeBuddy, PKVBeihilfetracker, Belegkompass, Ersatto, pia-Health, Belegradar, Beihilfe & PKV Abrechnung und Belegweg. Angeschaut habe ich mir den BeihilfeBuddy.

Soviel zu meinem System. Das muss doch besser gehen... Wie handhabt ihr das bitte? 

Ich habe eine Vollzeitstelle und gerne frei. Ich verbringe für meinen Geschmack viel zuviel Zeit mit dieser Selbstverwaltung. Ich möchte weniger Zeit am Handy verbringen, interessiere mich also entweder für eine schlanke PC-Papierordner-Lösung oder eine schnelle Handy-Lösung. Oder gleich den heiligen Gral. 

[Ozymandias]

Rechnungen auf einem gebasteten Papierformular eintragen, wenn diese kommen.
Bezahlen.
In großen Umschlägen an Beihilfe/PKV senden. Können die sich mit dem Scannen beschäftigen.

So lange die Rechnungen per Papier kommen, spart man mit digitaler Verwaltung überhaupt keine Zeit.

[Organisator]

1- Rechnung per App an Beihilfe / PKV
2. Rechnung in Antragsmappe legen, bei Bedarf Antragsdatum notieren
3. Wenn Erstattung vollständig da: bezahlen
(3.a Wenn Rechnung nicht vollständig erstattet Korrektur vom Arzt anfordern und weiter bei 3.)
4. Rechnung wegwerfen

[RandomValue]

Excel Tapete, nach ein paar Jahren noch immer das Mittel der Wahl. Nur so lässt sich alles genau tracken, auch die Kürzungen. Damit pro Jahr eine Datei mit Sheets pro Person, ein Dashboard über Rechnungskosten, Beihilfe- und PKV-Zahlungen.

Das Problem sind die API, sonst könnte man schön alles an einem Ort erledigen. Scan in Paperless NGX, automatisches Hochladen zur Beihilfe und zur PKV, Eingabe der Rückzahlungen. Durch das Einscannen ist zumindest das Hochladen des PDF in allen Apps möglich.

Also nein, für mich gibt es nichts besseres.

[Gewerbler]

Hier bisher auch eine einfache Exceldatei mit neuem Blatt für jedes Jahr, Spalte für "wer", "welche Behandlung", "Fachgebiet", "Rechnungsbetrag", "bezahlt am" und dann jeweils drei Spalten "eingereicht am", "erstattet am" und "Betrag" für Beihilfe und PKV, dann noch ein paar Summen der Erstattungen und Differenz zur Rechnung und Jahressummen gesamt, Beihilfe und PKV.
Dann hab ich noch mit eine bisschen automatischer Formatierung gearbeitet, damit es rot/grün wird als kleiner Indikator.
Rechnungen reiche ich zweimal per App ein, eigentlich immer sofort wenn sie kommt. Mag sich ändern, falls Rückerstattung mal ein Thema werden sollte, war aber bisher nie der Fall.

Bisher funktioniert das ganz gut, evtl. passe ich es jetzt an, wenn mein Kind zur Welt kommt - z.B. eine Datei pro Jahr und dann je ein Blatt für mich und das Kind. Die erwartete Erstattung wäre dann evtl. noch interessant. Bei mir mit 50/50 das kann ich grad noch so im Kopf überschlagen.

[AR76]

Ich habe mir einen Stempel erstellen lassen - Beihilfe Debeka - App - bezahlt.

Hake es immer ab und mache Stapel daraus, was ich eingereicht habe. Dann zusammen mit Beihilfebescheid abheften.

[Illunis]

Scan mit ASN QR-Code Aufkleber => Paperless NGX => auto Kategorie "Arztrechnung" (mittlerweile gelernt), auto ASN

"Arztrechnungen" bekommt dann automatisch die Zusatzfelder:
- Datum für Beihilfe eingereicht, PKV eingereicht, Beihilfe bezahlt, PKV Bezahlt, Zahlungsziel
- Bool für Rechnung Bezahlt ja/nein
- Zahl für den Rechnungsbetrag

Als Tags:
- die behandelte Person
- in Bearbeitung (nutze ich aber nur wenn etwas ungewöhnliches passiert)
- fertig

Kürzungen, neu Beantragung usw. in die Notizen zur Rechnung

=> extra Ansicht für die Dokumenten Kategorie "Arztrechnung" die nicht den Tag "fertig" haben.

Am Handy dann Paperless PDF => Beihilfe und PKV App zum einreichen.

Paperless macht aber wahrscheinlich nur Sinn wenn man mehr als die Arztrechnungen digitalisieren möchte.

[Organisator]

Dann wohl ganz allgemein:
Erstmal die Anforderungen klären, bevor man sich Gedanken über eine (elektronische) Umsetzung macht.
Der hier beschriebene Aufwand variiert recht deutlich.

[BalBund]

franky, ein Kollege im anderen Forum hat sich mal die Mühe gemacht und eine wirklich gute Excel-Tabelle gebaut, die den allermeisten Kollegen genügen dürfte.

Ihr findet sie hier: https://www.beamtentalk.de/viewtopic.php?t=9173, Aktualisierungen jeweils auf den Folgeseiten. Aktuell ist Version 1.8.3 aktuell.

Über ausgeklügeltere, technische Lösungen wurde hier ja schon gesprochen, wer ein NAS besitzt ist da natürlich im Vorteil.

[BeamterimNorden]

Hallo zusammen,

ich benutze seit Jahren das Programm Beihilfe OrgPlaner (https://beihilfe-orgplaner.de/).

Ich bin damit sehr zufrieden und der Entwickler ist sehr gut erreichbar und erfüllt auch Kundenwünsche.

Vielleicht wäre das ja eine Alternative.

VG