Das formelle Verfahren beginnt mit der Feststellung des Dienstvorgesetzten (wer das ist, ist bei den Dienstherrn unterschiedlich).
Dieser trifft die Festellung aufgrund eines amtsärztlichen Gutachten. Von einer Vorstellung beim Amtsarzt wird in der Regel abgesehen, wenn der Fall klar ist, weil der Beamte z.B. seit längerer Zeit im Koma liegt. Nach der Erklärung des Dienstvorgesetzten, die dem Beamten schriftlich mitzuteilen ist, kann der Beamte innerhalb einer Frist Einwendungen erheben. Werden begründete Einwendungen erhoben, so wird in der Regel eine neue Vorstellung beim Amtsarzt erfolgen. Bleibt es bei der Feststellung der dauernden Dienstunfähigkeit, wird das Mitbestimmungsverfahren mit dem Personalrat durchgeführt. Erst wenn diese vorliegt, erfolgt die Versetzung in den Ruhestand. Wer Versetzung in den Ruhestand verzögern will, sollte diesen Weg gehen, denn die Mühlen in den Behörden arbeiten langsam.