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Stellenbeschreibung

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kwacht:
Was müssten denn konkret Beispiele für selbstständige Leistungen sein wenn man jetzt an eine Schulsekretärin denkt:

Ich bekomme eine Liste von  zukünftigen Schülern, diese muss ich eigenständig einpflegen, fehlende Daten anfordern, bei Unstimmigkeiten informiere ich das Amt etc.

Inzwischen bin ich auch für ein neues Programm welches ich selbst an Land gezogen habe Systemadministrator.

Wäre um Beispiele sehr dankbar!

OrganisationsGuy:

--- Zitat von: kwacht am 09.11.2024 18:33 ---Ich bekomme eine Liste von  zukünftigen Schülern, diese muss ich eigenständig einpflegen, fehlende Daten anfordern, bei Unstimmigkeiten informiere ich das Amt etc.

--- End quote ---

Das ist Beispielsweise keine selbständige Tätigkeit. Dir ist klar vorgegeben was du zu tun hast und in welchen fällen du informieren und in welchen fällen du etwas anfordern musst.

Bitte hier lesen

"Selbständige Leistungen erfordern ein den vorausgesetzten Fachkenntnissen entsprechendes selbständiges Erarbeiten eines Ergebnisses unter Entwicklung einer eigenen geistigen Initiative; eine leichte geistige Arbeit kann diese Anforderung nicht erfüllen."

Der tarifliche Begriff der "selbstständigen Leistungen" unterscheidet sich grundlegend von dem Begriff „selbstständiges Arbeiten” im Sinne des üblichen Sprachgebrauches. Selbstständig arbeiten, d. h. ohne direkte Anleitung, Aufsicht oder Weisung tätig zu sein, bedeutet nicht selbstständige Leistungen im Sinne des Tarifmerkmals.

Organisator:

--- Zitat von: kwacht am 09.11.2024 18:33 ---Was müssten denn konkret Beispiele für selbstständige Leistungen sein wenn man jetzt an eine Schulsekretärin denkt:

Ich bekomme eine Liste von  zukünftigen Schülern, diese muss ich eigenständig einpflegen, fehlende Daten anfordern, bei Unstimmigkeiten informiere ich das Amt etc.

Inzwischen bin ich auch für ein neues Programm welches ich selbst an Land gezogen habe Systemadministrator.

Wäre um Beispiele sehr dankbar!

--- End quote ---

Du brauchst einen eigenen Ermessens, Gestaltungs und Entscheidungsspielraum unter Anwendung gründlicher und vielseitiger Fachkenntnisse. Beispiele im Arbeitsumfeld einer Sekretätin fallen mir da nicht ein.
Bei einer Assistenz im Allgemeinen im Schulbereich wären solche selbständigen Leistungen z.B. das Einberufen von Lehrerversammlungen und dabei Auswahl der Themen bzw. der einzuladenen Lehrern anhand anstehender Aufgaben sowie Vorbereitung der für die Schulleitung relevanten Inhalte und ggf. Moderation.

kwacht:
Wie siehts denn damit aus?

Entgeltgruppe 8 des TVöD VKA: Diese Entgeltgruppe setzt in der Regel voraus, dass die Tätigkeit qualifizierte Fachkenntnisse und entsprechende Verantwortlichkeiten umfasst. Dazu gehören Aufgaben, die Eigenverantwortung und selbstständige Entscheidungen erfordern, jedoch immer innerhalb eines festgelegten Rahmens. Sie umfasst auch Tätigkeiten, bei denen der Umgang mit komplexen Sachverhalten und die Verwaltung von größeren Budgets oder Ressourcen notwendig ist.

Hauptaufgaben:
•   Organisation des Geschäftsbetriebes der Schule
•   Organisatorische Unterstützung der Schulleitung
•   Haushaltssachbearbeitung und Verwaltung des schulischen Budgets
•   Durchführung von Beschaffungen im Rahmen der Budgetvorgaben
•   Kassenbevollmächtigung für städtische Handvorschüsse
•   Verwaltung von Lehrmaterialien, Bürobedarf und weiteren Ressourcen
Arbeitsvorgänge:
1. Organisation des Geschäftsbetriebes – 60 % der Arbeitszeit
Tätigkeiten:
•   Auskunftsdienst und Kommunikation: Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen sowie Bereitstellung von Informationsmaterial für Schüler, Eltern und Mitarbeitende.
•   Verwaltung der Schüler- und Personalakten: Pflege und Archivierung von Schülerdaten, Lehrerunterlagen und weiteren relevanten Dokumenten (digital und analog).
•   Beschaffungsmanagement: Eigenständige Durchführung von Beschaffungen im Rahmen des schulischen Budgets (bis zu 1.000 € pro Fall), einschließlich der Bestellung von Lehrmaterialien, Büromaterial und Hygieneartikeln.
•   Erstellung und Verwaltung von Formularen und Bescheinigungen: Anfertigung von Schülerbescheinigungen, Praktikumsnachweisen und anderen relevanten Dokumenten.
•   Überwachung der Schulpflicht: Zusammenarbeit mit der Schulleitung und dem Schulträger zur Sicherstellung der Schulpflicht, einschließlich der Erstellung von Ordnungswidrigkeiten-Anzeigen.
•   Schülerbeförderung: Verwaltung von Anträgen zur Schülerbeförderung, Bestellung und Ausgabe von Fahrkarten sowie Ersatzbescheinigungen.
•   Erste Hilfe: Organisation der Erstversorgung bei Notfällen und Koordination mit Schulsanitätern sowie der Benachrichtigung der Erziehungsberechtigten.
2. Organisatorische Unterstützung der Schulleitung – 20 % der Arbeitszeit
Tätigkeiten:
•   Terminverwaltung und Wiedervorlage: Planung und Koordination von Terminen der Schulleitung sowie Überwachung der Wiedervorlage von wichtigen Dokumenten und Aufgaben.
•   Schreibarbeiten und Statistiken: Erstellung von Schriftsätzen, Unterstützung bei der Erstellung von Statistiken und Zuarbeit bei Verwaltungsaufgaben.
•   Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung: Mitarbeit bei der schulischen Öffentlichkeitsarbeit, z.B. durch die Erstellung von Informationsmaterialien und Veranstaltungen.
•   Finanzielle Abwicklung: Unterstützung bei der Abrechnung von Schulfahrten und anderen schulischen Ausgaben sowie Mitarbeit bei der Haushaltsplanung und -überwachung.
3. Haushaltssachbearbeitung – 20 % der Arbeitszeit
Tätigkeiten:
•   Haushaltsmittelverwaltung: Überwachung und Verwaltung des schulischen Budgets, einschließlich der Bearbeitung von Rechnungen, Abrechnungen und Handvorschüssen.
•   Jahresendabrechnung: Unterstützung bei der Erstellung der Jahresendabrechnung und der Übertragung von Haushaltsmitteln in Zusammenarbeit mit der Schulabteilung.
•   Inventarverwaltung: Verwaltung und Kontrolle des schulischen Inventars, einschließlich der Wartung und Reparatur von Möbeln und Ausstattung.
Erforderliche Fachkenntnisse und Abschlüsse:
•   Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z.B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbar).
•   Erfahrung im Umgang mit Verwaltungssoftware (z.B. SIBANK Plus, IServ, Schulmanager, Apollon) sowie sehr gute Kenntnisse in MS Office.
•   Grundkenntnisse in Schul-, Haushalts-, Vergabe- und Datenschutzrecht sind von Vorteil.
•   Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und selbstständige Arbeitsweise.
Besondere Anforderungen und Kompetenzen:
•   Soziale Kompetenz: Ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit ist erforderlich, da das Schulsekretariat die zentrale Anlaufstelle der Schule darstellt.
•   Verantwortungsbewusstsein: Die Position erfordert ein hohes Maß an Verantwortung, insbesondere bei der Verwaltung von Budgets, der Beschaffung von Materialien und der Unterstützung der Schulleitung.
•   Teamfähigkeit: Zusammenarbeit mit Lehrkräften, Eltern, Schülern, Behörden und anderen externen Partnern.

OrganisationsGuy:
Klingt für mich alles nach E6 Aufgaben. Bei welcher dieser Tätigkeiten würdest du denn selbstständige Leistung vermuten?

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